电子档案管理问题探讨

【摘　要】本文从电子档案管理的特殊性,以及所要求的电子档案管理人员所具备的知识技能和管理人员队伍建设进行了论述。

【关键词】电子档案管理；特殊性；知识技能

随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,许多电子文件归档后形成了电子档案。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与纸质档案仍有很大的不同——因为纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,人们不依靠任何技术就能识别档案的内容。而电子档案则须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上后,就离不开这种技术和设备,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,这就造成了电子档案管理的特殊性。

研究电子档案管理的特殊性,探讨建设一支与之相适应的具备一定知识技能的电子档案管理队伍,是实现档案管理现代化必须解决的课题。

１．电子档案管理的特殊性

电子档案管理与纸质档案管理不同的主要原因,是电子档案管理要依赖电子计算机的软硬件技术平台。因而电子档案管理的特殊性表现为以下几个方面。

1.1电子档案管理的信息内容数码化

电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。

1.2电子档案管理必须实行文档处理一体化

从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。

1.3电子档案保存保管技术复杂化

纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。

1.4电子档案开发利用形式多样化

对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。

2.电子档案技术管理

2.1电子文件分类

档案管理工作中的全部电子文件，按照业务类别划分，可分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等，这是按业务范围进行的分类；目前比较普遍而公认的分类方法是按照电子文件的来源划分，这种来源是形成电子文件的软、硬件设备。据此电子文件可分成文本类、图形类、数据类、程序类、图像类、声音类、多媒体类等。如通过文字处理软件形成的文件为文本类文件，通过AUTOCAD等软件形成文件为图形类文件，通过编程软件形成的文件为程序类文件，通过照相机等设备形成的文件为图像类文件，而通过音频设备形成的文件为声音类文件、通过多媒体软件制作的文件为多媒体类文件。这一分类方法基本涵盖了档案管理中所有电子文件，是科学而实用的电子文件分类方法。

2.2电子文件的检索原则应当是方便利用和便于文件保密

但电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索。基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。但是，如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度和准确率。查找网上文件，更不可以盲目检索.而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号，才能以最快的速度命中目标，否则如同大海捞针。另一方面，电子文件也需要保密或限制利用。对于这一部分文件一般的用密钥加以控制。随着网上窃密技术的不断完善.进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。所以，对于档案管理工作的核心机密，应当采用更加稳妥的保密手段。

2.3电子文件的鉴定也存在着区别真伪问题

档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则.电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。

2.4电子文件的归档方式

目前普遍是光盘归档和电子文件在线归档两种方式，即通常所说的物理归档和逻辑归档。光盘归档要归A、B套，A套作为母盘保管，B套提供利用。光盘按照电子档案的编号规则进行编号和管理。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好电子文件接收准备工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交。电子文件的在线归档也应打印出文件目录以备交接查存.重要文件应刻录光盘备存。

3.电子档案管理队伍的建设

电子档案管理的特殊性,要求电子档案管理人员既要具备档案管理基础知识,又要掌握自然科学知识和电子计算机应用技术,才能对电子文件及电子文件归档后形成的电子档案进行有效管理。这些知识和技能主要表现在以下两个方面:

3.1电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识

对档案学概念、档案管理学、文书学和档案保护技术学等知识予以深入了解和掌握,能熟练运用档案管理的理论知识来指导档案管理实践，不仅要知其然，还要知其所以然，面对不断出现的新问题，研究探讨新的管理方法，才能对电子档案按档案管理的原则和要求不断深化，实施常态化管理。

3.2电子档案管理人员还必须加强自然科学基础知识的学习,掌握电子计算机应用技术

对自然科学基础学科、微电子技术知识、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信和计算机网络技术及其在档案部门应用知识必须要有一定的了解和掌握，而对计算机操作、保养、维护的实际操作技能应达到国家规定的中级水平,只有这样才能对电子文件、电子文件归档和归档后形成的电子档案进行有效管理,达到长期保存和开发利用电子档案的目的。

建设一支高素质的电子档案管理队伍,一方面应引起各行业单位的高度重视,把培养电子文件、电子档案管理人员当作大事来抓,通过继续教育、学历提升等途径，尽快培养高素质的电子文件、电子档案管理人员;另一方面档案部门可以引进具有计算机技术的人员，改变档案部门人员知识结构单一带来的不足。

知识经济时代下,高新技术迅猛发展,既给企事业单位档案管理工作提出了挑战,又为开展电子档案管理提供了有力的技术支持。相信只要敢于迎接挑战,以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题,并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍,我们就能够管理好电子档案,保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。　[科]

【参考文献】

［１］郑玉祥.信息时代党委办公厅(室)更应重视公文信息档案保密工作[J].科技信息(科学教研),2007,(33).