浅谈OA系统的数据清理

摘 要： 本文从阐述OA系统的功能与数据的关系入手，论述了OA系统数据清理的重要性，并结合所在公司的具体实践，总结了OA系统数据清理应注意的若干原则。

关键词：OA系统；数据；清理

一、OA系统及其数据

办公自动化系统（Office Automation System，简称OA），是基于网络互连的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流、，达到提高工作效率，降低劳动强度，减少重复劳动的目的。

一个常见的OA系统应包括如下的功能[1]：

工作流转功能，如公文处理、日常审批、工作监控、修改痕迹保留等。

文件管理功能，如可以根据需要设置文件库，文件库中提供多重访问权限控制等。

信息功能，如电子公告、在线新闻、电子论坛等。

内部通讯功能，如电子邮件、即时通讯等。

辅助办公功能，如会议室管理、日程安排、物品管理、人事管理、考勤管理等。

为完成上述功能，典型的OA系统多采用基于J2EE技术的WEB应用系统[2]，既可以方便地存取数据库，也可以对JSP、EJP和XML等提供良好支持。Web中应用程序除了访问数据库数据外，一般还要访问非数据库数据，特别是XML文档[3]。所以，OA处理的数据从文件形式上可以分为数据库文件和文档文件两大类。数据库文件主要是工作流、邮件等的相关记录，如流程名称、流转环节、审批意见、收件人、发件人等。文档文件则既包括独立的文档，如文件库中的文档，也包括各类流程、邮件、公告和新闻的附件，而且由于其不局限于文本还可以是图纸、照片等，因而往往文件较大。

二、数据清理的重要性

一个OA系统成功上线运行后，随着时间的推移，系统内就会积累大量的数据。这些数据从有效性的角度可以分为两类，一类是正常业务的记录，是有效数据；一类是因各种原因而产生的无效数据或垃圾数据。

出于下述几个方面的考虑，应对OA系统的数据进行清理：

1、 减少系统资源占用，提高系统运行速度

这是针对OA数据库文件中的垃圾数据而言的。数据库文件中存放着工作流、邮件等的相关记录，而且一般会将进行中的流程与已完成的流程记录分开文件存放。在尚未完成的流程文件中伴随着工作流程和邮件等的流转，会记录下各个环节的办理人、办理时间、审批意见等内容；当一个工作流完成了全部环节后，就会从尚未完成的流程文件中转入已完成的流程文件中，并供历史查询。一个尚未完成的工作流，或由于实际工作已不需要而不再流转下去，如人事经理发起的为某核心员工加薪的请示流程尚未完成全部审批，该员工已不辞而别，这个流程显然已没有必要再流转下去；或由于软件本身的故障，导致工作流无法正常流转完成后续环节。这都导致在尚未完成的流程文件中，产生了垃圾数据，并造成流程文件增大，从而在OA系统运行时占用更多的资源，运行速度由此而下降。

2、 节约存储空间

这是针对OA系统中的垃圾数据而言的。因为只有有效数据才有存储的价值，垃圾数据只是白白浪费了存储空间。OA系统将数据存在服务器磁盘阵列上，而且一般会将数据库文件与文档文件分开存放，但不论是数据库文件中的垃圾还是文档文件中的垃圾（如未完成的垃圾流程所对应的附件文档），都占用了宝贵的磁盘空间，应当将其清理出去。

3、 便于系统备份和恢复

这是针对OA系统的数据库文件和文档文件而言的。OA系统和其它的应用系统一样，是需要通过平常及时备份，以便在系统崩溃时得以恢复的。由于OA系统中存放流程的数据库文件和存放流程附件的文档文件有具体的对应关系，因此在备份时需将数据库文件与文档文件同步备份。备份数据库文件可以选用复制或日志的方法，而备份文档文件则只能用复制的办法了。如果系统中存在着没有清理出去的垃圾数据，显然会占用更多的备份空间，也会导致备份与恢复消耗更多的时间。

4、 利于促进实际业务的及时完成

用户会根据实际业务的需要在OA系统中发起相应的工作流程，并按照最终的审批结果开展实际业务，但由于各种各样的原因，会导致流程无法按员工的预期完成，最终影响实际业务的按时开展。比如，采购员甲办理借款预付货款后，应按公司财务规定及时取得采购发票完成报账手续，但甲发起相应流程后却迟迟无法取得正规的发票，因而流程无法通过财务审结，变成了长期呆滞流程。如果系统管理员坚持定期清理逾期流程，就会将这一问题暴露出来，从而引起相关部门重视并采取相关措施，避免形成呆账。

三、数据清理的原则

1、 分析系统的功能应用确定数据清理的重点

系统管理员是OA系统数据清理工作的主要承担者。为了做好数据清理工作，系统管理员首先应该进行系统的功能应用分析，梳理所使用的OA系统功能，确认这些功能会产生哪些有效数据，可能伴生哪些形式的垃圾数据，并统计分析这些数据的大小与时间的关系，从而有针对性的制定清理的方法和频率，使数据清理工作整体建立在科学的基础之上，既可以保证清理的及时有效，又可以保证不会出现大的遗漏。

以本公司实践为例，经过统计分析得知，内部邮件积累速度很快并容易产生大量垃圾数据，是影响OA效率的重要因素。为此，本公司加强对内部邮件的管理，首先限制邮箱大小，将一般用户的邮箱容量从50M下调为20M，需要更大容量的用户须向信息中心提出申请；其次，要求各位用户及时清理本人邮箱，必要的资料备份到本机，既要防止用户邮箱溢满无法收发新的邮件，又要防止用户长期存放邮件将OA当成了自已的文件柜，使OA长期超负荷运行；最后，对于滥发和错发的邮件等由系统管理员清除其数据库记录和附件文档。

