浅谈对中职计算机档案管理的研究

【摘　要】 随着我国科技的不断进步，然而，新兴的科学技术在慢慢的渗透全社会各界，不仅加快了社会发展历史的进程，在逐渐地影响着人们的工作和生活，那么全球的信息化的工作飞速发展的今天，计算机的技术在档案的管理之中发挥的功能是很重要的，尤其是在中职学校的档案管理中，其管理质量的好坏直接代表着学校的整个教育质量和管理水平，因此，适应时代化的网络档案管理已经成为了适应新的社会档案管理的需要。本文阐述了关于计算机技术在中职院校档案管理中的作用的观点进行分析，仅供参考。

【关键词】 计算机技术 中职档案管理 作用

计算机技术管理档案具有比较长的历史，自从微机1983年在我国大面积使用推广后，计算机管理档案就成为一个课题。当时由于微机的数量稀少并且价格昂贵，一般的单位无法把它应用在档案管理中，只有个别单位开始尝试档案的计算机管理，目前在21世纪的今天，必须加强自身操作技能和自身的专业素养，才能跟上社会的发展，才能提高学校的整体的档案管理水平，因此，计算机技术在中职院校的档案管理中，是不可或缺的一部分。必须得到重视。

1. 现代档案管理系统的特点：

1.1电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。

1.2 计算机档案管理系统一般具有输入、输出、修改、插入、打印、统计、检索、查询、删除等功能，同时计算机还具有判别、诊断、筛选的功能，利用这些功能可进行档案的鉴定工作。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、 储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高了工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学材料为载体的电子档案，将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。

2. 实现师生档案管理信息化的路径：

2.1 转换思想，提高认识：

运用计算机管理档案工作，档案工作人员要熟悉档案业务，认真学习、深刻领会和掌握档案行业标准，树立高度的工作责任心，做好档案数据的录入工作，积极参与档案学术研究，不断提高理论研究水平。须加速实现档案工作人员素质现代化，档案工作人员素质现代化的主要内容是管理思想的现代化。如果档案人员没有现代化意识，就会影响档案管理现代化的进程。档案工作的性质决定了档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，只有拥有一批具有高素质的新型档案人才队伍，档案事业才能不断兴旺发达。

2.2 抓好档案数据库的建设：

目前的数字化信息档案管理正处于过度的阶段，也就是说数据库的建设是非常重要的，数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便使用。

2.3加强办公自动化建设、提高档案工作质量：

现代化的档案管理的标志是为赢得应用和网络的管理，因此利用计算机技术的管理档案有很多的优点：首先是以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案立卷、接受、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷着一棘手问题。另外，利用计算机辅助档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检查工具的调整、删改，大大提高了工作实效。然后是可以使遗漏文件及时的补漏增缺、保护历史文件的原来面貌、查阅资料方便、准确率高、随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，使现实文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。最主要的是有利于单位内部档案的保密性，这样就可以使想要非法利用档案的没办法接近档案与其他的文件。最终提高了单位档案的准确性。

2.4配备充实硬件设备：

中职学校要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级。搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

2.5加强队伍建设,适应技术发展：

掌握现代化管理技能，提高综合素质。以前，档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，使文件的形成、运行、转换等各个环节与自动化办公衔接起来，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息文化的学习掌握上，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

3. 计算机系统在中职院校档案管理中的作用：

3.1 现代化的档案管理系统里面有很大的储存量，这样就可以储存每届的学生档案，另外，还可以安全、有效地实现师生的档案日常管理。

3.2 可以省很多的财力、物力：目前采用计算机档案管理只需要用1-2名的档案管理人员，这样不单单节省财力，还可以为学校减少很大的管理成本。

3.3 提高工作效率：

现代的计算机档案管理系统可以随时的想查阅到需要的信息，提高了工作效率。

4. 结束语

由此可以看出，中职院校运用计算机档案管理不仅提高了工作效率，还为中职院校减少经济成本，因此，作为档案工作者肩负着历史的职责，有义务将接收的所有档案运用计算机管理，丰富科技信息资源，推动科研事业的发展。实践证明计算机管理档案既提高了科技档案的管理水平，也促进了管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展。

参考文献：

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[5]韩杰,浅谈电子文件和电子档案管理的几个问题[J].安阳师范学院学报,2003(6).

（作者单位：长春市机械工业学校）