浅谈高职院校教学档案管理工作的创新

摘 要：档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，对于促进高职院校教育质量的不断提升有着重要的意义，但目前，我国高职院校教学档案管理意识较为淡薄，教学档案管理理念和方法相对滞后，有待进一步创新和完善。鉴于此，本文对我国高职院校教学档案管理工作中普遍存在的问题进行了归纳，并提出了相应的创新和改进建议。

关键词：高职院校；教学档案管理；创新

近年来，我国职业教育事业发展迅速，高职院校办学规模、办学条件、教学能力不断增强，但教学档案管理工作相对滞后，与高职院校的高速发展不相适应。而众所周知，教学档案管理不但是衡量高职院校管理能力和教育质量的重要因素，也是促进高职院校教学质量和管理水平不断提升的重要途径，强化高职院校教学档案管理，使其更好地服务于高职院校教育工作，有着很强的必要性。鉴于此，笔者将结合实际工作情况，就高职院校教育档案管理工作现状和创新途径进行讨论，期望为高职院校教育档案管理工作的创新和改进提供参考。[1]

1 高职院校教学档案管理现有问题

目前，我国高职院校对教学档案管理工作普遍重视不足，在硬件条件改善、工作队伍建设和工作理念创新等方面存在显著的问题，主要表现为：

1.1 重视不足，档案意识淡薄

近年来，我国高职教育事业快速发展，许多高职院校在办学规模、办学条件、师资力量、科研能力等方面发生了重大变化，在办学水平不断提高的时期，高职院校管理工作繁忙而复杂，学校教学、管理的各个方面均需要足够的管理力量的投入。[2]而档案管理工作由于性质特殊，其工作质量的好坏不会立即、直接影响学校办学，因而许多高职院校领导对其不够重视，也导致教职工缺乏档案管理意识，对《档案法》及国家关于高等院校档案管理的各项法律法规和规章制度了解不足，没能按规定和要求进行档案收集工作，导致档案资源匮乏且利用率低下。

1.2 经费不足，管理基础薄弱

由于重视度不足，许多高职院校往往将经费更多地投入到能够直接改善办学条件的项目中，在一定程度上挤占了档案管理工作经费。由于资金投入的缺乏，档案管理基础相对薄弱，信息化档案管理落实不到位，加之其他档案管理设施、设备陈旧，对档案管理工作的高效开展造成了较大的阻碍。[3]

1.3 档案管理队伍建设工作滞后

一支高素质的档案管理队伍，是确保高职院校档案管理工作科学性、有效性和规范性的重要基础。但目前我国高职院校在档案管理工作队伍建设方面较为落后，许多档案管理人员在入职前后并未接受过系统的档案管理工作培训教育，对档案管理工作对高职院校的重要性认识不足，缺乏使命感和责任心，且对国家和学校关于档案管理工作的相关法律法规、规章制度掌握不足，不能按规定开展各项档案管理工作。与此同时，很多档案管理人员对信息化档案管理知识和技能的掌握不足，对其基本理论、知识和操作技能不够了解，直接制约了高职院校信息化档案管理改革的进程。[4]

1.4 档案服务意识不足

档案管理工作应主动服务于高职院校教育工作，但目前，档案管理部门缺乏服务意识，不能主动进行教学档案的开发和利用，工作中重保管，轻利用的问题迟迟得不到解决。[5]许多教育档案管理人员的工作意识仍然停留在“看家收摊”、“你查我找”的层面上，许多利用档案较高的档案资源未被及时开发，而已有的高质量档案资源也常常被束之高阁不能物尽其用。

