谈县级机关档案管理中心的建立

一、现行县级机关档案管理工作中存在的问题

机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。自1983年《机关档案工作条例》以来，机关档案工作取得了辉煌的业绩，县级机关档案工作也取得了长足的进步。以西部地区某县为例，该县各机关共设立了档案室65个，其中59个实行了目标管理，达标率为90．8％，机关档案工作处于“小而全”的管理模式，达标后档案工作滑坡现象较为突出，在实际工作中存在着不少问题。

1．档案服务意识薄弱，档案信息开发利用工作开展不力

按照1987年的《机关档案工作业务建设规范》的规定，机关档案工作的基本任务如下：1．对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导； 2．作为集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务；3．在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关对所属单位和本专业的档案工作进行监督和指导； 4．按规定向档案馆移交应进馆的档案；5．办理领导交办的其他有关的档案业务工作①。然而在实际工作中大部分机关档案室仅仅只是发挥了归档和保管两项职能，机关档案工作人员对档案工作的服务主题认识不足，只是开展了简单的借阅工作，工作很被动。此外，由于各机关档案室处于独立保管状态，档案管理分散，档案信息资源的开发利用一般只局限于本单位，外界没有机会利用，档案信息利用率十分低下。仍以某县为例，2003年该县机关档案室共保存档案35096卷，本年度利用档案2502卷，档案利用率仅为7．1％。

2．档案接收滞后，机关档案室库客严重爆满

根据有关规定，永久和长期保存的机关档案，要在立档单位档案室保存10年后才能向县级档案馆移交。但在通常情况下，机关工作利用较为频繁的是形成5年以内的档案材料，其余档案长期处于闲置状况，不仅造成机关档案室库容的严重爆满(如某县2003年机关档案室所保存的永久、长期档案就多达8382卷之巨)，还导致档案人员对这部分档案管理工作的忽视。

3．机关档案人员结构不合理

机关档案人力资源状况决定着机关档案管理水平的好坏，县级机关地处城乡结合带，具有城市和农村的两重特点，其人力资源结构呈现着明显的“三多二少”现象。

“三多”是指县级机关档案人员中女性多、中青年多、非档案专业学历人员多。“二少”是指县级机关档案人员中高学历人员少、档案专职人员少。

4．受县级机关经费紧张、办公条件差等因素影响，档案设施欠缺，保管条件差

现实情况下县级机关有限的财力和办公条件不可能有过多的房屋单独作为档案专用库房，它们多与贮藏室合并使用，相当一部分单位只能设立单独的档案柜，而档案“八防”工作所需的档案保护设施也屈指可数。如某县机关档案室共有办公用房1224．8平方米，其中80％是一室多用，虽然拥有温湿度计48个、去湿机6台、灭火器55个等设施，但并不能满足档案保护工作的需要，加之部分档案人员责任心不强，相当一部分设施闲置。这些不仅造成档案保管条件差，还使本来就有限的财力和物资遭到浪费。

5．机关档案人员更换频繁，文件材料收集不及时，档案工作仍处于手工管理阶段

县级机关档案人员身兼多职，不能够及时、全面地收集文件，加之档案人员更换频繁，档案业务部门的培训无法跟上，相当一部分新任档案人员不能独立按质完成案卷整理工作，尽管《归档文件整理规则》施行后，这一问题得到一定解决，但相当数量的县级机关档案工作基本上仍处于手工整理、手工抄写目录、手工调控温湿度等手工管理阶段。

二、建立县级机关档案管理中心的必要性和可行性

1．建立县级机关档案管理中心的必要性

(1)符合档案工作均衡发展的需求。档案工作是一个“非均衡发展均衡发展非均衡发展均衡发展”的循环过程，其最终目标是实现档案工作的全面均衡发展。目前县级机关因职权不同，财力分配差异较大，导致了档案工作各项投入的差异。建立机关档案管理中心可以最大限度实现档案软硬件资源的共享，促进机关档案工作的均衡发展。

