OA系统在政府信息化建设中的应用探究

摘要：OA办公自动化系统在政府信息化建设过程中一直处于核心及重要的位置，本文在简要分析OA系统的基础上，简要分析了其在政府信息化建设中的优越性，并针对当前OA系统在实践应用中的一些问题与不足，提出构建现代OA系统的对策建议。

关键词：OA系统；信息化；应用

当前，全球迈入知识经济时代，越来越多的国家重视信息化建设，我国也不例外，政府信息化作为国家信息化体系建设的重要组成部分，也越来越被各级政府所关注。很长一段时期以来，政府机关的办公模式以逐层提交、逐层审批为主，传统办公业务主要以手工实现，由于缺少重要的信息传递及工作流程缓解，导致各部门间的信息共享和及集成在一定程度上难以实现，既不利于办公效率的提高，又造成办公资源浪费。近年来，随着信息技术的快速发展，机关办公自动化进程加速，OA办公自动化系统得到广泛应用及推广，实现了机关各部门单位间的电子协同工作及网上办公，优化了工作流程，使得工作效率大增，劳动成本大减，有效促进了政务数字化的建设进程。现结合实践经验，就OA系统在政府信息化建设中的实施应用进行粗浅探讨，以供参考。

1 OA系统概述

OA是Office Automation System的简称，即办公自动化系统，此概念由美国人D.S.哈德于1936年率先提出，60年代在美国逐渐发展，70年代后期正式形成新型的综合学科，及至80年代才开始得以迅速发展，但就该系统的具体定义，目前尚未形成统一认识。简单来说，可以理解为在采用先进的计算机技术的基础上，由各种设备及人机信息系统共同协助完成我们日常工作中的各项办公业务活动，简化工作流程，提高工作效率。一般而言，OA系统的功能模块多达30几个，主要涵盖了内部电子邮件、短信息、工作日志、工作流、公告通知管理、考勤管理、工资上报、会议管理、车辆管理，等等。当前，OA系统的设计与开发主要偏向于Web服务，强调现代办公自动化向个性化过渡，特别是浏览器界面能很好地实现个人用户实用简单的要求，并提供了一个标准的集成平台实现用户综合信息集成的要求，所有用户只要满足上网要求便能建立各自的网上办公室，不但效率高成本低且方便安全。

2.OA系统在政府信息化建设中的优越性分析

如前所述，政府机关的组织架构层级明显，办公模式以逐层提交、逐层审批为，传统办公业务主要以手工实现，单纯以办文程序为例，便主要包含了文件起草、审阅、会签、签发、下发、归档、借阅等诸多环节，流程复杂且流转时间缓长，弊端明显，然鉴于难以对机构及流程进行大改动，要解决此弊端，最好的措施就是利用先进的计算机及网络技术从根本上彻底改变传统的工作模式，实现整个办公过程的电子化，而OA系统无疑是最佳选择，其优越性可概括如下：1）形成连接各部门的高效协同的信息平台，为各部门提供便捷有效的信息及交流场所（如电子公告、电子刊物、电子论坛、邮件系统等），不同的部门及个人通过各自的访问权限，均可快速地在网络上传输或者获取与工作相关的信息，有效促进了组织内部的通信及信息交流的顺畅快捷。2）能有效实现与各种数据库的连接，集成其他的应用系统，通过定制相关程序对现有的业务信息系统（如人事系统、财务系统等）进行访问，有效实现内部办公的同步管理，大大缩短了工作环节，促进办公效率的提高。3）机关单位内部诸如公文处理、收发文、各种审批、请示、上报等流程化工作繁多，OA系统能实现工作流程的自动化，让工作人员更方便地查询、监控、跟踪及记录各文档，实现多部门、多岗位间的高效协作。4）可以加快公文、会议、档案、交办、申请、审批、日程安排等通用办公事务的处理速度，提高办事效率，促进行政管理工作的科学化。5）能加强政府与社会公众的沟通（如上访信息管理系统），及时获取公众的反馈意见，更好地践行为人民服务的宗旨。6）能将各部门的人、财、物等各类文件以及规章制度、数据等各类信息进行统一管理，并结合一定的权限保存、共享及使用，实现信息的共享、远程及移动办公，真正做到办公“无纸化”，有效节约办公资源。

