二维条码应用中的问题与思考

二维条码技术及产品，目前已被广泛应用于商业、图书管理、仓储、邮电、交通和工业控制等诸多领域，其在自动识别、防伪、保密等方面的优势受到广泛青睐。按相关文件要求，从2006年1月1日起，报送中办、国办的文件须全部采用二维条码标识；二维条码技术已在机关公文中正式应用。作为这一领域的新事物，在推进公文处理工作科学化、规范化，提高公文运转效率的同时，也有一些新问题值得我们研究、思考。

文件二维条码的特点、作用

二维条码(2D Barcode，英文标准名称417 Barcode)，是指在水平和垂直方向的二维空间存储信息的条码。其中应用最广的是由留美华人王寅敬(音)博士发明的，美国Symbol公司1991年作为公开的系统标准的PDF417条码(PortableDataFile)，即“便携式数据文件”。二维条码技术则是在计算机技术与信息技术基础上发展起来的一门集编码、印刷、识别、数据采集和处理于一体的新型技术。与常见的印刷在商品包装上的一维条码相比，二维条码具有信息量大、可存储图像、可加密、对主系统和网络依赖性低，制作成本低等特点。

目前，文件中使用的是PDF417条码，主要作用在于：可以将包括发文单位、发文字号、标题、主送单位、主题词等公文信息存储在二维条码中。实现在非网络环境下，不同单位间文件信息的带载和数据交换。

目前存在的问题

目前，二维条码在机关公文中正式应用的时间并不长，许多工作还处于起步和摸索阶段，其诸多功效还在不断的实践、探究。从实际工作情况看，存在的主要问题在于：应用软件开发欠规范化、通用化；文件著录信息的标准化、精准化不到位；机关工作人员的责任意识与前端控制意识欠缺。

(一)相关软件不够规范。《机关公文二维条码使用规范》(以下简称《规范》)对机关公文二维条码的数据元素和制作要求有明确规定，档案术语中对数据项的名称也有统一称谓。然而，实际工作中，由于软件开发主体、实力不同，加之档案人员参与程度的不同，最终的软件产品会有较大差异，如项目设置、文件标识设置等。两个例子较为明显：其一，如北京东方开元信息科技责任有限公司、北京欣正网信电子政务研发中心在同一数据项标识上便出现“发文单位”、“发文机关”两种不同标识。某一软件的“可选项”上更缺少“主题词”等数据项。其二，如某些单位使用的“XX文件管理系统”，由于前期缺乏与用户的沟通，功能应用不畅，使用户接受新软件时产生“不认同”感，宁愿“弃新用旧”。

(二)重要数据项在条码存储信息中难觅。二维条码价值的体现，很大程度上取决于其存储的重要数据项信息。众所周知，无论文件查询，还是档案检索，在组合检索项目中，标题、主题词都是最常用的检索项。如某公司开发的“机关公文二维条码制作管理系统”中的“查询统计”功能中，也将“文件标题”设置为检查条件，而其在条码制作功能中却将“文件标题”设置为“可选项”。由于实际工作中“可选项”往往被视为“不著录项”，被略去、被忽略，导致这部分文件信息难以著录或著录不全。

(三)机关人员责任意识、把关意识不强。由于文件中二维条码正式使用时间不长，目前还谈不上对现有档案工作产生影响。然而，前期工作不到位，将直接影响后期使用。通过对多个单位的调查了解，感到多数机关工作人员对二维条码了解甚少，部分单位人员在工作中对此重视程度不够，责任意识、把关意识不强。主要表现在：

1．多数人认为惟一好处是减少了工作量。从所问询的人员看，绝大多数人认为，采用二维条码后，现在来文登记，只需要用扫描枪扫描条码，就可以直接将文件信息录人文件管理系统，免去了手工录入的劳苦，省了不少事儿。至于其他功能，一方面了解不多，另一方面目前也用不上，故不太关心。

2．工作责任心不强，图“省事儿”想法较多。通过日常文件流转环节，对不同单位文件条码扫描所显示的信息看，部分单位人员对于文件“标题”等数据项或不录入，或录入而无实质意义。如：本应录入实质性内容的(“xx工作简报”+“xxxx(标题)”)，往往出于省事的考虑，只录入“xx工作简报”。可以说，大都是图省事，导致著录项目不一、标准不一。

3．疏忽大意，偶见错情。某些人员在条码制作阶段，文字等信息录入后不认真校对，导致条码存储信息中存在错情。在文件流转过程中，若其他单位人员在来文登记时只扫描条码，而不仔细核对文件，就会出现“一错再错”现象。

