赢在职场讲座④ 如何在工作中说“不”

朱小明

被学员称为极具原创性个人风格的培训师,专注于领导力提升、高绩效团队打造、销售谈判技巧领域的培训。清华大学、东北财经大学EMBA特聘讲师,美国LIFESPRING、NLP认证教练,担任毕博全球科技、西门子、中国石油等特聘企业教练以及多家培训机构的高级讲师

不敢和不善于拒绝别人的人,往往就得戴着“假面具”生活,很累,又丢失了自我,但又因为难以摆脱这种“无力拒绝症”,而自责、自卑。

其实,学会拒绝的艺术并不难,我们先来对日常工作中“不合理的现象”进行归类,通过列举真实的情景案例,进而对案例背后的真正原因进行分析,然后给出客观实用的解决方案。

如何对下级说“不”

传统的管理观念是上司一定要比下属有能力,所以,很多管理者生怕下属认为自己能力低、不称职,因此事无巨细尽量满足下属的请求,从而求得下属的依赖。殊不知,结果往往适得其反。请看下面这个被管理界引用多年的经典案例。

你的一位下属在公司办公室的走廊与你不期而遇,下属忙停下脚步:“哎呀,老板,好不容易碰上你了。有一个问题,我一直想向你请示一下该怎么办。”

接下来,他如此这般将问题汇报一番。尽管你有事在身,但还是不太好意思让这急切想把事情办好的下属失望。你非常认真地听着,可实际上你也是心急如焚,因为你也有很重要的事务要处理……

几分钟后,你看了看手表:“噢,不好意思,我现在正有急事处理。这个问题,看来我一时半会儿答复不了你。这样吧!让我考虑一下,过两天再给你回复好不好?”你赶忙离开,不知不觉中也背上了一个重重的心理包袱。

两天后,下属如约打来电话:“老板,前两天向你请示的问题,你看我该怎么办?”忙乱中,你想了一下,才记起他讲的是哪一件事。“哦,实在不好意思。这两天我特别忙,还没有顾得上考虑这个问题,你再过几天来看看,好吗?”“没有问题,没有问题。”下属非常能体谅你。

一周之后,你又接到他的电话。不等他开口,你已经感到十分歉意,并再一次请求下属“宽限”几日……此刻,你似乎有些焦头烂额,因为现在你的内心已满是内疚,你不知不觉已成为问题的真正中心……

应对策略

不要“问答题”,只要“选择题”。实际上,我们只需要把前面的案例改一下。

你一直在认真倾听,并不时点头,几分钟后,你对他说这是一个非常不错的问题,很想先听听他的意见,并问:“你觉得该怎么办?”

“老板,我就是因为想不出办法,才不得不向你求援的呀。”

“不会吧,你一定能找到更好的方法”,你看了看手表,“这样吧,这件事我一时半会儿也拿不出更好的主意,我现在正好有急事,不如这样,明天下午四点后我有一点点空,到时你先拿几个解决方案来一起讨论讨论。”

告别前,你还没有忘记补充一句:“你不是刚刚受过‘头脑风暴’训练吗?实在想不出,找几个搭档来一次‘头脑风暴’,明天我等你们的解决方案。”

第二天,下属如约前来。从他的表情看得出,他似乎胸有成竹:“老板,按照你的指点,我们已有了5个觉得都还可以的方案,只是不知道哪一个更好,现在就是请您拍板了。”

即使你一眼就已看出哪一个更好,此时不要急着帮他作决定。否则,以后他对你依然会有依赖的习惯,或者万一事情没办好,他一定还是会说:“老板,这不能怪我,我都是按照你的意见去办的。”

所以,恳请那些对下属有问必答的领导们记住以下准则:

1.该下属做决定的事,一定要让他们自己学着做决定。

2.做决定意味着为自己的决定负责任。不想做决定,常常是潜意识里他不想承担做决定的责任。

3.下属不思考问题,不习惯做决定的根源一般有几个。其一是有“托付思想”,自己不想承担责任,依赖上司或别人。这样的下属不堪大用。其二是上司习惯代替下属做决定,或喜欢享受别人听命于自己的成就感,这样的上司以及他所带领的团队难以胜任复杂的任务。

4.让下属自己想办法、做决定,就是训练下属独立思考问题的能力和勇于承担责任的行事风格。但关于这一点,与上司不敢承担责任,任由“集体”来承担责任,以便自己到时好借口于“下属办事不力”而推卸责任的“官僚”作风有本质差异。可见,让下属做决定,意味着你已授权给下属。也就是说,作为上司,你最终也还是无可争辩地要为结果承担全部责任。