(2)符合档案管理专业化、服务社会化的需求。档案管理专业化、服务社会化是当今社会机关档案管理工作的必然趋势。以专业化的队伍，先进的管理技术和手段，实现机关档案服务工作现代化，对于县级各机关粗放式的档案管理方式，其困难程度不言而喻。建立县级机关档案管理中心或许是解决这一问题的最佳途径。

(3)符合档案馆数字化、网络化、社会化发展趋势的需求。无论是档案馆数字化、网络化，还是社会化的发展趋势，其基础都是必须拥有强大的档案信息资源作为支撑。而现行的机关档案管理工作中存在的档案移交滞后和手工管理等问题在很大程度上制约了档案馆的发展。如果要求县级各机关都配备档案专业软件开展档案管理工作，在现行财力状况下也是不切实际的，建立县级机关档案管理中心，这一难题就迎刃而解了。

2．建立县级机关档案管理中心的可行性

县级机关档案管理中心作为一个机关档案管理的专业机构，它的建立有利于机关档案工作业务建设规范标准的推广执行和管理；有利于加强各机关档案工作的均衡发展；有利于整合现有资源，改善县级机关档案管理软硬件条件；有利于县级综合档案馆数字化、网络化、社会化发展目标的实现，最大限度实现档案信息资源的共享；有利于克服现阶段县级现行文件阅览中心普遍存在的现行文件时效性、有效性差，现行文件移交滞后，重复收入等问题。综上所述，建立县级机关档案管理中心切实可行。

三、县级机关档案管理中心的定位

1．县级机关档案管理中心的性质

县级机关档案管理中心是介于县级国家综合档案馆和各机关之间的过渡性档案管理机构，是服务于机关工作的管理实体，管理着各机关未到进馆年限的档案。县级机关档案管理中心可因地制宜地设在综合档案馆内，为县档案局直接管理的下属机构。

2．县级机关档案管理中心的任务

县级机关档案管理中心负责对县辖各机关形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的未到期进馆的档案进行集中统一保管和提供利用，并实现数字化、信息化管理。与此同时，还可以视实际情况开展档案整理、档案价值评估、档案业务咨询、档案技术服务、档案寄存保管等工作。

3．县级机关档案管理中心的优点

县级机关档案管理中心的优点：一是县级机关档案管理中心人员相对稳定，专业性和专职性较强，便于机关档案工作的长效管理，同时大大减轻了县级档案局基础业务培训工作的强度。二是符合精简、高效、统一原则，实现资源的有效配置。建立县级机关档案管理中心，各机关档案室可自然撤销，缓解了机关办公用房压力，各机关档案人员的工作量也可大大减少。同时实行各机关档案的集中统一管理，既可避免领导认识、财力投入、档案人员素质等对档案工作的影响，又可将财力分散投入转为集中投入，从根本上实现档案软硬件设施的有效配置，使之实现效益最大化。三是符合档案工作数字化、网络化发展趋势，最大限度实现档案信息资源的共享。县级机关档案管理中心可利用计算机等现代化管理手段，对各机关产生的档案信息进行分析、综合、归纳、提炼，建立档案信息库，充分发挥档案信息资源的作用，最大限度实现共享，从而为档案编研、经济社会建设等提供有效服务。

注释：

①《机关档案工作建设规范》，《档案工作政策法规选编》第93页

参考文献：

1．张希功，档案馆利用服务工作分析，《中国档案》2003年第1期

2．王志才，档案馆的功能与发展趋势，《中国档案》2003年第12期

3．郭红解，开放、亲民、文化、服务――未来城市档案馆的发展方向，《中国档案》2004年第8期

4．邓小军，市场需要文档管理业务――访上海信安达档案文件管理有限公司。《中国档案》2004年第10期

5．贵州省档案局，《档案工作政策法规选编》

(作者单位：贵州省贵阳市花溪区档案局 550025)