浅谈档案信息化建设现状\问题及对策

（山西省文水县医保中心，山西 吕梁 032100）

【摘要】

现代社会中档案管理部分是一重要职能部门，对于社会中各项活动的开展，组织的发展都有着重要意义，而且其影响力朝着愈发重要的方向前进。虽该行业热度不是很高，但依旧不能否决其对社会的信息价值。

【关键词】

档案管理；信息化建设；解决对策

各项高端技术的出现和发展，为档案信息化提供了新机遇和新要求，特别是基于网络高度发达的前提下，更是为档案信息化建设奠定了坚实的技术支撑，从而有利于档案资源信息化的进步。

1 档案信息化现状

档案信息化的发展要追溯到上世纪八十年代，是一个由点到面逐步推进的过程。自出现伊始至今，其发展速度有目共睹，尤其是近几年，备受国家和社会各界的关注。

档案信息化出现的最初阶段，有些具备必要条件的单位或部门实施单机版管理模式，专门设立一台计算机来统一处理相关的档案信息，满足了存储和查阅的需求。同时期，中央档案馆也采取了计算机档案管理方式，显著提升了档案工作效率。通过计算机不但减少了时间浪费，提高了工作质量，而且还有利于档案原件的保护，避免了丢失和破损。

为了更有力的推动档案信息化管理的前进，上世纪九十年代将现代化信息技术应用其中，研发出了计算机档案信息分类数据库管理软件，并在后期将其作为开展档案信息化的必备条件。

自本世纪以来，档案信息化愈发重要，而且在社会多个方面都表现出了巨大的效用。有些单位或部门有效的结合了网络和计算机，形成了一个高质量的网络化管理体系。通过网络化的档案管理，提高管理质量的同时，也减少了工作中的各项浪费。

2 存在的问题

2.1 权限与保密

较于以往档案管理，信息化档案管理表现出明显的权限和保密问题。过去的档案管理中，受到地域、时间等多方面限制，这方面问题并不明显，但信息化档案管理则突破了地域和时间限制，这是好的一方面也是坏的一方面，不可避免的为不法分子入侵提供了机会。此外，过去档案管理中，必须要在管理人员工作时间内，才可以对档案室进行资料存取，若没有许可，任何人不得接触，连档案室都不能进入］。这种做法虽然在一定程度上造成了麻烦，但也确实给档案安全提供了保障。而全新的信息化管理状态下，只要符合访问权限要求，有用户名和密码的用户，就可以进入档案库进行活动，而这些用户名和密码的来源则无从查证。一旦密码泄露或被不法分子窃取，就可能给档案安全带来严重威胁。

2.2 资料缺失

目前的信息化档案管理中，存在严重的资料缺失情况。有些档案管理部门受到一些因素影响，不得不构建信息化档案管理，但在实际工作中并未完全落实，导致了资料的缺失和不足。而有时会出现突击检查，就临时建设，其质量可想而知。另外，还有些档案管理单位没有健全的检查制度，档案管理不受管控，导致了严重的资料缺失，无法准确反映客观实际。

3 对策

3.1提高安全意识

档案信息化建设中，最重要的一项内容是档案安全。而档案安全主要通过权限设置实现。首先，为所有访问设置口令，只有输入正确的口令才能登入进行查阅；其次，还要结合档案信息重要性为各阶段访问者设置针对性权限，每一种阶段的人员都有其专门的访问范围，各个级别人员访问内容不相同；再次，提高人员的安全意识，可以通过安全培训或安全教育的方式来实现；最后，针对某些需要极高安全性保证的档案信息，可以设置专门的服务器和网络，设置安排专门人员进行访问，杜绝将档案信息流入公网中。

3.2全面提升人员素质

档案信息化建设的基本前提是具备一支综合素质高、技术性强、专业知识丰富的队伍。所有工作的方案、策略都必须依靠人来执行，档案管理也不例外，人是其基础条件，是其实现的必要内容。有关信息技术人员培养方面，应该注重人才综合素质的培养，不但要有专业的技术操作能力、系统操作能力和数据库操作能力，而且还要对相关的设备媒体有较深的了解，包括打印机、传真机、扫描仪等。还需注意的是，人才观念的转变也非常重要，以往的管理观念已经无法适应全新的社会环境，只有灌入全新的理念，才能确保管理中各个环节都顺利开展。

4 结束语

档案管理所发挥的作用越来越重要，不但是社会中各项工作开展的基本依据，也是检测活动开展有效与否的重要标准。而档案信息化建设的出现和发展为档案管理的进步起到了巨大的作用，缩减了工作时间，提高了工作效率，保证了工作质量。但是，就目前而言，档案信息化建设方面仍存在大量不足，需要进一步改正。本文中主要从安全和人员素质两方面进行对策研究，希望对日后档案管理信息化建设以及档案管理工作的开展提供有力的理论依据。

参考文献：

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［4］翟惜瑞。档案管理信息化建设的现状及其对策［J］.兰台内外，2014（1）：41

作者简介：

姚秀敏（1979－），山西文水人，大专，助理馆员，山西省文水县医保中心。