信息化背景下高校人事档案管理创新研究

摘要：本文对信息化背景下高校人事档案管理工作进行了阐述，从存在的主要问题着手分析，指出了高校人事档案管理信息化建设的意义，最后结合实际提出了创新高校人事档案管理工作的措施。

关键词：信息化 高校人事档案管理 创新措施

人事档案是人才信息的重要载体，在全球信息化的背景下，加强高校人事档案管理是高校档案科学化管理的一项重要任务。面对全球信息化的趋势，高校人事档案管理面临着更多的机遇和挑战，而高校人事档案信息化管理是档案管理工作的一次重大变革与创新，也是人事档案工作发展的必然趋势，人事档案信息化管理是现代信息技术在高校人事档案管理中的综合应用。高校人事档案是个人信息的重要资源，随着新时期高等教育的不断发展，人事档案信息化管理是时展趋势的必然要求，是高校人事档案管理的主流，加强高校人事档案信息化管理建设已成为高校人事档案管理发展的必然趋势。

1 高校人事档案管理过程中的问题

随着信息化建设进程的不断推进，高校人事档案管理的重要性也日益凸显，但是目前高校人事档案管理工作在人事档案管理过程中还存在一些有待解决的问题，这些问题主要有：

1.1 对人事档案重视程度不足

一些高校认为人事档案工作仅仅是一项辅助工作，没有引起学校的足够重视，档案管理相对落后，并且高校人事档案管理模式采取多头管理，存在由组织部门和档案馆多部门管理的现状，受此影响，高校人事档案管理过程中缺乏管理资金，因为资金不足，影响了高校人事档案管理信息化建设的步伐，同时由于硬件设施也比较落后，而且大多数高校人事档案管理系统的建设不够完善，也相对制约着人事档案信息化建设的发展速度。

1.2 管理方法落后且效率低

高校人事档案管理手段相对落后，不符合当前经济、社会发展的需要，人事档案管理过程中仍然使用实体档案为主，虽然适应性强，使用范围大，但其利用效率较低，加之以物理文件形式保存导致工作量大，工作效率低，高校人事档案管理主要停留在纸质材料处理阶段，主要依靠手工操作，先进管理方法运用不足，许多高校的档案管理部门虽然配备了电脑、扫描仪、打印机等设备，但对档案管理只是局限于输入和打印等简单操作，对人事信息的整理、分类、汇总等工作则无法进行。

1.3 人事档案数据库系统缺乏

人事档案管理是高校管理工作中的一项重要工作，但是一些高校正在使用的人事档案管理软件不仅操作程序复杂，而且统计功能较少，分析过程相对复杂，难以适应现代信息技术与档案管理的要求，同时档案管理机制滞后，甚至存在低水平重复建设管理平台的现象，没有最大程度的实现信息支持，很难实现网络环境下的信息收集和共享，网络技术和理念并没有得到很好的应用，而系统管理平台建设相对落后，缺乏先进的档案信息管理平台，导致信息共享率降低。

1.4 档案管理人员管理水平落后

高校人事档案信息化建设对于档案管理人员的专业技能和管理水平有了更高的要求，受传统就业机制的影响，目前，大部分高校的人事档案管理人员都是兼职工作，管理水平低，并且兼职档案管理人员不能保证有足够的时间和精力投入到人事档案管理工作中，进而无法确保档案管理工作顺利完成，这些管理人员的档案管理专业知识缺乏，对档案管理的基本技能的掌握和运用不够熟练，甚至有些档案管理人员不能熟练使用电脑、扫描仪、复印机等设备，对于档案管理的现代化、数字化、网络化建设认识不到位。

2 信息化背景下高校人事档案管理的意义

信息化背景下，高校人事档案管理主要是指高校人事档案的管理模式从实体文件管理向档案数字化、网络化转变，进而提高档案管理效率和服务水平。高校人事档案管理工作的主要内容有：对于那些极易损坏、使用频率高的重要档案进行数字化和网络化保存，以提高其利用率，方便使用和查询；使高校人事档案信息的接收、传输、存储和使用更加方便快捷，从而达到档案信息的共享与安全存储；顺应信息化趋势，加快现有人事档案目录数据库的规模和容量建设，而信息化背景下，高校人事档案管理的意义和作用主要体现在以下几个方面：

