浅谈文书档案新的立卷方法

摘 要：在科学技术日新月异发展的信息时代，对传统的档案管理理论要进行重新认识和概括，打破其不合理的内容，确立和发展其科学的原则、方法。传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。以“件”为保管单位进行档案整理是切实可行的，是一种创新的做法，也是一种先进的管理方式，能够节省大量的人力、物力、财力，大大提高了归档工作的效率，符合档案发展的趋势与国际接轨。

关键词：文书档案；立卷；改革

在科学技术日新月异发展的信息时代，对传统的档案管理理论要进行重新认识和概括，打破其不合理的内容，确立和发展其科学的原则、方法。档案整理理论是档案管理理论的核心，它直接影响着整理实践的发展及其它管理环节理论的确立和实践技术。因此，要对档案管理理论进行改革。

随着社会的进步与科学技术的发展，特别是计算机、扫描仪等一系列现代化设施进入文件形成与管理领域，自动化进程明显加快，传统的立卷方式难以适应这一形势的需要，推行立卷改革将成为一种趋势。

一、文书档案立卷改革的必要性

“卷”改“件”是档案部门面向计算机时代的一种选择，计算机技术的引入，对于档案管理现代化有着重要的意义，使档案管理能够跟得上计算机发展的时代，利用计算机管理档案，在文件的传递、排序、编号、检索以及存储上具有明显的优势。在办公自动化系统中，文档一体化管理的理念正在不断地为人们所接受。这是因为与传统的文书立卷相比，它更具有科学性和可操性。以“件”为保管单位与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理”

要求。

传统的档案管理，强调档案的立卷管理。对于纸质档案来说，由于强调立卷，使工作流程非常繁琐。首先要对文件进行实体分类，然后按问题、重要程度、保管期限排列卷内文件，编写卷内文件页号，编制卷内文件目录。这些工作环节，可是说是“费力不讨好”的工作程序。组卷时，要对卷内文件编流水页号，文件原始的页号作废；对稍大载体的档案进行裁剪，不注意还会把重要内容裁掉；没有装订线的文件，还要贴边，这些都破坏了档案的原始状态甚至档案的本质属性——原始记录性。组卷后，为利用者提供复制利用时，有时必须拆卷复印，否则复印内容不全，且容易泄密。

立卷难是大家的共识。由于传统立卷方法基于手工管理方式，其本身要求的人工劳动难度大，尤其是案卷组合和案卷提名的拟写。一个案卷的质量高就在于卷内文件涉及相关问题要具有一定的联系，联系越紧密问题越集中，案卷就越容易成立，标题也比较好拟。反之，卷内文件之间联系很少，该卷就成了杂卷，任何概括性标题都无法如实反映案卷的全貌。

传统的文书立卷方法已不适应档案管理现代化的需要。传统的文书立卷方法必须改革，包括立卷不装订，按时间排、随办随归，采用单份文件归档将是我们改革的方向，是适应未来机关办公现代化和档案管理现代化需要，符合文档一体化发展的趋势。我们抚顺石化公司也要适应时代的发展，进行文书档案立卷方法。

我认为以“件”为保管单位的文书立卷方法是最为科学、最能从根本上改变文书立卷工作难、繁、缓现象，是今后档案工作发展的大趋势。

二、文书档案立卷改革的可操作性

与传统的立卷方法相比，以“件”为保管单位的立卷方法，占有很大优势。首先，它几乎消灭了文书立卷过程中最落后的手工劳动。由于不裁、不订、不组卷，最大限度地减轻了部门立卷人员和档案管理人员的劳动强度；其次，立卷工序的简化，大大降低了档案管理部门的业务指导难度；第三，由于大量使用计算机检索，简化了检索手段，极大地提高了检索速度和档案的查准率、查全率；第四，采用以“件”为保管单位的立卷方法后，文件目录和档案实体一一对应，降低了档案管理软件的编辑难度；第五，由于不裁不订不打页码，就不必再购置卷皮、线绳、切纸刀、打号机等档案专用品，为企业节约了开支；第六，由于不裁不订，保持了档案的原有面貌，而且单份材料便于复制和利用，增强了档案保密性。

三、改革文书立卷方法，具体操作步骤

第一步，由档案部门将应归档材料按党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理分成四大类，称为一级类目。在一级类目下按问题设二级类目，然后依据档案保管期限的划分原则，以“件”为保管单位划分保管期限，再将内容相关的档案材料在同一二级类目下按永久、长期、短期排序；

第二步，文件整理必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，这也是档案有别于图书、情报及其它信息的最本质属性。文书档案立卷改革是对档案工作外在的、具体的方式方法的改变，对基本的、客观的档案工作规律不能违背。文件正本与定稿为一件，请示与批复为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文作为一件。采用燕尾夹或者包朔回形针固定。固定时，正文在前，定稿在后；批复在前，请示在后；复文在前，来文在后。

第三步，归档文件应逐件填标识符号，在文件首页右上角的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章内设中国石油抚顺石化公司洗涤剂化工厂、存档号等字样，存档号由全宗号、类号、年度、保管期限、件号组成。

第四步，归档文件应件编目。归档文件的编目，按照“中油档案信息管理系统软件”的格式要求进行录入，归档文件目录设置序号、档号、题名、文件编号、责任者、文件形成时间、页数、密级、保管期限等项目。

第五步，将归档文件按件号顺序装入档案盒，件数要适度，并填写档案盒盒脊、备考表项目。

实现办公自动化后，采用单份文件归档，归档程序的简化，使文书档案的归档工作不再成为一项繁琐而艰巨的工作。以件为单位存放，意思是将每份文件作为一个独立实体进行归档、利用等工作，方便利用、复制，便于鉴定。以“件”为保管单位进行档案整理是切实可行的，是一种创新的做法，也是一种先进的管理方式，能够节省大量的人力、物力、财力，大大提高了归档工作的效率，符合档案发展的趋势与国际接轨。

随着社会的发展和科技的进步，文书档案工作本身和社会对档案信息的需求两方面都会促进文书档案工作的改革和发展，这就要求我们要坚持原则，遵循文书档案工作的基本规律，要用创新思维，在实际工作中不断研究和探索，使文书档案工作逐步走向完善。

参考文献

[1]张桂珍.谈“卷”改“件”.中国档案[J]，2002（增刊）：136-137

[2]孙丽萍.改革文书立卷方法强化档案计算机检索功能.中国档案[J]，2002（增刊）：128-129