浅谈电子档案的特性及管理

随着计算机和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。要做好电子档案的管理工作，就必须了解电子档案的特殊属性，并根据其属性制定相应的管理措施。

一、电子档案的概念与特征

“电子档案指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文档”。1这一概念揭示了电子档案的两个基本特征：

第一，电子档案是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，亦可称为“数字文件”。

第二，电子档案是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，符合内容、背景和结构三个要素的要求，要有特定的用途和效力。

电子档案这些区别于传统纸质文件的特点，对维护电子文件信息安全提出了新的要求。

二、电子档案的特殊属性

（一）内容与载体的可分离性

对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。

（二）电子档案是数字化形式

其内容信息可与它的载体分离，它可以从一个载体复制到另一载体，可以从这台计算机传输到另一台计算机。电子档案的内容是以数字信号的方式存在于不同的存储空间，不再具有原先意义上的、有物理边界的原件。

（三）对计算机系统的依赖性

正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。

（四）快捷性、共享性、高密度性

在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。

（五）不稳定性及不安全性

由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

三、电子档案的管理措施

（一）电子档案信息安全相关的管理思想

科学的管理措施是建立在正确的管理思想的基础上的。在制定和落实电子档案信息安全管理策略的时候必须贯彻以下相关的管理思想：

1.风险管理思想

风险指的是由于某些不可预知的因素引发问题的可能性，风险管理就是识别风险并采取措施控制风险的过程。确立风险管理思想，实施风险管理策略，可有效降低威胁电子文件信息安全的风险。

2.前端控制思想

前端控制是现代档案管理理念的重要内容，以档案生命周期理论为基础，它把档案从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。前端控制是对整个电子档案管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在档案形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。在已经建立了电子档案管理系统的地区和机构，电子档案是在系统中生成和运转的，电子档案管理过程的前端就延伸到了系统设计阶段，前端控制的形式也部分转移到系统功能的设计之中，尽可能把档案生命周期各个阶段的管理要求设计在系统之中，以功能合理的档案管理系统作为管好电子档案的先决条件。

3.全程管理思想

电子档案的全程管理是一种全面、系统、动态的过程管理，不仅涉及到电子档案的流程、管理规则、管理方法以及质量要求的完整管理，还要求整个管理体系的无缝连接，通过对电子档案生成、流转、利用、保管等每一项管理内容实施具体的过程监控，以便及时发现与纠正问题。

4.危机管理思想

危机管理思想是风险管理思想的补充，传统档案保护讲究的“预防为主，防治结合”的思想在现代电子文件安全管理中也是适用的。尽管我们尽最大努力保证电子文件信息的安全，但灾难还时有发生，因此，我们不得不对可能发生的灾难做必要的预防以及灾后的应急和补救

（二）电子档案信息安全相关的管理制度

电子档案信息的不安全因素贯穿于其形成、处理、收集、整理、归档、保管、利用的各个环节。在各个环节，信息都有被更改、丢失、损坏的可能性，即使拥有完善的信息安全防护技术，也要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，必须建立涉及全过程的一整套科学、合理、严密的管理制度并完善监督机制和严格加以执行。

1.电子档案制作责任制度

制作人员应该对其制作的文件负有全责，在合作制作的文件或大型设计项目中，要注意划清参与人员的责任范围。

2.电子档案及时积累制度

电子形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动。收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子文件要有备份。

3.建立和健全科学的归档制度

归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的电子文件是否齐全完整、真实可靠；在技术方面应检查归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。

4.建立和执行严格的保管制度

归档电子文件应使用光盘作为存储介质，对所有归档的电子文件应作写保护处理，使之置于只读状态。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，及时采取维护措施，进行修复或拷贝。

5.加强和规范电子档案的鉴定工作

电子档案信息的特点决定了电子文件必须采用不同于传统档案的鉴定方法，运用双重鉴定法。在双重鉴定中，内容鉴定是核心，技术鉴定是保障。通过有效合理的鉴定，为维护电子档案信息安全提供质量保障。

6.建立电子档案的提供利用管理制度

电子档案提供利用的主要方式是电子文件拷贝和网络查询，网络查询和拷贝利用要进行严格的身份认证和查询登记，并采取技术手段防止提供的内容被再复制。电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。

7.建立电子档案管理记录制度

电子档案形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式。为每一份电子档案建立必要的记录，记载文件的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子档案内容的真实性，从而维护电子档案信息的安全。