2.1 为高校选人用人提供参考和服务

高校人事档案管理实现信息化后，档案信息资源不再以材料的形式出现，充分保证了人事信息资源的最大化利用，档案信息资源共享可以方便相关部门直接快速理解和掌握教师队伍的总体情况和各项工作，从而为领导决策提供可靠的依据，同时人事档案管理的信息化大大减少了相关部门的工作量，而且还确保了人事档案信息的准确性，有效的促进了高校工作水平的提升。

2.2 促进档案信息的准确和完整

在传统档案管理过程中，因为档案材料转移不及时加之信息沟通渠道不畅，使档案信息数据库不能及时更新，造成信息的延迟，而通过档案信息网络化建设，可以及时更新各类档案信息，确保了档案信息的更加准确、完整和及时，同时人事档案管理信息系统可以使档案信息保持一致，确保档案信息的完整性，实现信息资源共享。

2.3 改进档案管理人员的工作模式

在传统档案管理中，档案管理人员大多需要手工操作，工作量大且效率低，而加强高校人事档案信息数据库建设，可以实现网络自动化，可以方便、快速的实现各种人事档案信息的统计和分析，从而提高各项工作的效率，只要记录一次就可以重复使用该数据，并可以实现在校园局域网内的信息共享，从而进一步改进了档案管理人员的工作模式，同时可以促进管理人员学习业务知识，不断提高他们的档案管理水平。

3 信息化背景下高校人事档案管理创新的对策

高校人事档案管理工作在现代信息化的背景下，需要及时适应当前的发展趋势，不断创新工作方式方法。可以采取以下措施来促进高校人事档案管理工作水平的提升。

3.1 加大对档案信息化建设的重视程度

高校人事档案信息化管理需要及时转变观念，顺应时展要求，充分认识到人事档案信息化管理的重要性，将高校的人事档案信息化管理工作纳入重要议程，同时加大档案信息化宣传力度，提高信息化建设的共识，进一步规范人事档案信息管理在各个环节的规章制度，保证人事档案信息化建设正常有序进行，唯有如此才能适应档案管理工作发展的需求。

3.2 加强人事档案数据库的研究与开发

人事档案管理软件需要本着先进、适用、安全的原则，促进档案数据库的研究开发和推广使用，实现人事档案管理信息化，同时要不断扩大信息存量，丰富档案信息内容，提高人事档案数据库的使用效果，按照安全性和保密性的要求，加强人事档案信息化网络建设，建立人事档案信息服务网络，不断增强档案管理创新水平，完善人事档案管理机制，推进档案信息化建设的管理水平。

3.3 增加对人事档案信息化建设的投入

基础设施建设是高校人事档案信息化建设的重要组成部分，高校应该将人事档案管理过程中需要的资金列入预算，在高校人事档案管理建设中，要适应信息化的要求，增加人事档案管理的资金投入，加大设备设施等的支持力度，对档案管理部门配备高配置电脑、打印机等设备以及加强防火、防盗等装置，改善档案信息管理的现状，促进档案资源的科学合理利用，通过建立多层次和全方位的高校人事档案管理系统，充分发挥人事档案信息管理的作用。

3.4 提高人事档案管理人员的业务水平

在高校人事档案管理建设中，档案管理人员的业务水平和素质也是一项重要因素之一，人事档案管理工作需要专业知识过硬、技术水平高、安全可靠的档案管理人员，因此管理者不仅要有丰富的专业技能知识，而且还要具有良好的思想政治素质，能够运用现代信息化技术促进人事档案管理，因此需要不断加强这些管理人员对人事档案管理业务知识的培训，提高档案管理人员的业务水平和整体素质，同时积极引进一些档案管理人才和网络信息人才，提高人事档案信息管理的整体质量和水平。

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作者简介：

高小丽（1983-），女，陕西宝鸡人，人事处副科级秘书，档案系列助理馆员，研究方向：人事档案管理。