燃气企业档案管理信息平台的建设与应用探讨

[摘 要]随着社会经济的发展，信息技术在人们的生活中得到了广泛的应用，产生了十分重要的影响，而档案管理工作在社会经济发展中起到了极为重要的作用，是社会活动中重要的组成部分。信息技术在档案管理中的应用，能有效提高档案管理的效率，特别是在燃气企业档案管理中，建立档案管理信息系统平台，这样才能够提高档案管理的工作整体的效率，也会保证较高的准确率，能够为企业的发展提供一定的支持。本文结合笔者自身的工作经验对燃气企业中的档案管理信息平台的建设进行分析与研究。

[关键词]燃气企业；档案；管理；信息平台

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.20.119

[中图分类号]F299.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）20-0-02

0 引 言

我国社会经济的发展，在一定的程度上推动了社会信息化的进程，使信息技术的发展几乎渗透了社会活动发展中的各个方面。档案在社会生产中必然会随着社会活动方式行为的转变，不断地形成、传递与利用自身的规律发生一定的变化。社会的发展，传统的档案管理提出了更高的要求，当今的信息档案管理系统不仅仅是人工管理模式那么简单，更应该采用科学合理的方式来对之前的文件进行重新管理，这样有利于实现档案资源的共享，为企业的改革、决策、生产与宣传等工作提供服务。

为了能够使档案管理方式实现现代化及档案信息资源共享，需要建立相关的企业档案信息网络，对档案进行科学管理。首先，燃气企业应该建立档案信息管理系统，才能够实现上下级之间的档案信息的共享，上级单位就能够监督下级单位的档案，明确掌握下级电子档案的录入情况，同时下级单位还能够运用网络平台将相关的数据向上汇报，这样能够避免各个单位形成档案孤岛。在建立档案平台时应该要使用对外统一的标准数据接口，才能够使其与其他系统中的数据能够顺利地连接起来进入档案之中。其次，企业还应建立两个数据查询中心，这样档案管理中心就能够采用集中统一的方式向企业中各个部门提供档案的目录与查询。最后，还应建立档案管理的队伍，这样企业就能够提高企业内部人员的整体素养与素质。

1 燃气企业档案管理信息平台建设的必要性

在燃气企业中建设档案信息管理平台具有重要的作用，主要就是体现在以下几个方面。第一，档案信息管理平台的建立能够充分保证燃气企业内部档案具有真实性、时效性与可用性。档案信息管理平台建立后的档案管理与传统档案管理是有着很大的区别，档案管理信息平台的建立能够使档案管理的功能充分地实现，这样能提高档案管理的工作效率。第二，档案管理信息化平台的建立能够充分强化档案的实用性，企业可以通过信息管理平台使档案使用者快速地检索到自己所需要的信息，在企业海量的信息内容中找到自己需要的信息。与传统的检索来对比，建立档案管理信息平台后的检索具有定位更准确、内容更丰富的特点。第三，档案管理信息平台作为一个综合信息管理平台，能够实现企业档案信息上下之间的连接，高度实现企业信息的共享与档案管理的自动化，同时在一定的程度上也会扩宽档案信息的使用与空间，能为企业决策提供有用的信息和及时的服务。

2 燃气企业档案管理信息平台建设分析

2.1 燃气企业档案管理信息平台建设的目标

燃气企业建设档案管理信息平台的目标是为企业档案管理提供一个科学优质的网络管理平台。根据燃气企业档案管理工作的实际需要，其档案管理信息平台目标的建设主要是分为三个部分。第一，需要在燃气企业的内部建设一个具有综合性质的档案管理平台，这样有利于企业档案管理工作的开展，同时还有利于横向与纵向为档案管理工作服务。同时，企业需要建立一个统一对外的数据接口，企业管理中一般比较常用的是OA办公系统、GIS系统数据，统一的数据接口能够很轻松地将数据导入到档案信息管理平台上。第二，企业应根据燃气的业务范围来建立档案信息查询中心。企业主要有档案信息管理中心与现行文件查询中心的两个数据库，这样在一定的程度上就会使企业内部中各个部门通过统一的方式来管理档案目录或查询文件方面的信息。第三，为了保证档案管理信息平台可以正常运行，企业需要建立一支高素质的管理队伍。因此，要对档案管理工作人员进行专业性质的培训与计算机方面的培训，来支持档案管理信息平台工作。

