浅谈政府物资采购招标技巧

摘 要：无论是在哪一个部门，物资采购都是生产管理和者后勤保障的第一步。物资采购环节的资金流动量大，相应的采购资金的弹性也较大。做好物资采购的规划和管理，对于降低采购成本具有重要意义。本文主要针对物资采购的特点，简要阐述了采购招标的策略与技巧。

关键词：采购；供应；招标；成本

1引言

建设项目施工所需要的材料和物资绝大部分都是通过采购获得的，采购是施工项目物流管理的起始点。采购成本控制的目标就是以合适的价格，在计划的时间从供应商处购买到所需要的数量及品质的材料和物资。

采购的工作质量关系到工程项目产品的质量和成本，并且采购资金在成本构成中占有很大比重，随着市场竞争日益激烈，使得采购工作在企业经营活动中占有重要地位，采购工作也向着专业化、协作化的方向进一步发展。采购管理注重于采购行为本身，考虑如何选择供应商、决定采购数量、确定合适的价格、签订采购合同以及如何谈判，尽量降低采购物资价格及强化供货保障条件等。

2采购的流程

规范化的采购管理需要规定采购的流程，以科学合理的程序保证采购质量。一般采购流程通常由以下步骤组成：采购申请、确定供应商、价格谈判、签发采购订单、跟踪订单、接受物资、确认支付款等。

2.1确定招标采购的规模

采购部门必须严格根据生产部门的需要以及现有库存量，对品种、数量、安全库存量等因素作科学的计算后才能提出，并且要有审核制度，采购的数量、种类及价格等必须经过主管部门的批准才有效。通过采购申请环节的控制，可以防止随意和盲目采购，避免资金的流失和浪费。

根据采购项目中各种物资之间关系、预计金额大小等因素来分标。每一个标如果分得太大，则要求有强大技术力量和较高信誉度的供货商来单独投标或由其他组织投标，一般中小型规模的物资供应商没有能力承担，因而投标者数量会减少，从而可能会造成垄断，引起投标报价增加。反之，如果标分得比较小，可以吸引众多的中小型物资供应商，但这样一来则很难引起技术力量雄厚的物资供应商的兴趣，难以保证采购物资的质量。同时招标评标工作量也因此而加大。因而分标时要大小恰当，以吸引尽可能多的有实力的供货商，这样有利于降低采购价格。

2.2物资性质和质量要求

如果分标时考虑到大部分或者全部物资由同一家供应商供货，或按相同行业划分，则可减少招标工作量，利于规范管理。有时考虑到某些技术和质量的要求，国内完全能够达到采购标准，则可列一个标国内招标单，而将国内供应有困难的物资列―个标向国际招标单。

2.3供货时间地点

如果一个采购项目所需供货时间较长，而在项实施过程中对各类物资材料的需用时间不同，则应从资金、运输、仓储等条件综合考虑进行分标，来降低成本。如果一个采购项目物资消耗的地点分散，则应根据供货商供货能力、运输、仓储等条件来进行分标，以利于保证供应和降低成本。

2.4价格谈判

价格一直是采购中的敏感问题，买方希望压低价格而卖方又总是想尽一切办法提高价格，所以价格谈判就成为采购过程中的一项重要工作。由于价格问题对谈判双方来说是一种博弈，一方所失就是另一方所得，但从长远来看，任何一方的暂时所得未必是好事。市场经济是“竞争+合作”的经济，企业间不仅需要竞争，也需要合作，双方的良好合作可能对各自更加有利。当然价格首先是由市场供求关系决定的，任何一方都不可能随意定价。再者，采购不仅仅是单一的价格问题，还有质量问题、交货时间与批量问题、包装与运输方式及售后服务问题等，因此需要综合权衡利弊，绝不能在价格上占小便宜，而在其它方面造成不必要的损失。

2.5签发采购订单

采购订单相当于合同文本，具有法律效力。签发采购单必须十分仔细，每项条款认真填写，关键处的用词须反复推敲，表达简洁，含义明确。对于采购的每项物品的规格、数量、价格、质量标准、交货时间地点、包装标准、运输方式、货品检验标准与方式、索赔条件等都进行严格审定。

3供应商的评估与选择

在买方市场环境下，施工企业面临着诸多可供选择的材料和物资供应商，甚至可在全球范围内进行采购。施工企业面对着复杂和多变的材料和物资供应市场，必须对供应商进行招标、评估和选择。

