档案网站建立后的宣传与推广

档案网站和其他网站一样，也是在更大范围内宣传自我，展示自我的窗口。档案网站已经成为网络时代档案局(馆)或档案工作者以及对外交流合作和互动密不可分的工具和平台，建立档案网站已成信息社会的必需。在互联网上，每天都有大大小小的网站如雨后春笋般涌现出来，在网站云集的互联网上，要想使档案网站为网民所知晓、访问，网站的宣传和推广工作是必不可少的。

网站宣传与推广的方法很多，但不是所有的方法都适用于档案网站。一般来讲，下列几种方法较适合档案网站使用。

1．注册搜索引擎

注册搜索引擎是档案网站在线推广的各种方式中最重要的一种。因为搜索引擎的网络导航作用使得它成为通向互联网的必经之路，利用搜索引擎是上网用户获取他们不熟悉的网站或内容最常用的方法。因此，在搜索引擎注册可以提高档案网站被访问的机会，从而扩大档案网站的影响力。注册搜索引擎方法有三种：

(1)主动到搜索引擎网站上登录注册。目前大多数搜索引擎站点都有提供站点注册的人口，如有“登录网站”字样，站点建设人员准备好档案网页的TITLE和MATA标签，以20个最重要的关键基本元素，找出与档案网站内容相关的专业性搜索引擎和目录站点，主动点击该链接即可添加档案网站记录。但有的搜索引擎网站首页并无“登录网站”链接，而是到了分类目录下面才有的。绝大多数搜索引擎都可采用此方式进行登记，比如雅虎中文、悠游等。

(2)让搜索引擎自动搜索登记。理论上，不管是否主动在搜索引擎上注册，搜索引擎的自动索引软件都会发现新的站点并将它收录人索引数据库中。如天网、A1-LaVista等搜索引擎是采用派出“机器人”自动搜寻网站信息并登记入库的方法。机器人辨识网站的重要依据便是如下这样两条语句：

其中“description”是指对网站的描述，Keywords・是搜寻关键字。content中是要描述的内容或关键字，可根据需要进行书写。但是实际上这并没有保证，因为目前产生的站点和页面数量太多，以致搜索引擎要花很长的时间才能将所有的站点一次。而主动在搜索引擎站点注册，有助于更好地控制站点如何在搜索引擎站点的显示方式。

(3)采用批量提交软件或网站服务。有的软件可以帮助向上百个搜索引擎同时提交网站记录，进行登录注册，大大简化了登录手续。同时，某些网站也提供有类似的批量提交服务。可批量提交网站记录的软件有SearchX98等。SearchX98是一个国产软件，不仅能在国外网站上注册，还可向中文的GB码、BIG5码搜索引擎登记注册。这种方式比前两种注册搜索引擎方式效率更高，并能在很短的时间内能够完成在所有主要搜索引擎站点中注册，取得更好的注册效果。

2．和其他网站建立友情链接

链接是因特网在信息组织上的本质优势和功能。Web之所以成为网状，就在于它提供把站点关联在一起的超文本链接。在某种程度上，网站链接相对于搜索引擎注册，能够更迅速、更有效地吸引访问者，扩大影响力。

在利用网站链接方式推广档案网站时，应优先选择档案网站及与档案网站相关的站点，如博物馆网站、文化馆网站、图书馆网站等。网站链接首先要注意相关站点的质量和访问者的类型，因为这在很大程度上直接影响到由链接而产生的访问量；其次，网站不必担心因提供链接而使对方成为自己的竞争对手，紧密相关的站点，如博物馆、图书馆等网站和档案网站相互提供链接将会互相弥补、相得益彰。网络上的热门相关链接就像购物中心里各式各样的商店一样，相似站点也会发现相互链接将有助于将他们绑在一起。通常每一行业都会有一个或几个访问量比较大的权威性网站。目前，上海档案信息网、北京档案局(馆)网、南京大学档案馆网、北京大学档案网等都是档案界的权威网站，在这样的网站上加入链接，能够比较准确地圈定访问者的类型，做到登陆一家档案网站，就能访问到全国所有的档案网站，从而壮大档案网站的队伍，进一步提高档案网站的利用率。

