电子档案管理系统配置问题探讨

[摘 要]电子计算机的软硬件产品名目繁多，我们不可能以罗列产品的方式确定电子档案管理所需要购置的技术、设备，但可简要讨论电子信息处理对电子计算机的软硬件依赖情况，档案馆可根据自己现在保管的或将要保管的电子档案的具体情况，来决定自己的技术、设备配置，并随着相应技术、设备的发展而更新换代。当然，我们这里所讨论的还很不全面，只能作为参考。

[关键词]电子档案管理；配置；分析

一、数据库管理系统

电子档案的电子计算机管理软件，通常是在商品软件基础上进行二次开发集成的应用程序系统，其中绝大多数使用/数据库管理系统。数据库是在电子计算机的外件储器上，按一定组织方式存储在―起的数据，相互有关的最小冗余度、可共享的数据，有较高数据独立性和易扩展性，能确保数据安全和完整的数据融和。数据最小冗余度是指数据库中的数据尽量能不重复；数据共享是指数据库中的数据可以同时为多个用户利多个应用程序服务；数据独立性和易扩展性是指数据库的数据与应用程序不存在依赖关系，而且便于扩展；数据安全性是指保护数据库以防止非法使用；数据完整性是指获取数据库中数据的过程要确保其正确性、一致性和有效性。这个数据集合的一系列特性，是由数据管理系统的软件提供通用的存取和控制方法加以实现的。对于一个特定的数据库来说，它是集中统―地保存、管理某一单位或某一领域所有差别的数据。按照所存数据的应用领域，可分为商用数据库、管理数据库、工程数据库、科学数据库、档案数据库、图书数据库、情报数据库和智能数据库等等。根据数据存储的物理分布，可分为集中式数据库和分布式数据库。

数据库系统是用于组织和存取大家数据的管理系统，它是有关的电子计算机系统、数据库及其描述机构、数据库管理系统、用户及其应用程序、数据库管理员，而组成有高度组织的总体。数据库系统是以最小的冗余度和较高的数据独立性，管理系统中大量、持久、可靠、共享的数据，并能提供数据安全性、完整性。

二、存储及输出设备

（一）存储设备与存储载体

电子档案管理，主要技术工作包括信息的收集、整理、存储和提供利用等。信息处理所依赖的数据库系统装入电子计算机及信息数据的存储，都需要相应的电子计算机设备和存储载体。

（二）数据输出设备

信息数据的利用需要相应的输出设备。作为早期电子计算机系统的输出设备主要是：

终端是通过通信信道发送和接收数据的装置，以联机方式工作。通常由一个键盘和一个显示装置所组成。打印机是将电子计算机输出的信息以字符形式在纸上打印出来的装置。常用的有针式机械打印机、喷墨式打印机、激光打印机等。

（三）软件与程序

软件、即电子计算机系统中使用的各种程序和文档。各种电子计算机程序可被自动转换成代码化指令序列和符号化指令序列或符号化语句序列。文档是用自然语言或形式化语言编写的文字资料和图表，用来描述程序的内容、组成、设计、功能格式、开况、测试结果及使用方法，如程序设计说明书、流程图、用户手册等。软件又可区分为系统软件、支撑软件和应用软件。系统软件是指支持程序一并运行的操作系统、数据库管理系统等；支撑软件是作为程序开发的工具，仅提供支持服务，不参与程序的运行，如文本编辑程序、屏幕编辑程序；应用软件是为了解决某一特定的应用问题而专门编制的用户程序。

1.操作系统

软件中最重要的是操作系统，它是对电子计算机硬件和软件资源进行管理和控制的程序集合，也是用户和电子计算机系统的接口。在电子计算机系统中是用操作系统统一管理电子计算机的全部资源，合理组织电子计算机的工作流程，为用户提供方便灵活的操作；任何用户都是通过操作系统来使用电子计算机，各种系统程序和应用程序都是在操作系统控制下运行。根据系统所管理的资源不同以及提供服务方式的差别，大致分成多道处理操作系统、分时操作系统、实对操作系统、网络操作系统和分布式操作系统等五类。电子计算机同时为几个用户使用，用户只要把程序、数据以及作业说明书交给操作员，由操作员把许多作业成批地输入电子计算机，由操作系统逐个处理，称为多道批处理方式。允许多用户同时通过各自的终端与电子计算机交流，随时修改测试程序，控制作业的进行，而每个用户感觉不到别人同时使用计算机.称为分时方式。对外部输入的信息在规定时间内能处理完并做出反映，这个规定时间的长短，由实际控制对象决定，称为实时方式。当用来管理计算机网络上的多个电子计算机资源，它们之间的通信都要按照协议规定进行，称为网络方式。由多个处理机结合构成具有并行和同步功能的电子计算机操作系统，各个处理机可以进行分布计算，再协同完成一项任务，称为分布方式。不论那一类方式的操作系统，从资源管理的观点出发，它们都具有处理机管理、存储管理、文件管理和设备管理等基本功能模块。

2.应用程序

程序是为解决某一问题而设计的一系列指令。根据被解决问题的目的不同而有系统程序和应用程序之分，系统程序是以某种方法管理和控制电子计算机，如操作系统及其所支持的实用程序和语言翻译程序等；应用程序是为了执行某项具体任务.如定单处理、库存控制等。从程序设计结构的观点看，程序可简明地归纳为：算法与数据结构程序。应用程序是在电子计算机和系统软件的支持下，编制面向具体问题和用户的程序。这类程序的内容广泛，小到某个数学题的计算，大到有关国计民生的应用系统。其处理对象，可以是数值计算、数据处理、信息处理和知识处理。为了解决某一特定的应用问题而专门编制的程序往往具有较强的通用性，可以组成种类繁多的应用系统，例如管理信息系统、决策支持系统、电子计算机辅助设计与制造系统、办公室自动化系统、专家系统等。

档案馆的电子档案管理，要注意收集保存好电子档案所依赖的各种软件与程序，如有可能，最好同时保存应用程序的源程序代码。

参考文献：

[1]电子文件管理研究课题组.档案馆管理电子档案的设备配置[J].科技档案，2003（03）.

[2]孔庆宏.加强会计档案管理必须做好基础工作――浅议会计档案管理规格化[J].广西财务与会计，2006（02）.