2.2 燃气企业档案管理平台的建设

燃气企业在确定档案管理信息平台建设的目标后，就应该针对燃气企业的实际情况来制定档案管理措施。这样才能够将档案信息管理工作与企业的其他经营紧密地联系起来。燃气企业不仅需要采用OA的办公方式，还需要采用两期的实施方案。一期的建设内容主要就是将档案管理信息平台与OA办公平台进行连接。二期的平台建设主要就是将已经实现的档案管理与GIS系统进行连接。通过这两个部分的建设在一定的程度上能使燃气企业档案管理平台建设实现全面的网络化、信息化、高效化与资源共享。企业管理人员在建设中应以企业内部档案的管理办公为中心，将相关的部门组织成兼职性质的网络队伍。在组织中需要注意以下几个方面。第一，应明确企业统一的工作方式，建立统一的档案管理信息操作标准。第二，企业应建立一个专门的工作小组来负责档案管理工作与建设过程中的协调工作，同时还应该与技术和业务小组配合，明确各个小组之间的工作。其中业务小组的主要工作就是编制档案管理信息平台的说明书，为档案管理平台的建设提供方向性的指导，技术小组的主要工作任务就是为其设计总的方案，对其进行技术上的监督。

3 燃气企业档案管理信息平台的技术优点

3.1 实现了档案电子文件的前段监控

档案电子文件的前段监控主要就是将企业档案管理中的某一个环节放到文件管理阶段上进行，这样必然就会提高档案管理工作的整体效率。在燃气档案管理信息平台建设中应融合档案管理经验与管理系统，档案文件材料在形成与流转中需要对档案的保存进行考虑，在一定程度上能够在电子档案的源头对文件进行控制。在档案归档中，需要妥善保存电子档案，这样才能够保证档案管理工作的效率。燃气企业建立档案管理信息平台的主要优势是进行一次性的采集可以实现终身使用的功能。

3.2 实现了电子文件的集成管理

电子文件的集成管理主要就是将档案中的各个环节与电子档案的各个功能联系起来，比如：可以在电子文件流转中对档案文件进行标记，这样就能够使档案管理人员在对档案进行鉴定时可以做到收放自如，不仅能够保证档案管理的质量，同时也能够提高档案管理的工作效率。归档时，档案管理系统主要就是根据已经设定好的内容进行整理与记档，档案管理人员在对其进行确认时，可以进行号码的编制、光盘的划分与数据的备份等。电子档案的集成管理在一定程度上能够减少人为因素对其的干扰，降低了档案管理的复杂性，规范了档案管理的过程，保证了档案管理的安全性，提高了整体的工作效率。

3.3 燃气企业档案管理信息平台的应用

燃气工程文件材料在档案管理平台一期建设工程中需要得到控制，档案管理信息平台应该在燃气工程项目建设中审核与批评工作等环节对信息进行全部管理，这样才有利于建构与完善燃气工程的档案管理的目录，对于企业内部信息进行查询。档案管理信息平台的二期工作主要就是与GIS系统进行联系，这样就能够使GIS数据系统与档案管理系统要有统一对应，这样在一定程度上能够更加便捷地查询燃气管道中的属性资源，减少人力的耗费，提高燃气企业的工作效率，提高企业的经济的效益。

4 结 语

档案管理信息平台建设是企业管理的重要组成部分，对于提高燃气企业档案管理工作的效率起到了十分重要的作用。燃气企业在实际建设中应根据自己的实际需要，明确建设的内容与方式。

主要参考文献

[1]徐敏.燃气企业档案管理信息平台的建设与应用[J].煤气与热力，2010（7）.

[2]李智平.档案管理信息平台在燃气企业中的建设分析[J].企业改革与管理，2015（20）.