关于重大活动档案的保护研究

摘要：近年来，北京举办了众多大型活动，其活动中产生的大量档案被陆续接收进北京市档案馆。由于档案载体的多样性及复杂性，对档案保护工作提出严峻考验。本文从对重大活动档案采取保护的理论研究和实施办法两个方面进行阐述，并提出了一套详实的解决方案。

关键词：重大活动档案档案保护理论研究实施办法

近年来，北京举办了众多大型活动，从而形成了大量的珍贵档案。为了将这批档案完整齐全地接收进馆，从活动的筹办到召开，全程派专业人员参与了档案的收集和整理工作，并在活动结束后将这批档案安全接收进馆。考虑到这批档案历史意义的重要性，特为此建立了专用库房。我们保护人员针对专用库房的建造及档案保管保护中可能出现的系列问题，到相关单位进行实地考察并与专家交流意见。结合实际，提出了一套重大活动档案的有效保护方案。

一、理论研究方案

（一）档案库房管理标准问题

在接收的重大活动档案中，纸质档案有30多万卷，实物档案有1万多件。咨询了国家档案局科研所，他们多年来从事纸质档案的保护研究，认为纸张应该算是比较脆弱的物质，档案库房管理应该多从对纸质档案的保护方面制定标准。所以在制定档案库房管理标准时，采取倾向于纸张的保管要求。而对于其他载体档案，我们调研了首都博物馆文物保护修复中心，认为可以在制定档案库房管理标准时把文物保护的相关标准作为参考。

（二）实物档案整理问题

过去我馆在接收保管实物档案时，由于实物档案数量较少，通常只给一个目录号。但随着重大活动的开展，产生了实物档案数量不断增加，因此国家局科研所的专家们建议，重大活动档案应按不同档案实物载体进行分类整理保管。将这批实物档案分为纸张、纺织品、木制竹制品、贝壳类、陶瓷、玻璃、塑料类和金属制品类等九大类。

（三）实物档案消毒问题

由于纸张、纺织品、木制竹制品和贝壳制品等实物，在保管时主要是防霉防虫。因此重大活动档案入库前不必全部消毒，只着重对纸质和纺织类进行消毒。纸张可用低温冷冻法消毒，纺织物应采用环氧乙烷熏蒸消毒。另外，由于库房内保管有金属类档案实物，应注意不用臭氧等强氧化性气体进行消毒。

（四）档案库房装具问题

陶瓷、玻璃、塑料类属于易碎的实物档案，纺织品类实物档案易长虫，金属制品类实物档案易氧化生锈。因此建议在档案库房内除应设计移动的档案密集架外，还应定做一些固定的档案柜架。另外还应在档案密集架内设置隔板，这样可以使每列密集架内的空间相对独立，有利于档案的保护。

（五）实物档案装具问题

据国家科研所专家介绍，实物档案装具主要分为纸质类和塑料类，建议使用PVC、有机玻璃等材质制作装具。尤其是衣物类的丝织品，使用这种材质的装具既能达到PH值中性的要求，又能保证良好的密闭性，不易生虫长霉。对于陶瓷、玻璃、塑料类实物档案，建议在定制装具时，要有软衬里并加保护套，避免不慎损坏实物。

（六）实物档案装具指标问题

在档案装具制作过程中，建议提高装具的密闭性，便于在装具内放置除氧剂、干燥剂、防虫霉剂等。制作纸质、锦盒类装具时，应注意少用乳胶，最好只用纸板或用环保胶。

（七）实物档案鉴定问题

由于不同的档案装具，它的制作成本也不相同。为了突出重点，更好地保管实物档案，建议对实物档案的珍贵程度进行鉴定。对于比较珍贵的实物档案，应该用价格比较高、保管性能比较好的档案装具。

二、具体实施方案

第一步，把接收来的重大活动档案进行了分类、整理、编目；第二步，对专用库（空库）地面及墙脚喷洒高效氟氯氰菊酯以杀虫，几天后又换用臭氧灭菌，以确保档案库房无虫、无霉；第三步，对纸质档案分批进行冷冻消毒，然后将档案放进专用库永久保存。