2、定期与不定期清理并重

数据清理工作不能一劳永逸。一次清理后，系统的效率会有相应改善，但随着时间的推移，新的数据包括有效数据和垃圾数据会继续沉淀积累，这就导致清理工作必须持续进行。系统管理人员根据统计分析得出的规律，可以制定符合实际的清理周期，按时进行定期清理。但工作时间有忙时、闲时之分，反映在OA中也会导致办公数据在特定时间数量激增，这时就要进行不定期的及时清理。

在笔者公司，一般是每两个月进行一次定期清理，但在全面预算、年度总结这些工作开展期间，或者组织机构大面积调整期间，则会视情况进行及时清理，来确保系统工作效率。

3、前台操作为主，后台操作为辅

从清理操作的角度，可以将OA数据清理工作分为前台操作和后台操作两种。

前台操作的主体既包括普通用户，也包括系统管理员，他们可以依据各自不同的操作权限进行相应的数据清理。例如，流程流转完毕回到申请人环节，需要申请人在阅读完领导批示后，将该流程提交结束并归档到档案库，从而将该流程从尚未完成的流程记录转为已完成的历史流程记录，这样可以提高系统未完成的流程的数据库运行效率；而系统管理员可以通过系统提供的流程监控功能，监督申请人是否及时进行提交结束的操作，并可对其进行提醒，一旦出现人员离职等无法正常继续的情况，系统管理员可以将其特送给其它人员及时清理或直接将原申请人账户密码清除后进入执行清理。这些都是前台操作。前台操作的好处是可以分散进行，由各位用户自已进行，工作量相对较小，而且是借助系统程序界面进行，可以将记录和附件同步清理，比较彻底，一般也比较安全。

如果通过前台操作不能解决问题，就要使用后台操作，由系统管理员直接对数据库或文档进行清理。例如前面提到的内部邮件错发问题，两个技术员之间通过邮件传递产品图片，附件比较大，可是作为发件人的技术员误将收件人选为全公司，造成全公司用户都收到了这些图片，很多不相干的用户邮箱都被塞满了而无法进行正常收发邮件，更重要的是还可能造成商业秘密泄漏。这时，就可以由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。又例如，工作审批流程由于用户审批时使用非法字符，导至流程无法正常进行后续流转，造成流程作废，形成垃圾，这时也需要由系统管理员从后台直接清除相应的数据库记录和附件文档。一般的OA数据库由于范式化的要求，会将相关记录分散到多个表中，有些还采取了加密处理，这导致后台操作要象前台操作那样完整清除记录和附件，是有相当难度的。同时，直接对后台数据库进行操作，也容易误清有效数据或带来影响系统运行的后果。所以，对后台操作要十分慎重。

因此应以前台操作为主，系统后台操作为辅。同时，要规范前台日常操作，比如禁止在审批意见中使用非法字符，在发送内部邮件时要认真选择收件人，禁止向全公司发送邮件等等。这样，大多数的工作放在前台正常进行，就可以减少对后台的危险操作，起到预防重于事后治理的作用。

4、重视对历史存档数据的清理

OA系统的数据清理，不仅限于垃圾数据，也包括历史数据。历史数据主要用来存档查询，但系统运行时间长了，历史流程数据库和相应附件文档会积累的相当庞大，并占据OA系统的主要空间，这时如不想办法对历史数据进行清理，不仅是历史查询效率很低，而且当前流程运行都可能受到影响。

笔者公司的OA从系统架构上，将当前流程数据与历史流程数据进行了分离，但对历史流程数据却没有再提供按年度分离的功能，近十年的历史数据存放在一张表中，这个巨大的表文件对数据库系统形成了压力，查询历史资料缓慢，而当有用户进行历史查询在长期等待时，整个OA系统会体现出效率下降的现象。为此，系统管理人员对历史数据进行了分析，发现大部分的历史查询是近两年期间的，超出两年以上的历史查询频度是较低的，于是决定将历史数据库人工分割成两个，近两年的保留在原表名下，供用户在系统中进行前台查询，超出两年期的数据存放在另一张表中，并由系统管理员根据用户申请，人工切换要成原表名，供系统调用给用户前台查询。这样，历史查询缓慢的问题解决后，OA系统的总体运行效率得到了保证。

总之，数据清理是保证OA系统有效运行的重要工作。在重视数据清理工作的前提下，科学分析OA系统的功能和运行现状，遵循数据清理工作应注意的问题处理原则，确定清理工作的重点，明确清理对象，事前做好谋划，防治结合，采取正确操作方法，及时进行清理，就能更有效地发挥出系统的作用。

参考文献

[1] 厦门合强软件有限公司. 合强A8协同办公系统V2.2使用手册，2009

[2] 俞雪华. 基于J2EE的OA系统的设计与实现[J]. 计算机光盘软件与应用，2012；第3期

[3] 王能斌，王洌，王泓. Web数据的管理和交换[M]. 北京： 科学出版社，2006

作者信息（姓名、性别、出生年月，籍贯，职称、现工作单位、联系方式、单位所在地及邮编）

作者信息（鹏、男、1970年6月，河南省焦作市，高级经济师、洛阳北方企业集团有限公司信息中心 河南省洛阳市471031）