商务英语在外经贸中的使用

[摘 要] 商务英语在外经贸业务往来中的使用，主要体现在商务英语信函、合同、文件、产品说明书及各种单据等方面，文章就商务英语信函的特点加以分析和归纳。

[关键词] 商务英语 商贸英语信函 文体

商务英语是进出口贸易中公司、厂商与客户进行业务往来的重要工具。近年来，使用的人群在快速增大，学者对它也给以极大的关注。Jones & Alexander(1994)认为商务英语就是“English for business”或“English used in business contexts”，王兴孙等国内学者认为，商务英语就是商务环境中应用的英语，是专门用途英语，属于应用语言学范畴。商务英语信函是商务英语最重要的表现形式，它具有与普通英语不同的文体特征和语言特征。 下面加以分析和归纳。

一、商务英语信函的文体特点

1.使用许多约定俗成的套语

商务英语信函在交往中形成了一些常见的行话，如：

We are in receipt of……(兹收到…)

We are willing to establish business relations with your company.

我们愿与贵公司建立贸易联系。

We should be obliged if you would send us catalogue and price list of…

如蒙赐寄…的目录册和价目表，我们将不胜感激。

在书信的末尾往往表示希望早日收到对方的回信，常用的短句为:

We look forward to your early reply with much interest.

We should appreciate your early reply.

如果是不愉快的事， 则用:W e regret to inform you that…

“另函寄出”常用under separate cover 表示，也用by separate mail/post 等。

“按照你方要求”则用下列词组表示: as requested/required，according to your request， in compliance with your request， to comply with the request of，等等。

2.运用平实的英语

平实的英语即每个人都懂的简单风格。体现在：行文直截了当，句子简洁明了。一般而言，合同中含有较长的句子，商务信函、文书等句子的长度平均为10--20个词。例如：

The 15ATS series toggle switches, in excess of 200 in total, were subject to the extreme of temperatures caused by being in close proximity to the furnace. This in turn caused heat failure as the expansion of metal caused a fault whereby the metal connection fused. The heat of the furnace has to be over 600 degrees Fahrenheit before this effect takes place. (63 words)

用平实的英语改写如下:

Over 200 automatic toggle switches fused when the keypad melted as the furnace temperature rose to over 600 degrees Fahrenheit. (20 words)

平实的英语还表现在用词易懂，读起来自然随和，通顺流畅。商务英语信函有别于其他类型的写作，没有必要去做过分的修饰，读者或收信人只关注信中的内容叙述，并据此做出答复。

如：

Please send a return fax to Mr. Hudson, the new manager of our branch office.

“return”被借用为形容词，表达了“回复”之意，收信人一看到“return”马上联系到要采取的行动，那就是“回信”，这就是商务信函的最佳效果。

3.非语言的使用

信息的表达方式是多种多样的，在商务活动中，经常涉及到运用数字、表格、流程图、曲线图使内容更加清楚，便于读者记忆。一般来讲，人们只能记住10%左右所读的东西，能记住30%所看到的事物，应用文字和图表可以使读者记住50%的信息。例如，如何管理营销队伍，下面的图表使人一目了然。

4.使用倒装句

在国际商务英语信函中，倒装句的使用频率不高，它常常表示发函的一方随信寄上某种材料，或表示一种将来不确定的可能性，比如：

Should you require further information , please do not hesitate to contact us.

若需详情，敬请联系。

Should you be prepared to reduce your limit by , say , 3 % , we might come to terms. 若贵方降低所报价格，建议降低百分之三，我们或许能达成交易。

5.使用被动语态

被动语体的使用具有结构紧密、语义准确、表达严密、逻辑性强等特点，能够起到突出商务信息、提高论述的客观性、增强可信度等的作用，因此，被动语态适宜具有严肃性特色的商务文体的需要。

These distinctions between the functions of members in general meeting , board of directors and managing directors must not be exaggerated .

股东大会成员、董事会和常务董事之间的作用区别不能夸大。

6.运用委婉礼貌的语气

商务英语信函是一种跨国度的贸易交往形式，因此，注重信函的语气，采用客气、礼貌的表达形式，有利于继续保持友好的贸易伙伴关系，对交易的形成能够起到很大的促进作用。 试比较下面两种不同语气的使用和效果：

(较差)You claim that we did not enclose all the parts in your order…

(较好)We regret any delays in your production caused by missing parts in your order…

(较差)Your letter is not clear at all.

(较好)If I understand your letter correctly…

尤其提供令人不满意的信息或向对方表示不满时，更要注意措辞，如：

Please accept our apologies for being unable to satisfy your requirement.

不能满足你方需求，甚歉。

二、商务信函中词汇的斟酌使用

1.词汇表达精确具体

在商务交往中，如何使信息得以准确地传递是十分重要的，商业中任何一笔交易都不允许模糊和抽象的概念存在，试比较：

We will send the products soon.(含糊)

We will send the products on March 25.（具体）

2.尽量使用单音节的词

通过对大量商务英语信函的分析发现：书信中单音节的词如果达到70%或更高，书信基本易懂，且交易成功的机会高；低于这个比例，书信读起来，不但费解，而且达不到预期的效果。

3.避免“红辣椒”式的词语

书信专家认为，有时一个词能够毁掉一封信。如：

“We do not understand your failure to pay the bill…”.“failure”本身是否定词，有“失败”的意思，每个人都愿意把自己和成功联系在一起。

“Frankly, we are surprised to see you take this attitude after we have tried so hard to please you.”句子给人的感觉是：客户有些不识抬举，因为句中运用了“surprised”一词。

商务英语信函是贸易双方洽谈生意，以及进行非面对面商务沟通的主要手段和媒介，在长期的应用中，形成了特定的格式，遣词造句也有特殊的要求，商务人员在运用时要遵循相关的规则，避免信函书写不当而带来的经济损失。

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