供应商选择不仅仅是物流采购部门的事情，而是需要生产、技术、计划、合同、财务等相关部门人员的参与或配合，对于影响重大的采购项目，有必要的应成立专门的工作组来协调和指导具体的工作。

通过邀请有长期合作伙伴关系的供应商或采取招投标的方式进行供应商名单初选，选择若干家有资质的供应商进入下一轮的竞标。对初选的供应商按评估指标进行评选，并应通过公开竞标的方式进行最终确定。

4物资采购管理策略

4.1采购分类

一个巨大的工程项目所需不同品种和规格的物资往往可达数千种，采购环节消耗的管理成本也很大，为了保证项目施工活动的顺利进行和尽可能的降低采购成本，应依据物品在企业中的重要性和风险程度进行战略定位。

一般情况下，按采购工作的重要性程度和采购难易的风险程度可将采购物资划分为四类：即关键物资、重要物资、正常物资和瓶颈物资。针对分类定位不同的物资采购，具有不同的特点，需要制定不同的采购策略。

关键物资，通常指价值较高、供应周期较长、对工程影响较大的重要性物资或设备等，此类物资一般需要提前采购或预定。如不能及时保证供给，将对工程的进度或质量造成很大影响。例如永久性生产机械设备、变压器、专用设备、电梯等。

重要物资，指在市场特征上属于买方市场，采购工作时间较充裕，但价值较高，用量较大的物资，如不能及时保证供给，将对工程的进度或质量可能造成重要影响，比如钢材、水泥、木材、水暖管材、建筑陶瓷、卫生陶瓷、玻璃及其制品、装饰装修材料、内外墙地砖等。

正常物资，指在市场特征上表现为买方市场，市场价格稳定，易于采购的常用物资。它们大都具有地方属性或辅助属性，如沙、碎石、灰砖、建筑五金、维修备件、办公物品等。

瓶颈物资，在市场特征上表现为卖方市场，一般用量不多，价值特征可高可低，视物品的不同而产生差异，但在一般市场不易采购，必需提前订货采购，如新型材料、特种型材、预应力钢绞线等。

由于关键物资本身价值大，而且对施工生产的顺利进行有重大的影响，所以提前订购对保证供应水平和降低采购成本都是非常必要的。重要物资可以采用多种招标方式来选购，既可以由政府采购部门自行招标选购，也可以由分包项目单位进行招标选购。正常物资可从市场上直接获得，由施工企业或施工项目经理部进行招标选购。瓶颈物资则应提前订购或委托专业人员采购。

4.2采购分标

采用分标采购的方式，可以吸引更多的经销商家参与供应竞标，发挥各个供货商的优势，降低采购价格，保证供货时间以及商品质量。物资采购分标和其它竞标分标不同，一般是将需要采购的物资分为若干个标，也就是说，分标采购是按所采购物资的性质划分为若干个独立的招标文件，而每一个标下又分为若干包，每个包中又分为若干项。物资采购分标时考虑的因素一般有以下两点。

首先，在买方市场中，由于供大于求，市场上往往有众多的供应商可供选择，此时买方处于有利地位，可以充分利用商业资讯、网络、电话广泛询价，做到货比多家。供应商的选择是企业采购过程中的重要环节，应该尽可能地列出可选的供应商清单，采用科学的方法挑选合适的供应商。

其次，供应商可以通过公开招标的方式确定。对供应商的评价涉及因素众多，其中质量是影响选择供应商的一个极其重要的因素。所采购的物资质量符合采购标准的要求，是采购工作的大前提，其次则是相应质量水平下的产品价格。交货、历史绩效等因素同样相当重要，遵循报价程序、沟通系统等因素对供应商的选择有着不可小觑的影响。例如，目前我国企业在选择供应合作伙伴时，98%以上的采购单位将产品质量作为采购标准，这与国际上重视质量的因素是一致的；92%采购单位同时还注重产品的价格以及交货提前期。

5结语

现代物流管理中，采购单位和材料物资供应商的关系应是一种长期的稳定的合作伙伴关系。通过与供应商建立长期交易的合作伙伴关系，互信、互惠、互相支持，达到“双赢”的目的。在合作伙伴关系下，双方在价格、质量保证、供应周期、降低库存、资金周转等方面都可以有更好的改进。如采购方可以参与供应商的生产组织过程和有关质量控制过程，对采购的货品进行事中控制，甚至是事前控制，材料货晶的质量可得到很好的保证，并可省去一些检验过程。而供应的及时保证可降低采购单位的库存水平，降低库存成本费用，加快资金周转等。