（一）专用库房的具体要求

一是对装具的要求。为了更好地永久保存重大活动档案，需要在档案入库前采取一系列保护措施处理这些档案，并在保管中因地制宜地对其进行特殊保护。重大活动档案非常珍贵，为了长期保存这些档案，参照DA/T 24-2000《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》中规定，无酸档案装具中使用的纸张和纸板的PH值应在7.5至8.5之间。据此，联系厂家定制了用无酸材料制作的档案装具。为确保档案装具无酸，采用纸水抽提液PH值测定法对多批样品进行检验，确实符合标准后才将档案装盒存放。

二是对专用库房温湿度的要求。根据档案保护技术的相关标准并结合实际情况，我馆纸质库房的温湿度范围要求控制在18-22℃，相对湿度控制在45-55%之间，昼夜温度波动幅度应小于2℃，湿度波动幅度应小于5%。并通过中央空调系统24小时运行监测库房温湿度状况。

三是对重大活动档案的利用要求。档案在提供利用过程中，最易损坏或丢失。鉴于重大活动档案的重要性，我馆在档案对外利用方面，原则上不提供原件，只提供复制件。

（二）实物档案的保护措施

接收的重大活动档案除了大量的纸质档案外，还有大量的实物档案。根据档案载体的不同，将其划分为九大类，并对实物档案入库前的处理和在档案库房中的保管提出保护措施。

第一类毛、棉、丝和尼龙纺织品。对被汗渍、尘土污染的旧服装，用75%的医用酒精喷洒后在阴凉处阴干，以杀灭服装上的霉菌；所有未启封的清洁纺织品和经过酒精消毒的旧服装，放入低温冷冻库中消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：旧服装宜放在定制的防尘罩中隔尘，其他纺织品可放在密闭的硬盒中保管，以降低因尘土吸潮而增加纺织品的湿度从而滋生霉菌的风险；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同；宜与纸质档案分开存放。

第二类纸制品。用低温冷冻的方法消毒，杀灭害虫。保管中的注意事项：此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。

第三类金属制品。建议使用麂皮擦除金属制品表面的浮尘，以防止灰尘中的颗粒划伤金属物体表面以及灰尘中的酸性物质氧化金属物体。保管中的注意事项：每件档案宜单独存放在密闭的硬质装具中，在装具内放置活化硅胶并定期更换，以保持档案单独保管的小环境的干燥；此类载体保管的温湿度条件与纸质档案相同。

第四类木质、藤编、草编品；第五类玉石、水晶、珍珠、贝壳制品；第六类陶瓷、玻璃制品；第七类塑料、塑胶制品；第八类皮革制品；第九类混合材质品。这六类实物档案载体的理化性质较为稳定，属于比较耐久的档案载体，因此入库前只需清洁其表面的灰尘，防止灰尘中的颗粒对档案表面的磨损。保管中的注意事项：玉石、水晶、陶瓷和玻璃制品易于破损，在保管中应特别防止碰撞，宜单独保存在有衬垫的硬质装具中；这些档案保管的温湿度条件与纸质档案相同。

此外，对重大活动档案中出现的几种特殊实物档案也提出了相应的保管建议。第一种是磁性贴、磁性相框，应装密封袋保存，并将其存放在防磁库中，以便长期保持其磁性；第二种是荧光笔、油画棒，其性能较稳定，可与第九类混合材质品共同存放。内置香料的毛绒玩具可与第一类纺织品一同消毒和存放。第三种是旗帜，部分长有霉斑，建议将其清洗去斑，并用环氧乙烷消毒，装袋保存。第四种是不适宜档案库房中长期保存的实物。建议将实物摄像或拍照，加以文字说明以存档，并将实物处理掉。但考虑到重大活动档案的珍贵性，若想长期保存，也可以采用RP特制的薄膜袋，将这些实物装入袋内抽真空后保存。

总之，由于重大活动档案种类繁多、载体各异，保管需求复杂，所以必须全面细致地考虑不同档案的保护条件，才能将档案保管好，也才能为重大活动档案的长期保存和利用提供技术保证。

参考文献：

[1]国家档案局科研所《档案保护技术实用手册》

[2]国家文物局《中华人民共和国文物保护标准汇编》

作者单位：北京市档案馆