浅谈企业实施“一体化”的管理体系

为了提高企业的基础管理水平，目前我国大多数大型工业企业都依据标准建立了质量管理体系、测量管理体系、环境管理体系、职业健康安全等管理体系并通过认证，如何提高认证后各管理体系运行质量，实现符合性向有效性转变，提高企业整体综合管理效率成为大多数企业一直在关注的问题。

一、当前大型工业企业管理体系的现状

目前我国大多数大型工业企业的质量、职业健康安全、环境和测量管理体系分别由安全、环保和质量计量管理等专业管理部门按各自的标准要求组织管理，总体运行情况较好，但由于四体系对公共要素的要求基本一致，导致公共要素文件重复编制，规定不能很好地统一；体系间的接口和职责存在交叉、重复和划分不清的情况，存在管理和运作上的重复交叉。无论是企业管理层面还是各单位内部管理均明显感觉到体系运行效率较低，推进速度慢、深度不够；管理体系的系统综合性及运行效率有待改进；同时每年在组织内部审核和管理评审以及协调外审时部门之间都需要进行特别的沟通和协调。

基于以上考虑，对企业组织机构进行了适当调整，将质量、职业健康安全、环境和测量四个管理体系统一归并由一个部门归口管理，对质量/职业健康安全/环境/测量管理体系实施整合，建立了“一体化”的管理体系，具有重要的现实意义。

二、实施“一体化”管理体系的理论依据

“一体化”是指管理体系的一体化，是将两种或两种以上的管理体系经过有机地结合，使用共有要素的管理体系。而GB/T19001-2008《质量管理体系 要求》标准、GB/T24001-2004《环境管理体系要求及使用指南》标准、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》标准和GB/T19022-2003《测量管理体系 测量过程和测量设备的要求》四个管理体系均是企业管理体系的一部分，四个标准中对人力资源配置、文件管理、记录要求、内部审核、不符合的纠正与预防、管理评审以及监视测量装置等公共要素的要求是基本一致的，同时多数大型工业企业先后通过认证的质量、职业健康安全和环境管理体系均为同一个认证机构认证。

因此，建立一体化管理体系是可行的，通过对体系共有要素和共性管理活动的统一策划，建立一体化体系文件，将共同要素结合起来，会更有利于管理体系的策划、资源配置、确定总目标和互补的关系，实现统一管理活动，达到信息共享的效果，有利于评价企业整体的有效性，特别是降低认证和实施费用，大大提高体系的有效性和效率。

三、企业实施“一体化”管理体系的必要性

由于我国的管理体系一体化工作还刚刚开始，存在着诸多问题，还在不断摸索和实践，多个标准的一体化建设对我国的大多数企业来说是一项新事物，多数企业甚至只建立其中1-2两个体系，如质量管理体系或环境管理体系，还根据谈不上一体化，有些企业虽然建立了三个体系，但多数是分别建立，由专业管理部门分别管理。提出整合体系，一体化管理就是为了解决这种多部门、交叉管理存在的弊端。

（一）建立一体化管理体系是强化企业管理的需要。

随着企业的发展和交流的增多，企业需要通过认证的体系越来越多，各种体系之间的接口，各要素之间的协调，随着时间的动态变化会越来越复杂，矛盾会越来越多，解决会越来越困难。通过一体化管理解决了以上问题，有效地发挥了企业管理整体有效性，达到了企业自我发展、自我完善的需要。

（二）建立一体化管理体系是企业提高管理效益的重要途径。

用一套体系文件进行统一控制，使所有的活动和过程都达到规范化，只要一次认证审核将大大降低成本，用较少的投入和较短的时间达到多个目标。

四、企业“一体化”管理体系的实施过程

在明确管理者代表的情况下，首先企业成立领导班子和工作班子，具体负责整个整合工作的策划、建立和实施，负责协调、监督、检查各职能部门在建立一体化管理体系工作中所分担的具体任务。

建立一体化管理体系具体的工作步骤和内容主要从以下几个方面考虑。

（一）一体化管理体系的策划：建立一体化管理体系的关键是策划，可以说它是一体化管理体系的建立和有效实施成功的命脉。策划内容包括：

1、征集、评审、确定一体化管理方针，制定符合方针要求的体系目标和指标。体系的方针是一个组织最高管理者对职工、顾客和社会公众的承诺，也是企业一段发展时期的宗旨和方向。因此方针应在广泛基础上进行征集和评审，最后经最高管理者批准。一体化体系方针可以是按质量、职业健康安全、环境和测量分别制定，也可以是多个体系进行高度精练形成一个总方针。同时将原来专业部门分别制定下发的目标指标进行统筹考虑和优化，形成一体化的管理目标和指标。

2、优化组织结构、岗位职责和文件结构。会同人力资源管理对各单位在一体化体系管理中的组织结构、岗位职责提出了具体要求。由工作组牵头安全、环境、设备、质量和测量等专业管理部门策划体系文件结构，包括管理手册、标准及专业管理要求的程序文件、公司专业管理要求的公司级作业文件，明确编制单位、完成时间和会审要求，从而避免了文件的重复、交叉和接口不清等情况的出现。

3、在规定时间内组织对编制的一体化管理体系手册、程序和公司级作业文件进行会审，并完成报批、和投入运行。

（二）文件后的系统试运行。

按照文件要求对策划的各项目标指标、活动和方案的实施情况进行监督检查、评估和确认，对存在的隐患现象和不符合情况进行检查和纠正，对体系文件在执行中的有效性、可操作性和合理性进行评审和修订。并为下一步的内部审核和管理评审提供必要的基础，在整个试运行期间紧紧围绕着提高体系有效性的目标，反复不断地进行检查和纠正，发现问题越多、整改力度越大，体系运行的有效性就会来越高。

（三）在试运行一段时间后，适时组织对一体化管理体系的综合内审。

对内审发现的问题和不足制定相应的纠正措施和预防措施再进行整改和完善，使体系运行得到不断的改进和提高，确保了体系的有效运行。

（四）体系管理评审和迎接外部审核。

管理评审是对整个体系建立、实施试运行及体系自我完善机制适宜情况的总体评价，也是对体系存在问题及改进方向进行决策的重要方式，同时也是体系接受外部审核前的一次自我评价和展示。

五、企业“一体化”管理体系的实施成效

“一体化”管理体系的实施，尤其是通过日常运行检查、内部审核、管理评审和外部监督审核，成效显著表现为：一体化管理体系在统一文件管理、人力资源管理、内部审核、管理评审、日常运行策划等公共要素归口管理职能的同时，简化了管理流程，减少了交叉、重复现象；综合性管理及运行效率得到提高，减少了各单位体系运行维护中交叉、重复的工作量；管理文件结构提到优化，在满足标准和管理的前提下，减少了程序文件、公司级作业文件等文件数量。管理体系的充分性、适宜性和有效性得到了保持和持续改进，基础管理工作的效率有了新的提高，管理体系的运行成本得到了进一步降低。