浅谈如何做好城市园林档案管理工作

中图分类号：G27　文献标识码：A　文章编号：1008-925X(2011)05-0204-02

摘要：文章简述了城市园林档案管理的内容及作用，并针对城市园林档案管理工作中存在的问题，提出建议与对策，以供参考。

关键词：城市园林　档案管理　问题

档案管理是指以档案为管理对象开展的一系列业务活动，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用等业务环节。过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。要按照一定原则对档案实体进行了系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程，加强对档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持：同时，档案是信息的重要载体，是主要信息源。管好用好档案，对资源开发起着重要作用。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。

一、城市园林档案管理的内容及作用

(一)城市园林档案管理的内容

城市园林档案是城建档案大类中的一类，是一个城市公共绿地、专用绿地、生产绿地、防护绿地、风景名胜区等规划建设施工与管理的历史性记载，是一种供人们研究、利用的信息资源。一般来说，园林档案可分为：城市绿地苗圃档案、城市公园工程档案、历年风景园林档案、城市名木古树档案、城市雕塑档案、园林科技档案、历年动物保护档案等。园林档案是园林技术储备的一种形式和技术交流的重要手段。

(二)城市园林档案管理的作用

(1)是园林规划、城市美化、园林的重要借鉴。城市的园林建设不可能在短时间就全部建成，需要长远考虑管理、维修、发展的问题。因此，园林发展建设的连续性、周期性离不开园林档案的依据和参考作用，决定了园林档案的重要地位。园林档案记录了城市园林的建设布局、林木花卉品种、栽培技术、生长习性等，以此为据研究制定园林规划，制定城市的园林、美化，以及园林管理、整修、树木更新换代等，避免和减少调查、勘测等重复劳动，又使计划制定切合实际。

(2)园林绿化档案具有可观的经济效益。园林绿化部门任何一项新建、改建、扩建项目，都离不开园林绿化档案。例如，某市绿化处，新建花室需自备井，由于参考了档案，修改了工程方案，减少了工程经费，为单位节省资金20多万元。在新建苗圃花室时，吸取参照了众多已建苗圃花室的风格利弊及经验教训，建成了设计合理新颖、设施配套齐全的花室，减少了资金经费。

(3)有利于构建和谐社会。主要体现在，通过利用有关园林绿化档案，从而能够借鉴过去的好经验和好办法，更好地保护好美好环境，为构建和谐社会做出贡献。

二、城市园林档案管理工作中存在的问题

(一)对档案的重视程度不够

长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。

(二)档案室硬件环境设施不齐全

对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，致使档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。甚至有的管档单位就连必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。

(三)管理力量薄弱，管理水平不高

档案管理人员多为兼职，一岗位多职，专业出身人员较少。文书档案由办公室档案管理人员整理归档，各部门负责本部门档案的收集、移交工作。这些档案管理工作者几乎都不是专业的档案管理人员，也未参加过相关培训，对档案管理的基本知识、技能不精通，甚至根本不了解。这容易产生如档案资料收集不及时、不完整等一系列的问题，影响档案资料的利用。对档案管理人员的培养和继续教育没有纳入计划和要求，许多档案管理人员的管理水平停留在传统的方法经验上，管理理念和方法缺乏创新，档案管理水平的滞后，致使档案管理难以跟上发展的步伐。

(四)档案检索效率不高

档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。检索过程中往往出现以下问题：一方面档号不规范。另一方面案卷标题不规范。其次是大部分案卷缺少卷内目录。此外组卷混乱现象比较严重。档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

三、对策与建议

(一)提高档案管理的意识

加强档案法的学习和宣传，增强园林绿化单位全体干部、职工的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。领导重视是档案管理的前提要把档案管理纳入重要议程，作为园林绿化重要内容来抓，与园林绿化建设同步规划、同步发展，使管理者、职工充分认识档案工作的重要性，认识档案与自己日常工作和生活的密切关系。

(二)树立先进的管理理念，健全档案管理机制

先进的档案管理思想是档案工作系统化、科学化、先进化的基础，科学技术是第一生产力，制度建设是保证要以档案管理机制建设为重点，构建起制度健全、管理规范、利用方便的档案管理机制。首先要完善档案管理责任制，要依据档案管理的要求和各个部门的特点，对档案管理进行定岗定责，建立了“领导主抓、部门分管、专人负责、处室配合”的多层次档案管理体系，确立“分级负责建档，集中统一管理”的档案管理模式，健全完善档案管理制度，根据我国相关法律法规，进一步规范对档案工作审查、考核等方面的保管、统计、保密、库房管理。形成多层次、立体化的档案管理制度机制，保证档案管理各个方面的顺利进行。细化档案管理工作流程，确保档案管理的效率提高。

(三)提高档案管理人员素质

首先，强化继续教育。发展档案事业，提高服务质量，根本出路在于档案人整体素质的提高。要把教育培训列入重要议事日程，坚持启动档案人才工程，短期培训和学历教育相结合，理论学习和实际操作相结合，扎实有效地培养世纪人才。教育培训要取得实效，必须加强管理。健全登记、考核、评估、奖励等继续教育的管理制度：同时建立继续教育约束机制，使档案管理人员产生紧迫感和危机感，主动参加定期继续教育，更新知识，提高业务能力和水平；实行人员上岗前和轮岗后岗位培训，获得专业技术职务者由终身有效改为动态管理等措施，激发其参加教育培训的主动性和积极性。

其次，开展综合培训。从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式进行教育培训，坚持“学用结合，按需施教，重视实效”方针，遵循学以致用原则。一是组织档案专业人员全面系统学习档案专业知识，补充档案学新理论、新方法、新观念，尽快提高其专业水平。二是普及哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等相关学科知识，注重新知识的补充和更新。三是强化现代科技知识的学习。现代科学技术的广泛应用是档案工作现代化特征和标志，档案工作者要学习信息技术、计算机、科技软件等新技术，并灵活运用到实际工作中。

最后，细化考核强化监管。将档案管理人员学习、培训情况和学习效果等记录在册，归入个人学习档案，作为年终考核的一项重要内容，并确定一名领导主管此项工作，细化考核，强化监管，使学习知识，促进工作成为风气，不断提高档案管理工作水平。

(四)建立数字档案管理系统

档案室与单位信息管理部门可加强密切配合，建立电子档案数据管理中心。该中心设在单位档案室，是单位信息资源库的重要组成部分。电子档案数据管理中心集中管理网站内所有归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密的电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。利用电子档案数据管理中心，通过数字档案管理系统在线录入的电子文件传输，管理系统自动判断此条数据为冗余数据，在原文数据库中的某一字段标记为重复，系统只接收不同的电子文件，不再接收新的原文，从而节约电子文件中心大量的存储空间，对于政务网络的带宽占用率也很小。通过解决电子档案采集、传统档案数字化、电子档案海量存储等关键问题，进一步提高了系统检索和查询速度。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。

(五)重视档案信息的开发利用

档案管理仅局限于对档案材料的收集、整理和封存是远远不够的，档案收集的目的是利用，因此。应十分重视对档案资源的开发利用，只有研究、开发和利用档案资源信息，才能真正体现档案的重要价值。

总之，在新的历史条件下，城市园林档案管理工作，必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进档案事业持续健康快速发展。