高校招标采购中编制招标文件的几点思考

在世界经济全球化和一体化的今天,招投采购作为经济交往的桥梁,其地位日趋突出。高校招标采购能体现出公开、公平、公正、诚信与竞争的原则,必须以遵循市场经济活动为根本,按照国家的法律法规和学校的规章制度来实现。然而众多影响招标采购效果因素中,招标文件的编制质量是整个招标采购活动成败的关键,在具体操作中,笔者结合自身的工作经验认为以下几个方面应引起思考。

1 编制招标文件原则方面的思考

1.1 招标文件全面性和逻辑性思考原则

招标文件具有法律效应,是合同组成部分之一,是招标人需求和所有投标人履约的直接依据和共同遵循的标准,更是纠纷处理的依据。全面性是指技术和商务的内容:它涵盖了招标人需求、项目具体技术参数、标准化设置、市场行情、有效竞争、公平参与权、评标标准、法律法规条款、公共政策功能,甚至还要考虑文化传统方方面面的影响;逻辑性是指构成的语言:它涵盖语句不能前后矛盾、模棱两可,力戒罗嗦、重复。怎样把上述两方面的控制性要求融入招标文件文本中,这是难点。既要全面、准确地表达语言逻辑含义,又要使语言整体逻辑空间顺畅,体现一致性与一贯性。

1.2 招标文件非歧视性思考原则

招标文件非歧视性条款主要是指技术指标应是共性技术指标、技术参数是某个范围内的数值,不是具体数据,要尽可能清楚而准确地规定到各种最低要求的限度,可以采用“大于等于”或“在某某幅度内”这一类的措词。怎样界定歧视性条款,是一项硬工夫,也是招标文件编制水平的真实体现。然而几个关键点的控制与把关是招标文件编制人员杜绝非歧视性条款的标准。如定品牌采购问题,准入门槛或资质要求问题,厂家授权与产品质量可靠性矛盾问题,信息公开与参与权受限问题,采购人倾向性意见及控制等。因此对招标采购信息的收集、归类、分析显得十分重要,横向纵向对比能够判定招标人是否具有倾向性;对供应环境、企业销售渠道与方式的掌握有利于让招标文件编制者对招标人的需求作出客观评价;对政策法规的准确理解与执行,有利于招标文件编制者剔除歧视性条款。非歧视性思考原则是重要的商务和技术条款应同时最低满足三个以上潜在投标人能够参与竞争。

1.3 招标文件法律规范性思考原则

招标文件内容中法律法规的控制路径要严格设立,不容含糊不清,难以操作,要明确权力、义务与责任。首先要严格遵守招标采购法律、法规与条例,在具体细节安排上能全面落实各项规定,确保招标文件体现法律精神,有很强的权威性与说服力。其次实际操作过程中,要严格按招标文件规定执行,对事不对人,一视同仁。废标、无效标、未实质性响应招标文件、未提供有效资质等重大事项,要提出明确的处理规定,对于评分权重设置、投标保证金交纳、评标定标原则等具体内容要按照法律规定细化,并一丝不苟执行到位,公开接受各方监督。第三,法律法规细化成招标文件条款要有实际操作性,便于招标人的控制与监督,要结合招标采购项目特点,有针对性地细化法律条文,不具备实现条件的或者操作性不强的,要酌情删减,不要勉为其难而制造众多是非。

2 编制招标文件具体内容方面的思考

2.1 编制招标技术文件方面的思考

招标采购涉及的内容非常广泛,并具有差异性的基本特征。如货物类招标文件的技术规格应当包括基本要求、技术参数、配置、附件、备品备件、安装及调试服务等内容。招标文件对关键技术性条款应该表述清晰准确或作为“*”号条款,如果投标人对某一条没有响应,将会导致废标,其投标将被拒绝;对设备需要配置的备品备件的要求要明确,设备在具备其功能需要的基本配置以外,还有扩大功能所需要的附件和基本维修需要的备品备件,招标人如果决定购买,要在招标文件中明确说明其数量、性能,要求投标人分别报价,并计入总报价;招标文件中规定的各项技术规格或其它内容均不得要求或标明某一特定的商标、商号、专利、设计、型号及原产地;无法准确或清楚的说明拟招标项目的特点和要求的,则必须在招标文件内注明诸如“相当于”或“等同于”等字样。对金额小、品目多、到货快的招标采购项目合理分包是编制招标文件首选方案,因为合理分包是吸引实力投标人参与投标、体现招标采购优势及招标人买到质优价廉商品的一种方式。

工程建设项目招标文件应该遵循针对项目的个性特征要求和实际需求情况来编制。应该仔细研究图纸,全面了解和掌握工程的具体内容和工程各项组成,根据图纸整理和归纳各分部分项工程的工程量,并逐项校核;根据工程项目的不同性质,有选择的确定采用相应的技术规范和技术标准。应含有施工组织设计、对投标人资质要求、评标标准、合同主要条款、技术规格要求、工期及质量要求等等。

2.2 编制招标商务文件的思考

在编制招标文件的实践中,招标商务文件的基本内容可以套用现已成形的多种招标文件范本,各种范本中商务部分和招标运作程序部分的内容基本上是一致的。招标文件商务方面应含有资质证明材料、投标人业绩和合理的付款方式、投标保证金、评标办法和交货地点;还有常规确定的:如开标的时间和地点;投标文件必须具备的文件种类;投标文件的签署要求;投标文件的澄清程序和方式;投标文件封装要求以及正、副本份数;投标文件填写错误的修改办法等。国内投标人资质证明内容是指有效的工商营业执照、税务登记证、企业组织机构代码证;法定代表人的证明材料;投标人的身份证明材料;法人签名的原件。投标人业绩反映了投标人的产品价格、性能质量、技术水平、服务质量、管理能力以及信誉等综合囚素;对于建筑施工企业应要求提供近三年完成的工程业绩情况,三年的财务报表等内容。合理可行的交货期是质量的保证,明文规定延期交货或者拖延工期的惩罚措施。招标采购的付款方式和条件应该符合国家有关法律、法规并兼顾招标人的要求及按国际惯例。设置投标保证金,可以起到限制某些厂商一家多投或串标,保障招投标工作的连续性和严肃性。最适合的评标方法是根据招标项目的不同特点和实际情况确定。

2.3 编制招标文件人员素质的思考

高校现有的招标采购人员大多从各个行业集中过来的,有各自优势,但与当下知识大爆炸时期复合人才的综合要求还有一定差距,与职业资格素质方面要求还有相当距离。我觉得作为招标采购人员要有一套完整知识结构和各种技术专长及能力。主要完整知识结构应含法律知识、经济知识、财务会计知识、商品知识、计算机和外语知识等;技术及能力应含实际招标采购技术能力、市场分析与判断能力、缔约与履约验收的能力、招标采购管理能力等。