关于高校档案信息服务创新的思考

高校档案是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是办好学校、发挥高校社会职能的重要基础工作之一。随着社会的发展以及档案信息化进程的加快,人们对档案信息的需求越来越多,不同层次的利用者有不同的利用要求,使得档案信息呈现出需求主体多元化、档案信息服务内容扩大化的特点。因此,高校档案工作者必须与时俱进,以服务创新来满足使用者的需求,以推动高校档案事业的发展。

一、档案信息服务创新的主要内容

1.服务观念创新。做好高校档案信息服务工作的创新,必须具有改革与创新的意识,要充分认识档案服务创新的重要意义。只有思想认识到位,工作才能到位;有了创新服务观念,才能扎实推动档案服务创新工作。要树立新时代档案服务的理念,大力推动传统档案服务观念向现代档案服务观念的转变,面对经济全球化和信息技术带来的激烈竞争,要在认识上尽快适应,树立超前服务意识。

2.拓展服务内容。实现档案服务创新和发展,提供全新的档案信息服务,要求服务理念、服务态度、服务方式等都要随着用户的需求而不断地创新。档案服务的内容要有新拓展,要顺应时代与改革的要求和现实需要,为不同领域、不同层次提供档案信息服务。档案服务方式要实现由被动服务向主动服务、由滞后服务向超前服务、由单一服务向多元服务等服务方式的转变。

3.服务形象创新。新形势下,档案信息服务要改变传统的被动式服务形象,要通过多种方式树立全新的服务形象。要贴近学校中心工作,探索为领导决策服务的新模式,找准为经济建设服务的切入点。通过举办档案展览,拓展爱国主义教育功能;利用大众传媒,公布和编辑出版档案史料;围绕服务的需要,加强档案资源建设。扎实服务基础,拓展服务领域,改善服务条件,提高服务水平。

4.拓宽服务范围。档案信息服务创新要精心确定服务的重点方向,进一步拓宽档案服务渠道,努力做到社会建设覆盖到哪里,档案服务就延伸到哪里,要根据学校的中心任务,找准档案工作的最佳切入点,更好地为各级领导、各部门和广大师生服务,为各项事业发展提供全方位、多层次、高水平的服务。

二 、实现高校档案信息服务创新的途径

要实现档案信息服务创新,不仅需要增强档案工作者的档案信息服务意识和服务水平,而且还要创新服务方式、服务功能拓展、完善软硬件设施等。具体来说,要实现高校档案信息服务创新,应做好以下几方面工作:

1.增强档案人员服务意识。要做好档案信息服务创新工作,档案人员观念创新是保证档案事业不断发展的首要条件,只有思想认识到位,工作才能到位,才能扎实推动档案服务创新工作。由于历史和主客观的原因,档案工作长期以来都是重藏轻用,随着改革开放的深入,档案工作的重点必须转移到为现代化建设服务上来,档案事业要从过去长期封闭型半封闭型向开放型转变。因此，档案人员要增强主动服务意识,要充分认识档案服务创新的重要意义,树立新时代档案服务的理念,大力推动传统档案服务观念向现代档案服务观念的转变。

2.重视发挥高校档案的文化教育功能。高校档案是高等学校历史发展的结晶,是学校各方面工作的长期积累。它包含了教学、科研、管理等诸多方面的资料,内容生动多样、博大精深,是取之不尽、用之不竭的教育源泉。因此,高校档案馆是学校的历史宝库 ,应采取各种方式使馆藏的历史档案发挥作用,使之成为思想政治教育的阵地。可以利用馆藏可公开文本、档案专题片、历史文献片、记录纪实片等视听多媒体信息建设档案影视教育基地;同时,举办展览也是沟通档案和学校、社会的较好形式。高校档案馆举办各类展览更是档案馆借助档案资源优势,除了可以举办与本校有关的著名人物、重大事件等的综合档案展览、专题史料展览,还可以通过与其他单位合作或吸引其他单位来办展览。通过这样的展览活动,可以使之成为学校师生和外来客人了解学校的一个窗口。

