浅析文件的归档

【文章摘要】

公文归档是指各机关的文件处理部门或业务部门把在工作中、生产生活中产生并处理完毕的文件材料整理立卷，并在一定时期交给档案部门集中保存的过程。文件的归档工作，不仅使文件有效的保存下来，也为档案部门移交很多有价值的的文件，以备后查，给档案工作奠定了基础。

【关键词】

公文归档；制度；范围；时间；质量；要求；归档

归档是档案的主要来源，也是机关文书工作的最后一步，同时是档案工作的起点，为了保证归档文件的完整，制定了相应的归档制度。有很多法规性文件均对归档制度做了明确规定，所有立档单位必须遵照执行。文件的归档工作包括归档的时间、范围和归档文件的质量要求。

1 公文的归档范围

归档范围是指已办理完毕的文件材料应归档及不应归档的范围，一般来说，文件反映本单位工作活动，有一定保存价值的文件材料都应该在归档范围内。根据相关文件规定，机关的文件材料主要指的是机关在自己工作中形成的各种文字记录，一个机关需要归档的文件材料，是由以下四个部分组成的：（1）机关在工作活动中主要体现机关主要职能的，反映机关历史面貌的，对本机关以后发展及生存具有研究价值和利用价值的文字材料；（2）机关在本职工作中对国家、集体和人民的权益有一定促进意义的凭证类的文字材料，这类材料归档后具有影响作用。（3）机关在工作活动中体现出是在执行上级规定的文件材料，以及同级和下级报送的重要文件的执行情况的文件材料，为以后工作提供依据。（4）除上述文件材料外，还有一些材料对于本机关以后的工作具有查考价值的文件材料也在归档范围之内。

确定好文件材料归档范围后，所有需要归档的文件材料，要依据相关的规定向档案部门进行移交，做到有价值的文件材料进行集中统一管理，适时进行归档。在档案归档过程中，个人没有权力把档案归为已有，也没有权力拒绝应归档的文件材料进行归档。

为做好文件归档工作，各归档单位要遵照以上的规定，根据本机关的实际情况，确定本机关的文件材料归的范围和归档文件的保管年限，并通过档案管理的审查后严格执行。

机关在确定归档范围时还应注意以下几点：（1）在电子文件进行归档的时候要把电子文件的元数据、背景信息等一些相关资料都要做到相应归档。（2）在纸质材料归档的过程中，一些文件的发文稿纸以及文件处理单要和正式文件一起进行归档。（3）多个机关联合行文或联合召开会议时形成的文件材料应由主办单位归档文件的原件，其它单位归档形成文件材料的复印件。（4）有关刊物、简报、图书等一般性参考资料原则上不立卷归档，而应单独存放。（5）一个部门的文书档案和科技档案应分别归档。

2 公文的归档时间

归档时间是指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门移交的时间。按照1983年4月中央办公厅和国务院办公厅的《机关档案工作条例》规定：“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。”对于某些文件、特殊文件、保密文件或分散的单位文件，为了便于实际工作的查考利用，也可适当延长归档时间。另外，电子文档的归档时间较为灵活，如果采用逻辑归档的方式，应实时进行，如果采用物理归档方式，则可以按照纸质文件的归档时间定期完成。

因此，归档时间的确定，应以各种文件材料的形成特点及规律为依据。正确规定归档时间，对维护档案完整及业务部门和档案室工作的顺利进行都有重要的意义。归档时间规定过短会影响文件在机关日常工作中的使用及档案室其他工作的开展；反之，定得过长容易导致文件散失和损坏，会增加业务部门的负担。

3 归档案卷或文件的质量要求

根据《机关档案工作条例》、《归档文件整理规则》等有关文件的规定，档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。对归档案卷或文件的总的质量要求是：在归档文件材料中要保持各文件之间的联系，同时不能破坏文件材料形成的特点和规律，不同价值的文件要区别归档，方便档案部门的利用和保管。在实际工作中应做到以下几点：

（1）归档文件必须齐全、完整。凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件的种类、份数及每份文件，均应齐全完整。

（2）遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在立卷时应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和过程，尽量做到一事一卷。

（3）区分不同价值的文件，分别组卷。在组卷过程中尽量归档文件不同的保管期限分别组卷，以便初步划定保管期限，日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。

（4）卷内文件材料应保持彼此之间的有机联系，系统排列。有相关联系的文件要按照顺序排列在一起，如正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；涉及会议的材料要按照时间顺序进行排列；会议文件按文件的重要程度排列；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在后；产品销售合同应按问题单独组卷，再按供货时间依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷，卷内文件依其重要程度排列。科技文件的排列按照国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

（5）对于跨年度文件材料的组卷和排列。除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外，不同年度的文件不能放在一起立卷。跨年度的请示与批复，放在批复年度立卷；没有批复的放在请示年度立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在会议开幕年度立卷。

（6）归档案卷在技术加工方面的要求：卷内文件材料按排列顺序，依次编号，并填写卷内文件目录和卷末备考表。案卷标题应明确的反映卷内文件内容，并注明每个案卷的保管期限。长期保存的案卷，卷内文件若有圆珠笔和铅笔字迹，要有蓝黑墨水笔或碳素墨水笔重抄或复印，连同原件一同归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。向档案室移交的所有案卷都要按一定次序进行系统排列，并编定案卷顺序号和数份案卷目录。

【作者简介】

郭春英，女，1964年生，汉族，吉林通榆人，现任职于吉林省通榆县殡葬管理所，研究方向为档案管理。