秘书写作能力分析

“秘书写作”课是高职高专院校文秘专业的专业课，旨在培养和提高未来秘书的写作能力，为秘书职业化提供人才。那么，构成写作能力的主要因素有哪些呢？本文拟从以下方面说明：

一、思想政治素养

思想政治素养，是文稿起草者运用马克思主义基本原理以及党和国家的方针政策分析认识客观世界，解决实际问题的能力的综合体现。公文，是、宣传党和国家方针、政策、法规的权威性工具，也是运用党和国家的方针、政策、法规指挥公务活动的工具。由此可见，公文起草者的理论政策修养的高低，必然影响到其思想深度、、思考质量以及对复杂事务进行分析判断的准确程度。所以，对党和国家的政策、方针、法规的准确掌握，是秘书人员必须具备的素质。因此，公文起草者要坚持不断地学习马克思主义基本理论，特别要重视学习马克思主义哲学，认真学习党和国家现行的方针政策，努力提高理论政策水平。另一方面，机关工作本质上是创造性地贯彻执行党和国家的方针政策、上级的指示，其依据一是有关的方针、政策、指示，二是本单位的实际情况。秘书写作，不是简单地记录、重复领导的意图，而是要通过秘书的思维加工，吃透上级精神和本单位的实际情况，把两者比较完美地结合起来，以实现机关制文的目的。

怎样才能做到二者的完美结合，写出符合要求的文稿来呢？主要从三个方面考虑：

第一，对于当前工作有重要指导意义的政策和指示，要深刻领会其精神实质，理解其所依据的理论思想原则，明确其中的新思想、新内容对本单位实际工作的现实意义，在拟写文稿时充分体现其精神并坚决贯彻执行。第二，对于具有长远和普遍意义的政策和指示，拟写文稿时要把一般的指导原则与本单位的具体实际结合起来，进行调查研究。根据实际，制定出具体的实施办法，并非一味照抄，而是要善于把上级的政策、指示具体化为本单位的工作方案。第三，对于因本单位情况特殊或情况变化而不完全符合实际的政策、规定，在拟写文稿时应在不违背政策精神的原则下，根据单位实际工作的需要，积极主动地拟制具体措施、办法，以达到政策精神所指向的目标。

二、相关知识素养

秘书撰写文稿，涉及社会各个方面，有时还需要对某些问题寻根探源，找出原因所在。因此，秘书应具备多方面的知识，以求写出切合实际情况、能解决实际问题、符合领导意图的合格文稿来。例如，撰写党政公文，必须非常熟悉党和政府的方针、政策等方面的基础理论知识，精通党史和行政学。没有这方面的知识储备，撰写公文就很难得心应手。拟稿内容涉及经济管理，就要具备社会主义市场经济发展规律、国家的经济政策和经济学、管理学等方面的业务知识。拟稿要体现领导意图，实现文稿所提出的解决问题的政策、措施、办法，要能够被收文对象接受，就要掌握有关社会学、管理学、心理学等方面的辅助知识。

首先，要具有所拟文稿所涉及事项的历史背景、来龙去脉等纵向知识。例如，某教育主管部门欲拟一份文件，要求各高级中学处理好高三年级“综合科目”的复习备考问题，明确要求不准设综合课程，以免加重考生的负担。拟这样一份文稿有两个行文思路：一是告诉受文者――不准！倘有不从者将予以处罚；另一个思路是――不要！并进而说明为什么不要。前一个思路主旨明确，文稿简洁，但受文者在思想上不易被说服，甚至会直指行文者，脱离实际。按后一个思路行文，则文稿必然要追述高考开考综合科目的历史背景，交待此前高考科目设置以及发展到开设综合科目考试的演变轨迹，接着说明综合科目的设计思想以及为什么不需要专门设置课程去应对这门考试。这样的文件发到基层更容易收到实效。但起草这样的文件，拟文者至少要对高考科目设置的历史、现状、未来发展趋势具有深刻认识。

拟文者对文中涉及事项的深刻认识来自于平时的积累，方法和途径有三：一是靠实践；二是靠自己平时的观察思考；三是靠在接受了拟稿任务后，集中精力探本求源。

其次，要具有与文稿主旨内容处在相同时段上，位于不同空间方位，某些相似性的横向知识。仍以前述草拟禁止设置综合课程应对高考的文稿为例，为了对高考设置综合科目的必要性和意义作出判断，有必要掌握当今兄弟省市的、发达国家的大学入学考试科目设置的现状及其演变趋势，将其恰当地反映在文稿中，可以增强文稿的说服力。

再次，要具有文稿内容要求的相关业务知识。业务知识是文稿写作的依托，离开了业务知识，文稿写作就成了无源之水，无本之木，提高文稿写作能力就成了一句空话。因此，要保证文稿内容切合实际情况，撰写者必须加强有关业务知识的学习和积累。一要熟悉工作单位的性质、职责以及业务联系工作的相关知识的学习；二要加强文稿内容所涉及的业务知识的学习和积累，了解行业规范，熟悉行业术语；三要加强对各种新知识、新理论、新法规的学习，紧跟形势要求，适应知识更新的需要。总之，掌握丰富的业务知识，成为行家里手，才能在文稿中不说外行话，才有助于写出切合实际需要的文稿。

三、运用语言素养

秘书写作所使用的语言，与一般写作所使用的语言既有相同的规律，如语言流畅、文字通顺等，又有自己独特的个性：

准确。它是秘书写作语言的生命，指词义、句意、篇章所表达的概念，事务情况要“钉是钉，铆是铆”，不能含混、模棱两可。如，说明某项工作“已基本完成”就不准确，不如说“已完成了80%”更准确。

简洁。即语言应简要精炼，运用精当的语言表达完整的内容。有话则长，无话则短，切忌长篇大论，言不及义，卖弄文才。秘书写作的语言简洁，不仅仅体现在篇幅的短小上，如果文字简洁了，但内容空洞抽象，简而不明，短而不洁，也达不到制文的目的。因此，秘书在写作文稿时，一定要用简洁的语言文字表达出充实的内容。

庄重。秘书所写作的文稿是法定社会组织处理公务的工具，具有法定性和权威性，因此要使用规范化的书面语，如，口语中使用的“生日”、“上坟”、“不管三七二十一”等在文稿中应用“诞辰”、“扫墓”、“无所顾忌”来表达，以体现公文的庄重严肃性。

得体。就是要做到写什么文稿像什么文稿。一要恰如其分地使用专用术语。二要根据不同的文种确定相应的语言表达风格，如，“通知”的语言要平和稳重，“报告”的语言要诚实谦虚，“请示”的语言要态度诚恳。

（作者单位：秦皇岛外国语职业学院）