3.延伸服务范围。高校档案服务范围不仅要为本校师生服务,还要向其他高校与社会扩充。各种档案信息服务工作不仅局限于本校的查阅利用,而且使本校档案主动为其他高校服务、为社会服务。当前,高校档案馆应做好以下工作:⑴为高校领导的决策提供信息咨询服务。当前,高校的许多重大决策都离不开档案信息,但这些信息需要档案人员的加工与处理才能起到决策辅助作用。因此,档案人员要把经过开发加工的高校档案信息及时传递给学校领导和各二级单位,为学校在管理体制和运行机制等重大问题的决策和实施提供科学依据,以促进高校教学质量和科研水平的提高。⑵为学生就业提供信息资源。档案信息服务可以为学生就业提供有效的信息帮助,档案人员通过高校毕业生就业指导部门、高校毕业生就业网、各种社会就业组织等信息资源,进行多方面信息的收集与整理归档,来建立就业信息档案,并对其进行充分的开发利用,除了为学校和毕业生提供就业信息,还应针对就业形势进行分析,对毕业生的就业进行宏观上的指导与规划。⑶建立与完善档案数据库。高校档案部门要建立以业务档案为中心,创造社会效益和经济效益为目的的特色档案数据库,重点内容应包括:档案馆(室)介绍、馆藏介绍、信息服务指南、档案检索工具使用方法介绍、档案法规和档案管理制度等等。另外,还可以将其他高校可共享的档案信息资源编制成高校档案信息服务网络体系,实现档案信息的资源共享。对于这些庞大的信息资源,档案人员应具备信息推销意识,将档案信息主动介绍给利用者,使其能及时利用所需档案信息,从而提高档案信息的利用率。⑷有关鉴定或证明服务。当前,由于就业人数的庞大,就业难的现象非常突出,社会上经常出现一些伪造学历学位等证书的现象。而高校档案馆收集保存了高校所有各级各类毕业生自录取、在校学习到获得毕业证、学位证等整个过程的十分齐全的学籍档案材料,这些档案材料是高校毕业生在校学习、表现的真实记录,是高校对毕业生学习、表现的全面、客观、综合评价。对此,高校的档案部门有必要提供适当的鉴定服务,为用人单位提供毕业生学籍学位档案信息,帮助用人单位核实学历真伪。档案部门可根据相关单位的要求,通过检索学籍档案、入学记录等鉴定学历真伪,并出具书面证明材料。目前高校出具最多的是学历、学籍以及科研项目参加人员等证明,它是发挥档案凭证作用的一种主要服务方式。学历鉴定对于维护学校声誉、强化社会诚信,倡导公平竞争,有着十分重要的作用。

4.强化档案工作的软硬件建设。实现档案信息工作的服务创新,需要与之相适应的人力、财力、物力。这就需要学校领导在人、财、物等方面的支持,以不断强化档案工作软、硬环境的建设。对此,高校一方面要加强现有人员的培训,提高档案人员的综合素质,以适应新形势的需要。另一方面要加强档案馆信息化建设,因为档案馆的信息化程度决定着档案馆对档案信息资源共建共享的能力,而且档案馆的信息化建设和维护均需要大量资金,高校应加大资金投入,以加强档案馆的信息化基础建设。此外,档案馆要克服等、靠、要的旧观念,因时、因地制宜,顺应信息时代的发展要求,利用现有资源建立健全档案信息服务平台,在校园网或因特网上开通主页,为档案信息服务创造条件。还应积极利用已建成的部分数据库和局部网络为社会服务,为社会利用档案创造便利条件,可按照有关规定合理收取费用,以弥补经费上的不足。

三、总结

综上所述,档案工作服务机制创新,这是新时期对档案人员提出的新要求,也是信息化时代对档案工作提出的必然要求。对此,档案人员要敢于突破那些与时展不相适应的工作理念和工作模式,善于用新的思想、新的途径、新的办法来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题。档案工作不能仅仅停留在“等客上门”的被动与简单的信息查询上,而要档案人员利用各种参考工具、检索工具及有关档案资料,开展档案信息推销服务,为档案信息寻找用户,为用户主动开展多层次、多形式的服务,使档案信息的使用价值与用户的潜在需要有机地结合起来。只有这样,高校档案工作才能适应高校及社会发展的需要。

参考文献:

[1]游群凤:《努力创新高校档案服务机制》,《中国档案报》,2003.4。

[2]苏晓军、王晓明、李娜:《浅谈高校档案的信息网络化管理》,《华北煤炭医学院学报》,2003.5。

[3]李金云:《学历打假高校档案劳苦功高》,《中国档案报》,2004.12。

[4]柯友良:《高校档案工作现代化的几点思考》,《中国高教研究》,2004.10。

张琳:滨州职业学院。