关于信息管理标准化的研究

摘 要:为满足信息科学的发展的需要,建立标准化的信息资源与利用的平台,搭建世界共建共享的信息资源,就变成了必然趋势。分析了国内外信息管理标准化的研究情况,从信息工作、信息技术、信息管理等方面对信息管理标准化的内容进行了论述。

关键词:信息资源;信息管理;标准化

目前,信息服务和信息技术管理标准化受到国际和各先进国家标准化组织以及国家图书情报界的重视,相继成立了专门组织,制定和实施了有关标准,如:国家标准化组织文献工作委员会(ISO/TC46)是从事信息技术与服务标准化工作的组织[1-2]。总体看来,国际上关注的是信息生产和管理中的基本问题,并通过制定相关标准加以规范,标准化的思想融入到了信息活动的全过程。

同国际同行相比,国内对信息及其管理的研究较落后。目前,我国制定出的有关信息及信息管理的标准已有上千件,但大多数是等同、等效采用国际标准和国外标准信息技术标准,自主研究制定的不多,如:全国信息与文献标准化技术委员会(SAC/TC4)等,而且这些研究成果处于分散状态,在信息管理和服务以及信息质量评估等方面的国家标准还很少[2-3]。

标准化是推动信息管理工作进步的一种手段。标准化的目的是要化复杂问题为方便,化重复为一致,通过规范化的运作使得各项工作有章可循、有度可量。这对于信息管理工作来说更是如此,通过标准化,使得个性化很强的信息管理工作有章可测,从而推动信息管理工作或活动的不断改进与提高,取得更好的效益。

一、信息管理标准化的主要内容

标准化概念中,有几个重要的含义[2]:(1)标准化是一个循环上升的活动过程,即制定标准、贯彻标准、修订标准的过程;(2)标准是标准化活动的产物,标准化对客体(对象)干预的手段是标准;(3)标准化的目的和作用,都是通过标准制定、、实施和监督,才能够得到体现。在整个标准化活动过程中,贯彻实施标准化也是一个重要环节,因为只有当标准在社会实践中实施以后,标准化的效果才能表现出来。

信息管理标准化是一项系统工程,它的内容很繁杂,以下将其概括为两个方面的标准体系――信息工作标准体系、信息组织的标准体系[4]。

信息工作标准体系是围绕信息组织和检索利用而展开的一系列的信息工作,它是信息管理标准化研究的核心内容。信息组织中设计的标准是信息工作中最核心的标准体系,它的健全程度直接关系到信息质量、信息的可获取性、信息的可用性等等。信息组织标准体系的描述,如图1。

(一)信息预处理类标准

信息组织的预处理主要设计信息的收集和整理,这是信息组织的两大前期工作。

信息预处理类标准的现状不容乐观[5-6]:我国出版发行的《中华人民共和国国家标准汇编》、《文献工作标准汇编》等标准汇编文献,有关信息收集和整理的标准和标准条目较少。ISO和IEC等标准化组织出版的相关标准汇编和文献,也少有专门针对信息收集和整理的标准及其条款。

根据对上述问题的分析,首先,对信息收集和信息整理给予明确界定,便于对信息进行处理。其次,要对信息预处理的工作流程进行研究。管理环节是对信息预处理实践的监督和评价,研究特定工作环节的评定指标,最后形成指标体系,对最终的处理结果进行评价。

(二)信息描述类标准

信息描述是针对信息资源的形式特征和内容特征,根据一定的规则和标准,进行表达并进行存储的过程[6]。本文信息描述所示涉及的标准大致分为以下主要部分,如图2。

信息描述类标准相对来说是信息组织标准体系中的核心部分,总的来说,信息描述类标准呈现以下几大特点[6-7]:(1)信息标引标准相对较多,但是主要集中在对文献信息的标引和分类上;(2)从标准的使用范围和机构来看,在整个国家范围内的使用的标准相对最多;(3)信息描述类标准主要是对文献的描述。

(三)信息存储类标准

信息存储的主要工作内容是存储信息描述的最终结果,以供信息检索利用。从对象来看,信息存储可以分为文献存储和电子存储。根据标准化的工作思路和信息存储的一般要求,可以将信息存储类细分为如图3。

国内外图书情报界对于信息存储的研究都已比较成熟。首先,信息存储的基本概念和工作范围没有比较大的分歧,基本取得了一致。对于新兴的网络存储业,业界也在积极探讨网络存储的标准,如互联网任务工作组(IETF Internet Engineering Task Force)通过的ISCSI(Internet Small Computer Systems Interface 互联网小型计算机系统接口)协议标准[3]。

另外,很重要的就是存储的格式标准。由于这方面的标准还没有形成,本文认为对于信息存储的评价指标的制定可以从信息存储的广度、信息存储的深度、信息存储的易用性、信息存储的单位成本、信息存储的安全性等方面展开。

(四)信息检索类标准

信息检索是信息组织链的下游环节。如何在现有的条件下搜索到用户所需的信息成为了信息检索的主要任务。一般地,信息检索首先是用户提出信息需求,对信息需求进行描述,构造检索的关键词,然后确定检索策略,制定所需检索工具,最后输出和排序。

