浅谈怎样做好电子档案管理

【摘 要】随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。人们离不开电子产品，电子档案数量逐年递增，我们要加强对电子档案的管理，更好的为企业服务。

【关键词】电子；档案；管理

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展和广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，同时档案载体的更新换代迫切要求档案信息化，而档案信息化的一个重要途径就是建立电子档案。

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。因此，为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，就必须加强和做好电子档案的管理工作。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案与传统纸质档案的区别，指出了做好电子档案管理的若干措施，分析了加强其管理的重要意义。

1 电子档案的自身特点

作为现代化档案的新形势，电子档案在原始性、真实性、完整性、安全性上都不同于传统的纸质档案形式。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰，内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。

2 做好电子档案管理的主要措施

由于电子档案自身的这些特点和其提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致其管理利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开。 作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

1）建立档案利用制度，整合各类档案资源

2）规范档案利用方式，避免不可挽回损失

3）建立“双套制”模式，确保重要信息完整

4）加强工作人员管理，提高档案保护意识

3 加强电子档案管理的重要意义

电子档案对于大部分的单位和部门来说，已不是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。

3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，大大提高了档案管理的工作效率。

3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。

3.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。

为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用，为新时期档案事业的发展做出新的贡献。