3．登录广告交换

广告交换也是目前普遍采用的一种推广站点的方法。因为在线广告具备先进的多媒体技术，拥有灵活多样的表现形式。目前网络广告大致有：横幅式广告、图标广告、插播式广告、关键字广告、墙纸式广告、互动游戏式广告等表现形式。最普通的就是所谓的“旗帜”广告。北京档案局(馆)网站上“曾经的故事――百年霓裳”、江苏档案信息网中的“党员先进性教育活动专栏”和上海档案信息网中的“档案知识网络月月赛”等广告就属于这一类。“旗帜”广告就是在网页上嵌入的如拇指盖大小的画面广告。由于它占空间小，有的还是活动画面，犹如一面飘扬的“旗帜”，所以被称为“旗帜”广告。值得注意的是，在制作“旗帜”广告时，为了让访问者在任何情况下都不错过“旗帜”广告，在设计时要考虑关闭图像传输的情况。这就要求在“旗帜”上或旁边加上文本说明。许多网站提供了1：1的广告交换系统的登录功能，例如www．chinamarket．com．cn、www．sina．com．cn等，且这些网站的影响力也比较大。还有一些搜索引擎也提供广告交换系统的登录功能，例如Yahoo搜索引擎和Excite搜索引擎。在登最后，只要将各个系统提供代码添加到档案网页中即可。

4．在新闻组和BBS上作宣传

新闻组是一些有着共同爱好的因特网用户为了相互交换信息而组成的用户交流网。这些信息实际上就是网络用户针对某一主题向新闻服务器张贴的邮件。邮件又按照不同的专题分类，第一类为一个专题组，通常称为新闻组。目前，新闻组在全球有成千上万的用户，我们可以在这里贴子，并在贴子的末尾处加入档案网站链接，是宣传档案网站的一种最为高效便捷的方式，能够大大提高档案网站的知名度。有的新闻组，它以主页的开通及更新消息为主要内容。只要把档案网站的更新消息利用投稿功能寄给此新闻组，此新闻组的所有注册用户就会收到此消息。需要注意的是只有本新闻组的注册用户才有权力消息。

BBS同样也是大家交流信息的重要场所，不过管理较新闻组严格，所以在BBS上作宣传一定要注意选择最为适合的信区进行散发，例如要进入水木清华的BBS，可以先选择第5行的Society，然后在新建信区或者在原有的信区发表档案方面的信息。我们也可选择Cterm软件登录众BBS对档案网站进行宣传。目前，BBS影响大的有清华大学的水木清华站，最高在线数23674人。另外，南京大学的小百合、武汉的白云黄鹤、复旦大

学的日月光华等也是上线人数非常高的网站，是在BBS上宣传档案网站的最佳选择。

5．参加电子邮件列表

电子邮件列表是在线用户自愿加入形成的一个社团，实际表现为一组成员的电子邮件地址列表。这些使用者或者用它来接受信息或者完全通过电子邮件来参加特定话题的讨论。网站可通过电子邮件列表达到信息、增强用户关系等基本的功能。

利用电子邮件列表的独特功能推广档案网站，有两种具体方法。一是收集档案相关人员的电子邮件地址和利用站点的反馈功能记录愿意接受电子邮件用户的邮件地址，建立起自己的邮件列表，在档案网站上增添邮件列表功能。这样，每一个访问网站、对提供信息感兴趣的用户，在加入该邮件列表后，就可以收到定期或不定期发送的相关档案信息。二是可以利用合作伙伴或第三方提供的邮件列表服务。在电子邮件程序上设置一个“签名档”。多数电子邮件程序，如Eudora和Netscape都允许设置一个“签名档”，它会出现在所发送的每条信息的末尾，包括单位名称、地址、电话号码、URL、E-mail以及对服务特色适当描述。但是邮件发送的频率也要适度，否则会引起用户反感，宣传邮件也就成了垃圾邮件了。

6．经常更新网站内容

档案网站上的内容经常更新，能给用户带来新鲜感，同时还能起到意想不到的宣传效果。当然，档案网站更新的内容取决于设置的栏目。如扬州大学档案馆网站工作动态栏目中的档案馆工作计划和总结，经常被其他一些网站转载。要搜索档案工作计划或总结的用户只要登录搜索引擎，就会通过搜索文章而自动地登录扬州大学的档案网站。再如，盐城师范学院的兰台网有一个“新闻透视”栏目，的是从全国务大报刊和网站上转载的档案新闻(注明出处)，这些档案新闻被其他网站转载后，又大大提高了兰台网的访问率。这就要求档案网站添加的内容要能够吸引访问者。因此，网站编辑在新的信息前，不妨在文章的文尾处加入一段文字，说明在指明出处的前提下可自由转载此文，就能够增加文章的被搜索率，从而进一步提升档案网站的知名度，从另一个角度宣传了档案网站。

另外，还可以考虑把网站更新内容主动到其他网站上。目前国外有很多免费接受文章的网站，如：

http：／／www．articlecity．com

http：／／www．web-source．net／free_articles．htm

http：／／www．ezinehub．com

http：／／www．goarticles．com

这样做不仅可以丰富档案网站的内容，而且增加了搜索引擎索引的页面，加大了被用户点击的概率，同时文章中的网站地址增加了外部链接。

(作者单位：江苏省盐城师范学院综合档案室224002)