论秘书写作的素养

摘 要：秘书写作是秘书工作的重要组织部分，秘书写作以公文撰写为主，具有实现指导工作、商洽事项、联系业务、交流思想、沟通信息、传播经验、记载认识等作用，提高秘书写作素养十分必要。

关键词：秘书写作；写作素养

一、秘书写作的作用

秘书写作不是独立的文种或文体，而是各级各类单位的秘书人员为完成特定工作任务而写作的具有特定体式的系列文章的泛称，属于应用写作的范畴。其使用范围虽不及应用写作广，但具有应用写作的全部特性和一般应用文所没有的专业特性。

秘书写作是秘书工作的重要内容之一。有秘书工作就有秘书写作，因而秘书写作的体式与内容受到秘书工作的影响与支配。随着时代的发展变化，秘书工作的内容不断地发生变革，秘书写作的内涵与外延也在不断地发生变化。秘书写作既包括各级党政机关、团体、企事业单位的公文类、行政事务类文书，也包括经济单位的商务类文书以及常见的日用类文书与宣传类文书。与过去相比，秘书写作的种类，内容更广，体式更完备。

历史上，秘书写作的各类文章为统治者维护统治、治理国家事务发挥了重要作用。在飞速发展的现实生活中，秘书写作的应用性更广，在政治、经济、军事、文化等各个领域都发挥着不可替代的作用。它是机关、团体、企事业单位的治理者依法行使治理权力的重要工具，也是组织与组织、组织与个人、个人与个人之间沟通信息，共建和谐社会的重要桥梁，它还能帮助有关单位总结经验、提高治理水平和工作效率。同时，秘书起草的各类文稿还能客观地反映事务的发展、衍变的过程，具有较强的史实与凭证作用。

二、秘书写作的素养

一篇优秀的公文不是仅熟知公文格式和能够自如运用公文专用语言就能完成的，而需要扎实的专业知识、科学的思维能力、深厚的语言功底以及严谨的写作态度。

（一）扎实的专业知识

面对日新月异的现实社会、复杂多变的管理环境、参透融合的管理技术、不断膨胀的海量知识与信息等，秘书作为撰稿人需要学习更多的知识，如掌握现代汉语、公文写作、文书学、逻辑学等专业基础知识，以及现代管理学、行政管理学、企事管理学、经济学、社会学、组织行为学、心理学、伦理学等方面知识，掌握外语、计算机及其网络通信技术为代表的现代自动化办公手段的使用技能，尤其要根据公文撰稿人的自身所从事的行业和所在单位的实际，充实自己的专业知识，建构合理的知识结构。

高水平的公文撰稿人应是高水平的管理者，只有这样才能使公文具有充实的内涵。因而公文撰稿应切实了解国家有关法律法规、规章制度以及国家宏观管理的政策和趋势，深入理解和明确本单位的管理职能和发展目标，熟悉所在行业的发展善和趋势，并能高屋建瓴地对上述信息进行悼念、筛选、加工、提炼和和应用，提高自身的独立判断能力、分析能力以及科学处理各项管理问题的能力。只有这样，才能创作出适应业务需求或符合管理目标的公文来，否则，写出来的公文虽然格式完整，但往往会思想苍白、内容空洞，无法解决现实中的问题。

（二）较强的的逻辑思维能力

逻辑思维能力，是指正确、合理的对事物进行观察、比较、分析、综合、抽象、概括、判断、推理，采用科学的逻辑方法，准确而有条理的表达自己的思维过程的。科学的逻辑思维能力是一种辩证的、多向的、严密的思维能力。

逻辑思维能力有助于公文撰稿人正确领悟和运用国家法律法规，快速领会写作意图，准确把握行文重点和要求，根据主题思路进行符合管理逻辑的拓展和延伸写作，有助于公文撰稿人在面对错综复杂的管理工作，甚至是与事实或实质相违背的情况时，沉着冷静地观察、研究和分析问题，准确地把握事物的本质，提出来科学合理、切实可行的解决问题的方案；同时，还有助于增强公文文稿的逻辑表达力度，高效传递管理者的意图，从而大大提高组织管理水平和管理效率。总之，培养较强的逻辑思维是写出内容充实、逻辑清晰的优秀公文的一个重要前提。

（三）深厚的语言功底

语言是表达思想的工具，准确而熟练地掌握语言和使用规律，是每一位公文撰稿人提高公文写作水平的首要突破口。公文撰稿人要想公文能够做到文约而事丰、文简而理周，使受文者准确理解发文者的意图和把握公文的主题，就必须掌握语言知识，例如：熟悉语言的语法与词法规范；注意语言的准确与模糊，有效避免语言歧义；重视词语的锤炼，注重语言的准确性和规范化；掌握特定的表达方式，使语言言简意赅，等等。这就需要培养学习兴趣加强语言知识学习，练就厚实的语言功底。

撰稿人可从阅读和写作训练两个方面着力培养自身的语言文字表达能力。一方面要多读，广泛阅读优秀的公文，学习其语言表达和使用的范式和经验；另一方面要多写，即亲自动手，将所学知识应用到自身的的写作活动中，不断思考、写作、修改，循环往复，有气逐渐将别人的经验转化成自身的知识和能力，从而创造性地拟定出高水平的公文。多读是多写的前提，但是仅彼览范文而不动手撰写训练，语言功底是练不出来的。只有多读、多写双管齐下，才能有效提高公文写作的语言表达能力。

（四）严谨的写作态度

作为各级、种类社会组织办文办事的工具，公文写作活动是一项艰苦的创作活动，它往往要求公文撰稿人在较短的时间内快捷地完成。这就要要求公文撰稿人除了具有充分的写作材料和高超的写作能力外，还应具有认真负责的工作态度和勤奋敬业、甘于奉献的工作精神。这是撰稿人能保质保量、按时完成各项公文写作任务的重要因素。

常言道，态度决定行为，行为决定细节，细节决定成败。同样，在公文写作活动中，公文撰稿人的态度决定着公文写作的质量，而公文写作质量代表着一个组织的对内对外的形象，并直接影响着组织的管理效率。因此，公文撰稿人时刻以组织利益为重，以吃苦耐劳、一丝不苟、踏实负责的工作作风创作公文，做到言之有据、言之有理；否则，公文中的认识就缺乏深度，思路就缺乏新意，措施就缺乏力度。例如：工作不认真不仔细所造成的公文内容错误、失真，或语焉不详，或模棱两可，必将影响组织形象，甚至给组织带来巨大的损失。为此，公文的撰稿人不仅要有较高的写作能力，还应当具有严谨负责的写作态度，实事求是地反映客观事物的规律，以事立言，不夸大成绩，不回避问题，不以主观代替客观，不凭好恶下结论，只有这样才能客观、准确、高效地完成公文写作任务。