浅论保密在档案管理中的重要作用

摘要:在经济飞速发展的现代社会中,高科技的及时应用和研发为我们的生活和工作带来了许多便捷和优越之处,让我们能够专心于生活和服务社会。相反,对于通讯的发展和高科技的产生,让属于我们自身的保密档案更容易公布于众。所以,保密在档案管理中的重要作用是毋庸置疑的。

Abstract: In the rapid economic development modern society,the timely application of high technology and R & D bring many convenience and advantages to our life and work,so that we can concentrate on life and serve the community. On the contrary,the development of communications and high-tech generation makes our own confidential files more easily available to the public. Therefore,the important role of the secrecy in archives management is beyond doubt.

关键词:档案管理;保密;重要作用

Key words: file management;confidentiality;important role

中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)15-0142-01

1档案管理的现状与问题

1.1 立卷归档和文档保密的不相适应在实际工作中,传统的立卷归档一般采取的是“四分法”,其中就忽略了一个保密的要素,以致于在技术操作上没有把文件资料和非密级文件资料区分出来,两种归档材料混合在一个案卷里面。尽管现代立卷归档新办法实施以后,采取单份文件资料作为一个案卷并标一个卷号,这种方式虽有一定的优越性,但是仍然没有从根本上解决和处理好密与非密档案资料的关系。对此,有关部门应当引起重视,认真研究解决。

1.2 档案利用和文档保密的相互衔接不紧1991年9月国家档案局、国家保密局联合印发了国家在定密工作中,该定密的没定密就应视为泄密,并追究有关人员的行政责任和法律责任;定密范围过宽或随意编高密级视为没有认真履行岗位职责,要对其进行批评教育。另一方面要随着时间的推移,按照法定程序做好适时解密工作。保密工作不仅要及时定密,还得适时解密,做到保、放结合,该保密的能保住,该交流的还能交流,使保密工作能积极为社会主义建设事业和企业的经济建设服务。

1.3 档案部门和保密部门的责任取向不一致在具体工作中,档案部门更注重档案的利用和管理,而保密部门关心的是每个单位的档案室、每一本档案案卷中的内部重要文件特别是文件资料,在其保密期限内能不能确保绝对安全,确保不发生失泄密。这种现象的出现,是由于档案、保密部门在档案保密的问题上责任取向不一致而引起的。但从严格意义上讲,有必要由有关部门牵头,进一步明晰档案、保密部门所承担的工作职责,切实抓好档案保密工作的落实。

2保密在档案管理中的作用及影响

2.1 加强档案管理保密工作领导责任制与机构队伍建设①实行领导责任制与完善档案保密工作制度。②提高档案人员素质,增强档案保密意识。③严格自律,遵守各项档案保密工作纪律。

2.2 加强对档案重点部位的安全保密管理首先,真正做到“保守机密慎之又慎”,档案库单干保密工作中的重中之重。其次,加强档案的借阅利用管理和监督。其中也包括两点,分别是:要做到宣传档案利用的制度与规定,观察利用动态,分析利用者的情况与效果和认真贯彻落实《保密法》。还有就是要正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,确定单干保管期限。

2.3 电子档案的管理和利用全球信息数字化的高速发展,有力推动了档案工作的开拓创新,数字信息化的单干管理使档案划分更加精细,也更加具有开发和利用价值。首先,根据业务工作特点,对与非的电子文件予以明确区分,确定人事、财务、办公文件、密级材料等专用电脑为单位计算机,做到与外网脱离连接。其次,加强对计算机和磁介质的维修保密管理。

2.4 加强机要文件的安全保密①对机要文件的管理要采取多种安全措施。②对机要档案室、人事劳工档案按规定配置铁制防盗门、铁护栏、铁保险柜以及防盗报警器的“三铁一器”技防措施。

3如何做好档案的保密工作

3.1 明确档案管理人员职责,不断提高自身素质档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整和安全,具体的讲,就是要做到不坏、不丢、不散、不乱、不坏,就是使档案保管得完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏;对已破损的档案要及时抢救。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须具有更高的素质。一是政治素质,要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神,热爱档案事业;二是业务素质,要具备专业知识,熟悉保管档案的内容,执行档案法规;三是文化素质,要有较高的文化知识,总结和分析工作中的经验与问题,从中掌握利用工作的规律;四是要有工作能力和敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。

3.2 贯彻落实《保密法》与《档案法》,完善和严格档案管理制度。《暂行规定》为我们做好档案管理提供了依据。所以,我们在管理工作中,一要严格执行解密划控的时间标准、有关内容标准和保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必究;二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力做好档案文件的清查鉴定;三要不断完善档案管理制度,通过严格的管理制度约束各类人员的言行,达到保密的目的。

3.3 正确处理保密与保管、利用、开放之间的关系,提高档案规范化建设的程度保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽职尽责,但是在传统保密观念的影响下,档案工作普遍存在重保轻用、利用不足的现象。正确处理保密与开放的关系,抓好开放别是开放前的规范性工作。静止地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时限和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。其一是做好档案的库查工作。其二是做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、”机密”、“秘密”三级,但秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,使失去了保密的价值。其三是做好档案开放前的管理工作,开放档案首先要做好档案开放的基础工作。

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