浅谈地方高校艺术类专业档案管理问题

摘要：档案是学校办学发展过程中的历史记载，也是高校档案管理中的核心，它是衡量一所高校教学管理水平高低的重要标准之一。教学档案是在长期的教学工作中形成的最原始的材料，是发展过程中留下的珍贵历史资料，妥善保管教学档案对今后查找类似教学管理、教学实践活动、教研教改等资料提供了重要的依据。艺术专业的教学档案与非艺术专业教学档案的保管在方式上有所不同，艺术专业具有自身独特的特点，档案管理工作应该针对不同的类别有针对性地开展。

关键词：高校 档案管理 问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2017）05-0071-01

一、艺术类专业教学档案包括范围

艺术档案包括的范围很广，加之艺术类别的不同，内容繁杂。

（1）艺术类专业学生的学籍档案。从学生一进校后，就产生了相关的学籍档案材料，学生高考档案、进校后新生学籍核对、电子注册学籍信息、各类等级考试成绩、期末考试成绩、学籍变化相关材料、作弊违纪处分材料等。

（2）艺术类教学管理档案。在教学过程中产生的与教学有关的档案材料，比如相关的教学实践活动材料、教师教学活动的材料、教学进度计划、教案、教学大纲、课程标准、学生考试产生的试卷、记分册、毕业论文、毕业设计等。

（3）艺术类学科竞赛作品。各类参加学科竞赛的活动档案，报名表、指导教师指导过程、参赛作品、照片、获奖证书等；教师和学生公开发表的论文；教师和学生在公开场合进行的艺术展演活动档案。

二、艺术类专业档案管理现状

1.档案管理的意识不强

长期以来，教师、领导都将大部分精力用于教学、科研活动过程上，而忽略了对教学档案进行收集和归档。在思想上对档案工作没有引起高度的重视，同时教学档案是一个长期形成的过程，需要时刻保留好档案。人们往往意识不到教学档案的重要性，同时部分二级系院领导对于教学档案管理工作比较懈怠，没有意识到完善档案管理的重要性，很多艺术专业档案往往都保存在创作者手中，没能及时归档到各档案管理部门。

2.档案管理员专业性不高

各二级学院的档案管理员往往是由各学院的教学秘书担任，大部分的档案管理员并不具备档案相关专业的学科背景，学科背景的缺失意味着从结构上就决定了档案管理人员的专业性不足。而且相对于其他专业的档案而言，艺术专业的档案内容更加繁琐，保存方法更加细致，工作难度更大，需要注意的细节更加繁杂，而艺术专业的档案有着自身的特殊性，因此对档案管理员的职业技能和专业素质要求更高。艺术专业档案有别于其他类别、传统意义上的单纯文本档案。教学秘书大多时候已经忙于教学工作，很少有精力来系统地收集管理档案，加上档案的特殊性，如果缺乏基本的艺术修养，缺乏艺术档案的鉴别能力，容易发生分类错误的问题。

3.艺术专业档案管理难度大

由于艺术专业的特殊性，产生的艺术档案的形式和方式也是多元化的。例如，美术专业的绘画作品就有大、中、小不同的尺寸和规格，舞蹈专业学生跳舞的视频，播音专业的音频档案，影视专业的戏剧视频档案，等等，加上有些档案对温度、湿度等都有要求，这就对存放这些档案的地点有着一定要求。但是地方高校有别于专门的艺术高校，艺术档案的保存地点和存放设施不能符合要求。

三、加强艺术专业教学档案管理的措施

1.对艺术专业教学档案归档建章立制

从制度上，应该建立和完善一套完整的收集存档的体制。因为艺术专业的特殊性，所以在对档案管理员进行培训的时候，应该明确保管档案的范围，什么档案需要存档、怎么存档、存档年限都应该有具体的实施指导方案。明确领导、教师、档案管理员的职责，在整个过程中应承担的工作，从制度上给予保障。档案管理员要动态和定点两个时间点收集相结合。加大对艺术档案管理的监督和指导的力度，培养教职工自觉保存和上交档案材料的意识。

2.艺术教学档案的数字化管理

目前处于大数据时代下，传统的档案管理模式已不能适应时展，数字化的管理方式应该应用到对艺术教学档案的管理中来，这能够最大限度地延长艺术档案的生命，使得查阅资料变得简单轻松，有利于避免艺术档案随着时间的流逝而消失，也提高了艺术档案信息资源的利用率，避免了艺术档案处于沉睡的状态。

3.培养一支高素质的管理队伍

注重提升档案管理员的职业素质和职业技能，通过各种渠道，如邀请艺术专家来讲座、外出培训等方式，提升管理人员的艺术修养和文化素养，提升他们在工作中的鉴别能力。在当前所处的大数据时代背景下，由于互联网的普及，对教学档案人员的计算机使用水平也提出了要求，而传统的档案管理方式已经不能适应时代的发展，现在很多教学档案都是通过互联网传递，越来越多的是电子档案的使用，所以熟练掌握信息管理技术是必然的要求。教学档案管理人员应加强这方面的培训，提升自身的计算机水平。

艺术教学档案内容和种类丰富多彩，精彩纷呈，收集和保护好档案是学校教学工作的重要部分，应最大限度地对师生开放，发挥艺术教学档案数字化的作用。

参考文献：

[1]陈允嘉.高等艺术院校艺术档案管理工作存在的问题及思考[J].科教导刊，2011（5）.

[2]陆红.高校艺术专业教学档案管理探索[J].营管理者，2016（12）.

[3]李莎.艺术院校艺术档案管理探析[J].艺术科技，2014（12）.