几点思考与建议

由于文件中的二维条码与文件结合后，无法更改。因此，工作中要把好“人口”，防患于未然，将问题解决在萌芽阶段。一方面，在条码制作软件的研制、文件信息录入等方面采取适宜的措施；另一方面，把增强责任意识、大局意识，做好文件前端控制工作作为一项经常性、制度性工作，抓实、抓好。

(一)软件应做到“规范、先进、实用”。软件开发，主要是在用户需求的框架下，以计算机程序设计人员为主进行开发。与用户、档案人员的沟通不足，就会在“规范、先进、实用”方面打折扣。部分最终用户只能被动使用“满意度低”的软件产品。因此，“加强沟通”、“注重反馈”，关注软件性能必不可少。

1．注重“实用”。做好前期的调查工作，可采用对用户发放征求意见表或集中座谈等方式，了解用户需求，吸收合理化建议。加强针对性，做到功能上贴近用户需求。

2．力争“先进”、“规范”。针对文件二维条码的特点，注重“一体化”，确保条码在文件流转、归档等各个阶段的全程使用。因此，最好征求部分档案人员的意见，了解哪些数据项著录的价值最大，应用最广。达到生成的二维条码，可在文件处理阶段与档案处理阶段实现录入文件信息的有效迁移。

3．做好“服务”。能够了解、跟踪、掌握用户的需求信息，做好软件后期维护、升级工作。如及时修正软件中的BUC等。

(二)严格规范条码制作中应著录的数据项。就普通机关来说，每年的收文数量都可说是数以千计，仅来文登记一项，就占用了机关人员的大量时间。此外，有效的文件信息便于文件的查找、统计、催办以及文件的运转和年终归档。二维条码要发挥作用，必须建立在文件信息“规范”、“齐全”、“准确”的基础之上。因此，工作中要做好如下工作：

1．认真学习《规范》并贯彻落实。结合本单位应用的公文管理系统与条码制作软件，认真执行《规范》中明确的使用公文条码14项标识要求，对数据项进行著录。同时，根据本系统、本单位的工作需要，制定切实有效的贯彻落实措施。这方面标准的统一，有利于保证文件信息的齐全完整和二维条码的有效应用。

2．做好工作中的沟通、交流、指导。从实践来看，不仅需要在给各单位安装软件时进行解释、说明，还应在实际工作中不定期的交流、沟通。了解工作人员在应用

软件中的问题，进行针对性的解答。通过多方的配合，提高人员应用条码软件的效率，规范条码的数据项，为条码效用的发挥做好基础性工作。这方面的工作对中小单位尤为重要。

3．规范本系统、本单位的条码“必选项”。工作中，多数机关人员来查找文件、档案，往往只能提供文件标题的大致内容，而对“发文字号”等则记不清。可以说，文件标题、主题词等条码“可选项”在实际中用处很大，常作为检索中的主要手段。如果条码的信息能体现标题和主题词，档案人员就不用再进行手工录入此类内容，减少了不必要的工作量。因此，规范本系统、本单位中二维条码的“必选项”就显得十分必要。

(三)增强提前介入意识，把好形成关。二维条码“一次录入，多次输出”的特点，可以有效减轻文件流转阶段繁重的手工录入工作。若干年后，目前这批有二维条码标识的文件就将进入“档案”环节，条码中存储的文件信息，同样对提高档案整理速度，提高档案著录质量、效率，加快档案数字化基础工作的进行有重要利用价值。因此，在初始阶段就应提前做好工作，增强责任意识，把好文件形成时期的条码制作关。

1．档案人员要有“提前介入”意识。所谓“提前介入”，就是在文件的形成阶段，把档案管理的要求和手段向前延伸到文件管理工作之中。如法国档案学者C・诺加雷在谈及信息技术对档案和档案工作的影响时指出：“档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期进行干预的时机，甚至重新考虑这种生命周期本身。”生成阶段的“先天”因素好坏与否，将直接影响到文件流转、后期归档的著录等环节。因此，档案人员在履行职责，进行业务指导时要有“提前介入”意识，针对条码的特性，将条码制作的各种利弊关系晓之以理，并积极做好协调、督导工作。

2．把好文件条码的形成关。在日常的工作中，我们可以看到，大机关文件、条码制作的规范化，标准化程度较高，而小单位往往有“随意性”，缺乏标准化控制。依据《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，要求有关档案机构的人员认真履行职责，做好指导本单位文件、资料的形成工作。将条码的规范化工作做实、做细、做到位，督促工作人员将二维条码这项基础性工作做好，实现条码信息的“准”、“全”。这方面工作做好了，才能实现各单位间的“多赢”和“互惠互利”，充分发挥出条码的效用和功能。

综上所述，要实现文件条码信息的共享与“互惠互利”，有效减少人员的劳动强度，提高文件管理水平，还需要工作中的不断实践和努力。

(作者单位：档案馆100089)