高校师生对于高校档案工作的认知调查研究

摘 要：分析高校师生对高校档案工作的认知程度，是不断改进高校档案工作的必要前提。而以问卷的形式，对高校师生进行档案认知度调查，并通过统计学的方法得出一个相对科学的结论，具有一定的创新性和科学性。

关键词：高校档案；认知；问卷调查；SPSS

1 问题提出

高校档案是高校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学校活动的真实记录[1]。高校档案随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐步增加积累，成为学校发展的历史凭证，详细真实地反映了一所高校的历史全貌。高校档案这一原生特性是其他形式不可替代的。

研究发现，我国高校档案工作目前面临着几种状况：①高校档案馆行政管理职能不到位，档案馆往往是一个非独立型机构，更多强调服务职能，而有意识地淡化了档案馆的行政管理地位，导致档案馆难以承担对全校档案工作的行政管理职责，失去了对学校各立卷部门的归档工作的控制[2]。②高校档案馆服务机制不完善、功能不够拓展。虽然，大多数高校档案室建成了档案馆，但原来综合档案室的管理体制、服务理念仍有很深影响，在管理制度、服务机制上表现出一定程度的内向性和封闭性，使档案馆的形象与现今信息化时代不相吻合，也与档案工作“从档案的开放到档案馆的开放”的发展要求不相适应[3]。③档案人事制度改革和人才培养步伐相对滞后。高校档案馆在人事制度上还流于计划经济时代留下的行政管理痕迹，从业人员平均业务水平不高，专职档案人员大都是“半路出家”，一些档案人员缺乏相关专业知识和理论功底。

高校档案工作要破解发展难题，首先，必须扩大影响力。要通过宣传教育，特别是通过提供档案开发和服务，不仅使高校档案工作广为人知，更要使人乐于了解并接受。只有服务对象（主要是高校师生）切实了解，并且享受到了档案服务所带来的实际效果，切实从档案服务中获得了认知或现实的便利和满足，才能真正体现高校档案工作的价值，进而求得发展。

2 高校档案工作认知量表的编制

综合高校档案工作特征和性质及相关理论研究，采用李克特五点量表，1分表示“非常赞同”，2分表示“赞同”，3分表示“中立”，4分表示“反对”，5分表示“强烈反对”，分数越低认知程度越高。从六个维度（分别为：档案工作的地位、档案工作的基本知识、高校档案功能、档案开发利用、加强档案工作措施和档案工作的认同度），每个维度由4或5个题项组成。

采用SPSS对该量表进行信效度分析，发现Cronbach's Alpha系数为0.812，可靠性较高；进行主成分分析，剔除第二维度和第三维度的个别题项之后，KMO值为0.1832，Bartlett球形检验的值达到显著水平 (p < 0.001)，共得到 6个特征根> 1的因子，累计方差贡献率为52.375%，每个题项的负载系数均大于0.35，见表1，结构效度良好，适合进行调查研究。

3 调查结果

3.1 取样。本研究随机选取漳州师范学院的教职员工及学生共449名，具体分布如表2。

3.2 教师和学生对高校档案工作的认知度差异分析

从总体上看，如图1，在五点量表中，无论是学生还是教师，对高校档案工作的认知程度还不深，基本都处于赞同和中立之间，总体认知程度中等稍微偏好。但进一步分析发现，对于档案工作的地位和加强档案工作措施两个维度上，教师的认知程度明显高于学生，p＜0.001，如表3。

3.3 对高校档案工作认知的性别差异分析

从表4可以看出，在功能、开发利用、加强工作措施和认同度维度上，男生的认知度均高于女生；而对教师进行性别差异分析之后，发现各维度均不存在性别差异。

3.4 学生对高校档案工作认知的年级差异分析

对档案工作的地位、开发利用和认同度的认识上，大学二年级的认知度均高于一年级和三年级；而对于高校档案的基本知识的认识上，则是大学三年级的学生高于其他两个年级。

3.5 不同职称教师对高校档案工作认知差异分析

从表6可知，除了正高级职称的教师对高校档案工作基本知识的认识上高于副高、中级和初级职称的教师外，其他维度均不存在显著差异。

3.6 不同工作性质教师对高校档案工作认知度的差异分析

从表7可知，除了在对高校档案工作功能的认识上，教学研究系列的教师高于行政系列的教师外，其他维度均不存在显著差异。

4 分析与对策

通过问卷调查和结果分析，我们对高校师生在高校档案工作认知程度上有了较为全面和科学的判断。高校师生对学校档案工作认知程度总体不强，基本都处于赞同和中立之间；从事教学科研的教师对档案的功能认知度总体高于从事行政工作的教师；教师总体认识度高于学生，高年级的学生总体认识度高于低年级的学生，比较客观地反映出高校档案工作的地位和影响力，也表明较多接触和利用档案会提高对档案工作的认知度。造成这一现象的原因，主要是由于长期以来，高校档案工作游离于教学科研之外，档案工作没有受到足够重视，致使高校档案工作呈现出三个“公”多“私”少现象，即：档案材料“公”多“私”少、档案服务“公”多“私”少和档案宣传“公”多“私”少，严重影响了高校师生对档案工作的了解和认同[4]。

为进一步推进高校档案工作，增强师生对高校档案工作的认同感，挖掘和充分利用高校档案的价值，应该着力从以下几个方面改进。一是转变服务理念。要从定位上，把档案室（馆）从机关单位转变为服务部门；变被动服务为主动服务；把服务对象从高校行政部门扩展到全校师生。二是要创新服务方式。要加强数字档案建设，建设高校档案信息库和网络管理平台，宣传和引导师生通过信息平台方便快捷地查阅和利用档案。三是建设高素质的档案工作队伍。要配齐配全高校档案工作人员，加强档案工作人员的教育培训，不断提高整体素质和业务水平。

注：本文为福建省教育厅A类社科项目成果（编号：JA11188S）；漳州师范学院科学研究资助项目（项目编号：SS09045）。