检索过程的标准化直接决定了信息检索工作的质量和水平,制定评价标准是质量评估和技术改进的必经之路,没有标准化的评价指标,就难以进行检索结果的量化评价。

网络环境下,信息检索与交流是通过数据的传输来实现的,如果没有共同的检索标准,就无法实现不同系统数据库之间的数据传递。

近几年,业界又出现了一种比Z39.50的改进标准――SRW(查询与检索Web服务)[3]。信息检索标准体系的执行包括标准的制定、实施、监督,它的实现需要整合计算机领域、信息领域等多个领域的专家学者和商界、政界等各方面的力量。

二、信息技术标准体系与管理标准体系

前面已经对信息管理的阶段进行了简短的叙述。今天,网络时代已经到来,信息经济已经日渐成熟。信息管理标准主要是针对信息组织与检索和信息服务而言的,信息管理的标准体系。主要是对信息管理活动进行质量控制和质量评价。

(一)技术标准与信息管理标准

信息技术为信息资源开辟了数字化的发展道路。从信息管理的对象――信息来看,信息管理中使用和产生的技术,主要是两大方面:一是与信息组织相关的技术,如计算机自动标引技术、计算机自动索引技术、蜘蛛技术等;二是信息管理方面的技术,这些技术是系统化的思想、计算机技术、管理理论相互交融产生的,如信息系统开发技术、系统开发程序设计技术、数据库技术等[5]。

信息管理活动的活动管理标准,这里主要是针对信息组织与检索和服务而言的,具体的说,主要包括信息管理目标、信息管理项目、管理程序、管理方法和管理组织方面的标准。信息管理活动的质量管理和评价标准,这是关系到信息管理的效率的重要标准。

综上,信息技术和信息管理的价值是在使用过程中体现出来的,对他们的使用进行科学的规划、监督、控制和改进,有利于信息技术和信息管理高效地、有针对性地使用,从而产生较好的经济效益。

(二)技术标准体系和信息服务标准体系

我国的国家标准将信息技术标准划入了电子元器件与信息技术类,而服务标准体系是信息工作标准体系的一个重要分支。

信息技术标准[4-6]主要涉及的是与信息技术相关的基本术语、信息处理用的基本编码规则、信息技术所采用的基本符号及其语法等方面。图4所示的信息管理技术标准体系表大致描述了信息管理技术标准的总体蓝图。

信息服务是以信息为主要内容的服务业务,其服务对象是对服务具有客观需求的社会团体。信息服务术语标准属于信息服务标准体系的基础标准系列,但是在全国范围内,信息服务相关的术语、定义、概念等还没有得到统一[6]。按照信息服务的业务形式划分将信息服务标准体系绘成图,如下图5。

(三)信息技术体系分析和信息管理质量监督

信息技术标准不论是在ISO/IEC标准目录和我国国家标准目录所占比重都是相对比较大的。信息技术基础标准包括一些抽象的和具体的信息技术,需要指出的是,我国信息编码技术便准的制定还有待加强,多语种转换的编码便准还相对较少,不利于文化的交流。

信息设备标准主要涉及存储介质标准、输入输出设备标准、通讯设备标准等。信息处理技术标准中的信息处理技术,主要指的是利用计算机处理信息的技术,包括数据库技术、处理语言技术、处理模式等。信息处理系统标准是根据ISO/IEC对信息技术标准的划分展开的,信息系统安全是信息处理系统的屏障,无论是在研究层还是在实际应用中都受到了高度的重视,它们对信息管理系统的安全运行起着保障作用。网络通讯需要一定物性网络作为通讯发送和接收的设施,而保证网络之间的互联互通。软件业是我国信息服务业的重要组成部分,所以有必要对软件工程进行标准化,以推动软件业的健康发展[3]。

信息管理质量监督是根据政府的发令或规定,对信息产品和信息服务质量进行监督检验活动。它的形式有以国际质量技术监督局和信息产业部为主的国家监督,以及以信息用户和社会团体为主的社会监督。信息管理质量监督的目的是把好信息产品、产品服务的质量关,促使信息工作顺利发展。

三、结束语

高新技术在信息产业中的应用,使现代信息管理标准化工作呈现合作化和国际化趋势,其主要表现为:积极采用国际标准;积极参国际标准组织的活动;国际间、国家间标准化机构的工作合作。

传统的信息管理标准强调的是“小质量”,没有充分考虑产品的使用性能,忽略了“适应性”[7]。现代信息管理中,追求的是标准质量的形成过程和实现过程,强调的是标准的符合性与适应性两者的结合,强调的是标准系统全方位的协调与配合,以取得最佳的社会效益和经济效益。

综上所述,针对我国信息管理标准化的现状,从当前情况看,我们应该制定我国信息管理标准化方面的法规和政策,作为信息管理标准化的依据。建立健全信息管理标准体系。建立专门的信息管理质量监督机构与质量认证制度。推行全面的质量管理。

参考文献:

[1]国家标准化管理委员会编.中华人民共和国国家标准目录[S].北京:中国标准出版社,2005.

[2]周宁著.信息组织[M].武汉:武汉大学出版社,2004.

[3]刘红泉,何绍华.我国图书情报网络信息服务与管理[J].情报科学,2005,(5).

[4]2006年第一批国家标准制修订项目计划(信息技术方面)[S].信息技术与标准化,2006,(11).

[5]焦玉英,付绍宏,何绍华.信息检索[M].武汉:武汉大学出版社,2001.

[6]陈庄,刘加伶,成卫.信息资源组织与管理[M].北京:清华大学出版社,2005.

[7]何绍华,康斌.信息价值和信息服务价值评价研究[J].图书情报工作,2005,(5).