3.当前OA系统的不足及构建现代OA系统的对策建议

当前，随着电子政务的如火如荼，OA系统在实现信息处理及提高工作效率方面效果显著，但在实践应用中，传统OA系统也显露出一些问题及不足，如一些单位OA技术的应用仍停留在初级阶段（如简单文字处理、排版、印刷、输出、存档等），在对一些多媒体或超文本信息（如视频、声频、图形、OLE对象、扫描图象等）处理方面存在不足，也不能很好地利用电子邮件跟踪处理工作流程，对信息的共享、交换、组织、传递及监控弱势。又如，传统的办公自动化只强调秘书或个别操作人员会网络技术完成交办任务即可，无需所有办公人员都要掌握办公设备的应用，而当前的办公自动化系统则是通过计算机网络将整个信息化处理过程进行紧密结合，强调全员办公自动化，通过网络完成大部分工作，因此要求所有人员都要熟悉并掌握相关的办公自动化设备，而我们面临的现状往往是人员素质参差不齐，导致现代OA系统难以普及。

针对如上问题，笔者以为应从如下两方面入手，构建现代OA系统，以促进工作效率的提高：1）积极打造现代OA系统技术平台。要打造现代OA系统技术平台，一是结合自身实际选择适宜的OA系统软件。市场上分别基于不同的技术平台开发的OA系统类型繁多，如Microsoft Exchange、Lotus Domino/Notes、JSP、ASP/SQL Server等，在选择上，应立足于单位自身对OA系统的功能要求进行综合判断，当前较常用的主流平台有Lotus Domino/Notes、Microsoft Exchange及JSP/Java，但JSP/Java的开发及维护成本相对较高，因此笔者建议应尽可能地选前两者。同时，做好OA系统硬件设施的建设，如购置与当前OA系统建设相适应的计算机网络设备，配齐配全各种音像设备等（如打印机、扫描仪、投影仪等）。二是要抓好办公事务处理软件的应用，以提高办公事务处理效率。如可将一些常用数据库（电子表格、文字处理、电子排版等）做成应用软件包，软件包内的不同应用程序可以共享或者互相调用数据。2）加快信息管理型办公系统的建设。将事务型办公系统与综合信息（数据库）紧密结合，加快信息管理型办公系统的建设。当前，随着信息利用率的逐年增强，在办公系统中对和本单位的综合信息的需求量也与日俱增，因此，应主动地在综合数据库中存贮更多的与单位日常工作相关的各类信息，如政府机关的综合数据库应含各类政策、法令、法规以及有关上级政府和下属机构的公文、信函等各类政务信息；公用服务事业单位的综合数据库应含与单位服务项目相关的所有综合信息，从而有效提高运作效率，实现运作模式精简、高效。3）加大对所有办公人员的培训工作，确保他们熟悉并掌握先进的信息技术，从而能更快更好地适应当前信息化的工作环境，如有必要，可将信息技术知识与技能的考核纳入综合考核范围之内。

总之，在政府信息化建设过程中，OA办公自动化系统一直处于核心及重要的位置，当前，随着信息技术的突飞猛进，独立、零散的办公自动化应用已不能满足政府信息化建设的要求，更多的是强调协同工作、综合、集成化的解决方案，因此，在实践工作中，我们要不断创新工作思路，在做好OA系统的建设实施的同时，还要强调制度的保证以及数据的支持，并辅以一些人性化的管理，实施全面的人员培训，确保OA系统能真正融入政府机关的日常工作中，为信息化建设的发展提供强有力的保障。

参考文献

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