简析档案行政处罚简易程序的适用

虽然《档案行政处罚程序暂行规定》没有简易档案行政处罚程序的专门条款规定,但笔者以为档案行政处罚程序与其他行政处罚程序一样,也可以分为简易程序和一般程序。档案行政处罚简易程序也叫即时档案行政处罚程序或者当场档案行政处罚程序,它是档案行政管理机关的档案行政执法人员对于当场发现的案情简单、事实清楚、违法情节轻微、适用较轻档案行政处罚的档案违法行为,当场给予的档案行政处罚。也就是说对于一些档案违法情节轻微、事实清楚、证据确凿依法应当给予比较轻的档案行政处罚的档案违法案件,一般适用简易档案行政处罚程序,当场作出档案行政处罚决定;对于适用简易程序有异议而无法当场作出档案行政处罚决定的档案违法案件,或者依照法律规定不适用档案行政处罚简易程序的档案行政处罚案件,就可以适用一般程序。《行政处罚法》具体规定了行政处罚适用简易程序的条件和程序,实施简易程序档案行政处罚具有手续简单、效率较高等特

点。也因为简易档案行政处罚程序以其办案程序简单、效率高等原因而受到档案行政执法办案人员的青睐。

一、适用档案行政处罚简易程序的条件

《行政处罚法》第三十三条规定违法事实确凿并有法定依据,对公民处以五十元以下、对法人或者其他组织处以一千元以下罚款或者警告的行政处罚的,可以当场作出行政处罚决定。这就是实施行政处罚简易程序的主要依据。当场档案行政处罚是在档案行政执法人员发现档案违法行为后当即给予的档案行政处罚。这是简易档案行政处罚程序与一般档案行政处罚程序最明显的区别。当场给予档案行政处罚不必经过较复杂的调查、取证等程序,只要当场发现档案违法行为并且档案违法事实确凿,档案法律、法规或者合法的规章明确规定对档案违法行为给予警告或者少量罚款的,档案行政执法人员就可以当场给予档案行政处罚,并同时责令档案违法当事人改正档案违法行为。因此,简易档案行政处罚程序充分保障了档案行政管理的及时、有效,并能及时有效地维护档案行政管理秩序和公共利益。结合档案行政处罚实践,适用档案行政处罚简易程序的一般要满足三个条件:

一是要有法定依据,也就是说档案行政执法人员在作出当场档案行政处罚时,一定要根据档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章的规定,如果档案法律、档案行政法规、地方性档案法规和规章没有作出明确规定的,对档案违法当事人不能给予档案行政处罚。档案行政执法人员对档案违法当事人的当场档案行政处罚要根据《行政处罚法》规定的当场处罚的种类和罚款幅度作出决定,不能随意进行档案行政处罚。

二是案情简单、违法事实清楚、证据确凿,无须进一步调查取证。也就是说,对那些轻微档案违法案件,档案行政执法人员当场看到或者很容易查明档案违法案件事实,如档案违法当事人随意损毁、丢失档案,或擅自提供、抄录档案等档案违法行为,可由档案行政执法人员当场给予档案行政处罚。

三是只能处以一定罚款和警告的档案行政处罚,即对公民只能处以五十元以下或者警告的档案行政处罚,对法人或者其他组织只能处以一千元以下罚款或者警告的档案行政处罚。这就是说,即使档案行政执法人员认为档案违法事实确凿并有法定依据,但要对公民给予五十元以上或者对法人给予一千元以上罚款的档案行政处罚,也不能当场作出档案行政处罚,要按照《行政处罚法》和《档案行政处罚程序暂行规定》所规定的一般程序进行。

总而言之,档案行政处罚简易程序仅适用于档案违法案情简单、事实清楚,后果轻微、影响较小的,当场发现的,被档案行政处罚无异议的档案行政处罚案件。

二、规范运用简易档案行政处罚程序的步骤

然而在实际档案行政执法办案实践中,有些档案行政执法办案人员往往只看到了档案行政处罚简易程序其简易的一面,而忘了其程序方面的规定,有时将简易程序档案行政处罚案件实行简单操作,从而出现简易程序档案行政处罚程序不规范、不合法等方面的问题。虽然简易档案行政处罚程序没有一般档案行政处罚程序那么复杂,那么多环节,但档案行政执法人员在适用档案行政处罚简易程序时,也切不可因简易程序之简易而忽略了必要的程序。如果在适用档案行政处罚简易程序过程中忽视了必要的程序,当事人就可以根据《行政处罚法》第三十五条“当事人对当场作出的行政处罚决定不服的,可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼” 的规定,申请档案行政复议或提起档案行政诉讼。因此,简易档案行政处罚程序也需要规范,在适用档案行政处罚简易程序时应遵循以下步骤:

一是表明身份。这是简易程序的第一个步骤。它表明档案行政主体有权作出档案行政行为。为此,档案行政执法人员应当向档案行政相对人出示必要的证件。证件可以是工作证,也可以是档案行政执法证,或者二者都出示,依环境的不同而异。根据《档案行政处罚程序暂行规定》,档案行政执法人员履行档案行政执法职责时,应当出示统一制发的档案行政管理执法证。

二是指出事实,说明理由,在必要时进行调查取证。档案行政执法人员应当向档案行政相对人告知事实并提出证据,提出事实依据和法律依据。所谓必要时,是指当档案行政执法人员与档案行政相对人对事实或者法律问题存在争议时,需要档案行政执法人员更加审慎,弄清真实情况。进行现场调查取证时,应当注意合法、合理、高效。

三是档案行政相对人可以口头申辩,档案行政执法人员须答辩。听取档案行政相对人的陈述和申辩是档案行政执法工作中的重要一环,可以保障档案行政相对人的合法权利。由于简易程序的特性,辩论只能是口头形式,这样对档案行政执法人员就有较高的要求。档案行政执法人员对于档案行政相对人的申述意见应当能够给予正确、全面的回答,使档案行政相对人心服口服。

四是制作档案行政处罚决定书,送达给档案行政相对人并告知权利。档案行政处罚决定书是简易程序的主要书面证据材料,档案处罚决定书的制作是简易程序的重要内容。

五是执行。作出档案行政处罚简易程序决定后,并不意味着档案行政执法行为的结束,还必须执行。档案行政处罚决定书执行既可以当场执行,也可以在规定的期限内执行。根据《行政处罚法》第四十七条、第四十八条规定,依法给予二十元以下的罚款的;不当场收缴事后难以执行的;在边远、水上、交通不便地区,当事人向指定的银行缴纳罚款确有困难,经当事人提出,行政机关及其执法人员可以当场收缴罚款。

总之,档案行政管理机关在实施档案行政处罚简易程序时,必须做到规范、合法,注意对简易程序档案行政处罚不能进行简单操作,否则就会使当事人不服档案行政处罚而申请档案行政复议或提起档案行政诉讼,影响档案行政执法权威和档案行政管理部门的形象。