规范化OA文件标题实现快速搜索审批文件以及快速完成统计报表

摘 要：结合实际，重点探讨了规范化OA文件标题实现快速搜索审批文件以及快速完成统计报表的方法。

关键词：OA文件；快速搜索；审批文件

随着大量电子文件的产生，档案信息电子化的发展趋势，OA系统的运用成为必然。然而，现有档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性，可以说档案信息系统和网络建设形式各行其是，规范性、共享性较差，不能满足档案信息资源共享的要求。

如何更好地发挥OA系统的作用、提高办公自动化水平？在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上，规范化OA文件标题，就显得十分重要；可以说OA文件标题是OA办公系统的基础，方能使得档案信息具有系统性、有价值性、唯一性，用户才能获得更为完善的服务。为了便于操作者学习OA系统、掌握OA系统，根据我的实际经验，总结了一套规范化OA文件标题，实现快速搜索审批文件及快速完成统计报表的方法，以供大家参考。

根据实际的需要，我对审批流程中的不同业务公司、不同部门、不同流程、不同年份的文件进行分类。

标题的组成部分包含了以上重要信息，检索文件就很方便。具体如下：

1 业务公司分类

由于OA流程下，同一个审批流程可以走不同公司的需求审批，为了区分不同公司的业务，须在申报标题前用中括号注明业务公司的名称。

公司名称简称为：甲、乙、丙、丁、戊（分别代表5个不同的公司简称），如盖章流程涉及几家公司业务，以其中主要的一家公司名称即可。

2 流程的分类

2.1 流程代码的编制要求：（1）OA文件审批有很多流程，为了便于记忆，尽可能使用流程的拼音的第一个大写子母代替，简单易记。如盖章流程，代码为GZ。代码尽可能为两个拼音字母代替，最多不超过四个字母。（2）由于我们公司业务的特殊性，公司外函中分为普通收文和投诉收文，由于投诉文件非常重要，投诉文件在外函审批流程中单列出投诉代码。如：普通外函代码：WH；外函的投诉代码：TS。（3）公司发文是重要的审批流程，由公司的发文专员统一发文编号，并根据发文的文种的不同予以编制。譬如：上行文报告、请示等为“发”，干部任命为“干”，普通的通知为“通”等，发文号即为流程代码。在发文流程还存在其他的特殊情况，如代集团拟稿、请示仅作为审批依据，无需正式成文呈报、情况说明、对外提示性的通知等等，发文代码都归类为：FW。

2.2 我们集团下OA审批流程约为27个之多，为了清晰的表达流程代码，我编制了流程分类表以供拟稿人在编制标题时试用。流程分类表如表1。

经济合同流程编号分类见表2。

3 经办单位编码分类

3.1 部门代码

3.2 子公司代码（子公司文件呈报使用）

4 顺序号的编制

4.1 一个流程由专人负责的流程，经办人按照业务办理的时间顺序，编好顺序编号后申报。

4.2 一个流程由多人申请申报，顺序号可省略暂不填写。

4.3 档案管理员在OA文件归档前，对无顺序号的文件根据不同类别的文件核对后统一编号后归档。

通过一段时间的磨合后，目前所有公司（包括子公司）、部门的文件标题都实现了统一规范化管理，减少了档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果，所有归档文件（除特殊保密文件外）都可以在共享里，供相关员工及时、高效的查询，提供了更加快捷丰富的信息参考。

通过规范化标准化OA文件标题，统计文件更快捷和清晰，譬如：档案管理部门只要在搜索项输入子公司的简称、年份、流程编号等就能查看相关需要的文件。由于本人水平所限和各自公司的具体情况不同，仅供参考。