浅谈如何有效地实现档案信息管理化

摘要：档案管理信息化是一种全新的档案管理模式，其建立于现代计算机和网络技术基础上，并且逐渐实现管理工作智能化、技术化、规范化的发展要求。随着信息化的发展，传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要，电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用，在信息化条件下如何改进档案管理工作是档案工作者面临的新课题。

关键词：信息化 档案 数字化 管理工作

Abstract: the archives management information is a new file management pattern, its established in the modern computer and network technology basis, and gradually realize intelligent management, technology and standardization of the development requirements. With the development of informationization, the traditional file management mode can not meet the need of digital file management, electronic files has set up a file in the file management has been widely used in the, in the information condition, to improve archives management work is a new task faced by file workers.

Keywords: information archives digital management work

中图分类号： G271 文献标识码：A文章编号：

1、档案管理信息化的普遍现象

社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

1.1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。

1.2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。

1.3、档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

1.4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电于化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

2如何有效地实现档案信息管理化

2.1转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理

传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤也繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。

2.2加强信息化档案管理手段，提高管理水平。档案管理信息化的管理，就是要加强对电子文档的有效的数据管理，根据不同的数据类型进行不同的载体管理。同时为保证管理的标准化，应建立档案管理办法及流程，使档案管理工作逐步实现标准化。档案信息化建设是为提高档案管理者的工作效率，让使用者能够快速查询需要的数据信息。它要求档案数据库信息必须标准与规范，符合档案管理内容、分类及编号设置的标准化，避免数据的重复开发和使用。同时要做好档案管理工作的统筹协调工作，以先国家标准，然后地方标准为主，通过标准化的档案数据库的建立，达到资源共享。

2.3人才的培养，提高信息平台的利用效率与责任心。档案管理者除了有较强的责任心与事业心之外，还需要强高的文化素养，不仅涉猎历史、文化等知识，更要掌握现代信息技术处理。这对于档案管理工作者提出了较高的要求。加强档案管理人才的培养，并定期培训，提升档案管理人员的职业素养是当今档案管理工作向档案管理者提出的要求。

2.4在档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法

由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，档案管理部门都必须做出理性与科学的思考。

2.5档案管理应实行标准化档案管理是以现代化作为发展方向，而现代化则又是以标准化为前提。建立档案信息网络是以计算机技术应用为中心，而计算机的高效率应用必须建立在各项业务工作标准化的基础之上。对于毫无规律可循的档案，就是经过精心设计，也会因运算程序的复杂而使其效率大为降低。假若没有统一的标准作为共同的依据，各馆（室）各行其是，档案管理工作的现代化也就无从谈起。因此，实现档案管理工作的标准化，是实现档案管理工作现代化及科学化的必要条件.

2.6档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平

人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息最大程度的利用。对档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。