总之,下属总是喜欢问你“问答题”,而做领导的则要想方设法让下属拿来“选择题”。这就是李嘉诚常说的:“当你提出困难时,请你提出解决方法,然后告诉我哪一个解决方法最好……”

如何对同事说“不”

有些人在拒绝对方时,因感到不好意思而不敢据实言明,致使对方摸不清自己的意思,而产生许多不必要的误会。比如,当你语意暧昧地回答别人:“这件事似乎很难做得到吧!”这是拒绝的意思,然而却可能被认为你同意了,如果你没有做到,反而会被埋怨没有信守承诺。

所以,大胆地说出“不”字,是相当重要却又不太容易的课题。当然,在实际的工作和生活中,有人喜欢你直截了当地告诉他拒绝的理由,有人则需要以含蓄委婉的方法拒绝,具体的做法还需根据实际情况区别对待……

应对策略

如何拒绝他人?在什么情况下可以拒绝别人?怎样做才能使自己不做违心的事,而又不影响友谊呢?“拒绝”的确是人际交往中的一个至关重要的处世艺术。以下是三种如何说“不”的技巧。

第一,直接分析法。直接向对方陈述拒绝对方的客观理由,包括自己的状况不允许、社会条件限制等。通常这些状况是对方也能认同的,因此较能理解你的苦衷,自然会自动放弃说服你,并觉得你拒绝得不无道理。

第二,巧妙转移法。不好正面拒绝时,只好采取迂回的战术,转移话题也好,另有理由也好,主要是利用语气的转折――温和而坚持――绝不会答应,但也不致撕破脸。比如,先向对方表示同情,或给予赞美,然后再提出理由,加以拒绝。由于先前对方在心理上已因为你的同情使两人的距离拉近,所以对于拒绝也较能以“感同身受”的态度来接受。

第三,不用开口法。有时开口拒绝对方也不是件容易的事,往往在心中演练了很多次该怎么说,一旦面对对方又下不了决心,总是无法启齿。这个时候,肢体语言就派上用场了。一般而言,摇头代表否定,别人一看你摇头,就会明白你的意思,之后你就不用再多说了,面对推销员时,这是最好的方法。另外,微笑中断也是一种暗示,当面带笑容的谈话,突然中断笑容,便暗示着无法认同和拒绝。类似的肢体语言包括,采取身体倾斜的姿势,目光游移不定、频频看表,心不在焉……

如何对上级说“不”

对于下级来说,想做个有求必应的好好先生并不容易,上级的要求永无止境,往往是合理的、悖理的并存。如果你一直不好意思当面说“不”,总是轻易承诺了自己无法履行的职责,将会带给自己更大的困扰和沟通上的困难。其实拒绝上司只是一个表面现象,更重要的是,你要让上司了解你的真实状况,如果你不能把自己的真实情况有效地传递给上司,就会出现以下境况:

当你的上级看到你有一丝犹豫或异议的时候就会随心所欲。

你在分派给你的份内工作之外的任务中都表现出色。虽然这在某些情况中是好事,但没有人的精神和体力是取之不尽、用之不竭的。

多数人把你在处理某些艰难险阻时所表现出的“我能行”的态度当成了“我凡事皆行”。

应对策略

拒绝接受不善体谅他人而又十分苛刻的上司的要求,通常都被视为极度艰难甚至不可能的事。但是,有些老练的管理者却深谙回拒方法:经常将来自上司的原已过多的工作,按轻重缓急编排办事优先次序表,当上司再提出额外的工作要求时,即展示该优先次序表,令他决定最新的工作要求在该优先次序表中的恰当位置。这种做法具有三个好处:

第一,让上司做主裁决,表示对上司的尊重。

第二,行事优先次序表既已排满,则任何额外的工作要求都可能令原有的一部分工作无法按原定计划完成,因此除非新的工作要求具有高度重要性,否则上司将不得不撤销它或找他人。就算新的工作要求具有高度重要性,上司也将不得不撤销或延缓一部分原已指派的工作。

第三,下属若采取这种拒绝方式,将可避免上司误以为他在推卸责任。因此,这是一种极为有效的拒绝方式。

什么情况下应该说“不”呢?总体说来,如果存在以下四种情况,就可以选择说“不”。

智慧不够或是能力不足时说“不”;

体力或是精力不够时说“不”;

时间不充裕时说“不”;

经济条件不可以的时候说“不”。

本文经作者授权,摘自作者新书《赢在职场》。该书作为搜狐职场一言堂系列丛书之一,用轻松又鲜辣的笔调,将作者十二年职场生涯的感悟和六年培训师的积淀倾囊相授,传授给你职场的生存法则与智慧。该书现已火热上市,各大新华书店有售。