浅谈新形势下推行无纸化办公的意义与建议

摘 要：当前，在大家都倡导低碳的时代，推行无纸化办公成为新形势下党政机关办公必不可少的趋势，也是提高工作效率、节约办公资源的重要手段。本文结合笔者实际工作提出对于无纸化办公的相应理解与认识，并结合所在单位推行的OA办公系统工作的特点提出了如何推行无纸化办公的建议。

关键词：无纸化办公；党政机关；推行

目前，随着计算机及相关应用技术的广泛普及，办公自动化在党政机关已不再陌生，对于国有企业单位来讲，加强公文处理工作，提高公文办公自动化处理水平，是优化企业管理、提高企业办事效率的重要途径之一，不仅节约了办公费用而且使工作效率有了显著提高。

一、无纸化办公的概述

无纸化办公，是指利用现代化的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机等现代化办公工具，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。从二十世纪末开始，在本世纪初逐渐增加，预计在本世纪头十年达不到普及。在无纸化办公环境中，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。

二、党政机关推行无纸化办公的意义

在各级党政机关全面推行“无纸化办公”，不仅提高了党政机关的工作效率，节省了办公资源，也使党政机关的工作作风有所改善，给党政机关的工作注入了生机与活力。

1.随时随地处理公务，提高办公效率

传统的日常办公需要大量的人力，例如某机关单位对本单位或者对其他单位进行下发文件，要按照下发单位或部门的数量进行印刷、分发；如有会议通知，要专人对各单位和各部门进行电话通知，消耗了大量的时间。目前，董矿分公司上级单位推行的公文OA办公系统，基本上可以确保审批同步化，也就是下级单位当天提交申请，当天就可以完成审批，还能避免一文多投等现象，提高公文流转的审批速度。这种办公方式极大地提高了工作效率，减轻了工作负担，原来需要向上级报送或下发单位的文件，如非的发文、会议通知等需要派车送递或由通讯员递送各个部门，效率很低，现在只要手指一摁，几十份通知瞬间就发出去了，实现了文件的快速传递，也保证了文件的时效性。

2.降低消耗，节省人力，节约办公成本

实行无纸化办公，可以减少资源的消耗。无纸化办公最显著的特点就是在互联网上进行电子文件的传送，这样不仅量减少了纸质文件的印刷，同时也缩减了纸质文传递过程中所需的人力、物力和财力。一方面是能削减人力资源开支。大部分的机关单位内部均配备复印室、速印室，在进行无纸化办公之后，这部分的人力资源就会得到释放。伴随电子文件增多也将促使各个部门在对大量文件的处理问题上能够节约大量的人力与空间。另一方面由原来单一的下级单位专车上报纸质文件转为OA办公系统的电子传输，大大节约了交通费用的支出。

3.规范工作流程，转变工作作风

党政机关使用无纸化办公系统也促进了工作作风。无纸化办公可以通过网络的方式进行传送，而我单位使用的OA办公系统及腾讯通系统从上级到下级可以准确记载阅读、批示时间、内容以及群发时间、下级单位回复等，有效达到责任明确，权限分明，查有所依，杜绝推脱，保证及时反应。另外，各个部门可以通过电脑来实现信息的交流，领导者也能够通过网络对于各个用户的终端工作内容进行监督，确保各项工作得到有效的落实，提高了工作效率、转变了工作作风，减少了资源浪费。

三、党政机关广泛推行无纸化办公的建议

1.积习难改，领导干部要率先垂范

中国的传统文化使人们习惯了文件只能是白纸黑字，认为通过网络渠道或者邮件电子版的文件不具备执行的效力：一部分单位在了公文之后还需要通过电话进行确认或者催办；有一些部门还要逐一电话来通知相关部门到网上进行查看；一些人甚至将网上所的文件等全部打印再进行阅读，而倡导的无纸化办公就形同虚设，没有产生积极效应。党政机关要想真正推广和应用无纸化办公，领导干部就要带头示范。因此，推行无纸化办公就需要各级领导不断学习，带头上网，带头学习电子政务、应用电子政务，才不会使无纸化办公流于形式。

2.资金投入，强化办公配套设备

无纸化办公离不开信息化设施，这些都需要资金投入。在某些党政机关，总有一些领导干部缺乏对无纸化办公资金投入的错误认识，认为对信息化建设投资是浪费。目前党政机关都已配备了电脑等自动化办公设备，但为了更好地推行无纸化办公，必须保证无纸化办公所需的硬件、软件配套设施的不断更新与完善。各级党政机关要认识到推行无纸化办公的意义，可以节省大量的办公耗材，最终节省办公成本。

3.提高技能，确保办公安全环境

党政机关有些特殊的部门和岗位，如纪检部门、部门等，由于特殊要求（的文件或存档等），电子文档不能完全的取代纸质化办公，只有在一些简易并且非的相关文件交流和传输方面，电子文件才可以得到较大运用，而在涉及到签字和盖章以及存档等问题的相关文件时，并不好处理。这样就需要有专业的技术工作人员做保障，对网络进行管理和维护以及对纸质文件进行的加密保管，一定程度上防范安全威胁，实行电子与纸质同时进行，确保办公环境安全。

4.组织培训，加强办公系统应用

办公室不是一个独立的部门或单位，它担负着上情下达、下情上报、对外交往等诸多工作，处于协调各部门、连接领导和基层群众的枢纽地位。目前，我单位于2015年实行了OA办公系统，但可以说是一个双声道，即无纸和纸制版同时运行，并未完全达到无纸化办公要求，所以实现无纸化办公不仅只需要一个部门人员的参与、学习与互动，更主要的是需要各级领导、单位负责人及员工依照单位规定的无纸化办公规则和系统需求进行简单的学习，确保无纸化办公在各个部门和单位得到更好的推广应用。

无纸化办公给我们的工作带来了革命性的变化，是在充分利用现有的电子平台的基础上，逐步实现纸质文件向电子文件的转变，从传统的办公方式向现代的办公方式转变，是各级党政机关非常重要并不可替代的工作方式，也是一种不可逆转的时代潮流。

参考文献：

[1]郭亮.办公自动化的问题与机遇[J].中国教育信息化，2000（03）.

[2]无纸化办公[EB/OL]，2010（12）.