2 高职院校教学档案管理创新改进对策

针对上述问题，认为当前高职院校档案管理工作的创新与改进应从以下几个方面做起：

2.1 加强重视，转变意识

加强对教学档案管理工作的重视，是促进该项工作不断创新和发展的重要基础，对此高职院校领导应充分认识教学档案管理工作的意义和作用，将教育档案管理工作当做一项重要工作来抓，对此应采取以下几项措施：1）强化宣传教育，使高职院校广大教职工认识到档案管理工作的重要性，使其积极地参与和支持教学档案管理工作，自觉从事力所能及的档案资源开发和维护工作；2）建立健全教学档案管理机构，加强对档案工作的领导，建立综合档案室，不断健全教学档案管理组织机构；3）健全高职院校教学档案管理工作规章制度。建立完善的档案管理工作制度，使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，使学校的档案工作有章可循，保证档案质量。强调各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐、资料、报表的要求，结合年终考核与个人年终奖金挂钩外，还要作为年终评优选先的依据，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，促进教学档案管理工作质量与效率的全面提升。

2.2 增加资金投入，改善工作基础

《档案法》第十三条中指出，各级各类档案管理单位的档案机构，应“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。对此，高职院校应结合学校发展情况和现有条件对档案管理工作投入适当的资金、人力和物力，逐步改善教学档案管理工作设施、设备等硬件条件。[6]积极引进信息化档案管理设备和相关软件，组织档案管理人员积极学习信息化档案管理知识和技能，全面落实信息化教学档案管理，以提升教学档案管理工作的规范化程度，促进管理效率的进一步提升。

2.3 强化教学档案管理队伍建设

建立一支具备极强的专业素质和业务水平的档案管理工作队伍，无疑能使高职院校教学档案管理工作事半功倍，对此应采取以下措施：1）制定科学的档案人才培养计划，并采取相应的培训教育手段，积极吸引优秀的专业档案管理人才和优秀的应届毕业生，就新入职的档案管理人员进行职业生涯规划，一方面提升档案队伍稳定性，另一方面促进整个教学档案管理队伍整体素质的不断提升；2）提升档案人员薪资待遇，从而实现对档案管理人员的有效激励，改善其工作状态，激发其工作潜能；3）强化职业道德建设，帮助教学档案管理人员树立正确的人生观、价值观和工作态度，不断提升职业道德修养。

2.4 树立服务意识

充分发挥教学档案管理工作的服务职能应从以下几方面做起：1）对所有档案用户包括校内校外的公众用户，在保密制度、网络安全许可的范围内，通过全方位、多层次、多样化的服务方式、服务手段满足其使用需求；2）树立主动服务观念。结合档案信息用户的工作需要、心理需要和对档案资源的要求主动开发和提供相应的档案资源。避免被动的工作状态，尽可能的主动提供服务。此外，对一些特殊用户也可提供有偿服务，并将所得资金用于学校教学档案管理工作的进一步改革与创新。

3 总结

综上所述，高职院校教学档案管理工作是一项重要的基础性工作，它应服务于高职院校教学工作的不断改进和发展，促进高职院校办学水平的不断提高。但目前，高职院校多处在快速发展时期，对教学档案管理工作的重视普遍不足，滞碍了教学档案管理工作的创新与改进，时期不能充分发挥应有的作用。在此背景下，高职院校各级领导应以身作则，加强对档案管理工作的重视，增加对档案工作的经费投入，改善其工作条件。此外，档案管理人员应积极学习国家和学校相关规定，不断提升自身专业素质，熟练掌握信息化教学档案管理的基本知识和操作技能，认清档案管理工作的服务职能，积极主动地进行档案资源的开发、利用，以更好地服务于高职院校教育工作。■

参考文献

[1] 万怡玲.浅谈高职院校教学档案信息化的建设[J].城建档案.2013（8）：81-82

[2] 宋平.高职院校学生档案管理探讨[J].档案管理.2013（4）：85

[3] 吕辉.高职院校教学档案管理初探[J].经济技术协作信息[J].2013（17）：30

[4]王玮.浅谈高职院校系部教学档案的管理[J].价值工程.2013，32（3）：256-257

[5] 刘晨凌.浅谈高职院校系部教学档案管理的认识与思考[J]中国校外教育：下旬.2012（9）：145

[6] 汤未.高职教学档案管理的创新模式研究[J].考试周刊.2012（76）：169-170