浅析OA系统中电子文件的归档管理

【摘要】随着科技的进步，信息科学和计算机的广泛应用，办公自动化系统（OA系统）在党政机关、企事业单位工作中推广普及。在办公自动化环境下进行大量的文件处理等，由此产生了大量的电子文件，如何收集、整理、保管和利用这些电子文件，是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。

【关键词】信息科学 计算机 归档管理

随着科技的进步，信息科学和计算机的广泛应用，办公自动化系统（OA系统）在党政机关、企事业单位工作中推广普及。在办公自动化环境下进行大量的文件处理等，由此产生了大量的电子文件，如何收集、整理、保管和利用这些电子文件，是新时期档案管理工作者所面临的一个重要课题。下面笔者联系医院实际情况，探讨如何做好OA系统中电子文件的归档管理工作。

一、办公自动化环境电子文件的特征

（1）产生过程的连贯性。以办公自动化系统中公文处理为例，一份电子公文的产生从最初的拟稿部门开始，经过核稿、会签、签发、正式成文至归档，需要多部门参与，涉及拟稿部门、医院办公室、会签部门、信息管理部门等，是一项多方参与的连续性工作，中间脱离了任何一个环节，其归档管理都不完整。同时从拟写开始所有的信息如修改痕迹、会签意见、签发意见等都被如实反映，每个操作都在操作日志中真实地保存下来，并可查询，其每个处理环节具有很强的连贯性。

（2）可塑性。办公自动化系统中每个电子文件从拟写开始到正式制发前，参与会签的职能部门在各自的职能范围按照规定对其进行修改，其可塑性强。

（3）对设备的依赖性。OA系统中的电子文件，在其生成的整个过程都与计算机和OA系统软件息息相关，即便是归档后，仍需通过计算机、OA系统或档案管理系统来调阅，离开了计算机和相应的应用软件，电子文件就无法产生、传递和识别，其对设备的依赖性可想而知。

（4）共享性。电子文件归档后，所有拥有权限的人员均可通过授权对其进行调阅。

二、办公自动化环境电子文件归档管理中存在的问题

（1）电子文件易被修改。电子文件因其具有很强的可塑性，容易编辑、修改，其原始性、真实性很难得到保证。

（2）OA系统与档案管理系统的不统一。目前绝大多数办公自动控制化系统均携带有简易的归档流程，仅能对电子文件进行逻辑归档，且多与各档案专业管理系统不兼容。

（3）存储载体的不安全性。许多电子文件进行逻辑归档后存储于服务器中，或被存储于光盘等介质中归档，而这些存储载体一旦损坏，许多为不可修复的，因此电子文件就会被破坏，甚至全部丢失。

三、对策

（一）健全电子文件管理制度

我院制定《电子公文处理暂行规定》、《OA系统安全管理暂行规定》等，明确电子文件处理流程、各部门职责、归档范围及奖惩措施等。由医院信息管理部门对OA系统采取系列安全防护措施，如医院员工在系统中分配唯一工号制帐户，相关人员调离工作岗位，系统管理员及时办理销户手续，并通过在OA系统设立身份验证等对操作者及访问者进行相关权限控制，有效防范电子文件被非法访问和随意修改，确保电子文件在存储、传输过程中的安全性和保密性。同时系统管理员采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用。

（二）档案管理人员全程参与电子文件管理

软件公司在设计医院OA系统时，从前期的功能需求调研到试运行和验收，医院办公室文秘人员和档案管理人员全程参与，根据电子文件归档管理要求对系统设计提出具体要求，并根据实际操作情况由软件公司进行不断完善。同时各部门设兼职档案员对本部门的电子文件处理进行跟踪，医院办公室文秘人员从文件拟写、核稿、制发、归档各环节进行严格把关，并对处理流程进行实时跟踪监督。办公室综合档案员按规定时限接收各职能部门移交的电子文件，并进行鉴别后正式归档，实现对电子文件进行全过程管理。

（三）电子文件和纸质文件同步归档

不论是发文还是收文，我院均采取“双轨制”归档管理模式。对于发文管理，医院OA系统中生成的发文，在完成拟稿、核稿、会签、签发全过程后对电子进行归档的同时，由办公室文秘人员打印两套纸质的公文处理单、文件正文和正式红头文件并加盖公章归档。

（四）加强电子文件管理人员能力培养，提升电文文件管理的业务水平

一是医院定期组织业务学习，对信息管理人员和专兼职档案管理人员进行电子信息技术、电子档案管理相关知识培训、考核。二是定期派相关人员外出参加电子信息技术、电子档案管理培训班。并将学习、培训及考核情况作为为相关人员职称评聘的重要依据之一，不断提高电子文件管理人员学习的积极性，从而有效提升其业务管理水平。

因此，只有充分认识OA系统中电子文件的特征，针对医院办公自动化环境电子文件归档管理中存在的具体问题，完善OA系统电子文件归档管理制度，重视电子文件管理人员的培养，加强对操作者权限的控制，实现对电子文件的全过程管理，并保持与纸质文件的同步归档，才能切实做好OA系统中电子文件的归档管理工作。