浅析档案信息资源的开发利用

摘要：当前社会是一个信息时代，在这个时代背景的影响下，信息资源的利用不断增大，在档案管理中信息资源的利用是提高其管理效率的关键。档案信息作为一种重要的资源,其在开发和利用的过程中是通过各种手段和控制技术进行分析，是当前社会发展中的必然结局。在档案工作的管理过程中，是利用相应的手段和分析方式进行控制的过程，是档案工作在社会发展中的必然选择。本文就档案管理工作中信息资源的利用进行分析，并阐述其相应的前景。

关键词：档案信息;资源开发;利用

随着科学技术的不断发展，档案管理已成为当前企业发展中的重点成分。在档案管理的过程中，各种档案管理方式和档案控制模式进行分析是当前发展的关键，是提高档案管理水平和控制的主要方式。在我国传统法的档案管理过程中，由于人们对档案管理的重视不够，使得档案管理中存在着诸多的问题，随着当前信息资源利用的不断加深，在档案控制的过程中，各种技术手段和管理模式的应用成为其发展的主要措施。随着当前市场经济的飞速发展，人们对档案信息的认识不断加深。在档案管理的过程中，信息化管理模式已成为当前档案管理中的主要手段，是加强档案管理工作的主要措施和手段。信息技术的应用提高了档案管理的工作效率，是保证其发展的前提和关键。这是信息时代的要求,也是档案事业发展的必然结果，更是社会发展的主要手段。

一、档案信息资源的开发与利用

1.信息资源

信息资源是当前社会发展的结果，是提高社会发展过程中相关技术手段和措施的关键。信息资源是信息的一部分,是信息世界中与人类需求相关的信息,是通过相应的技术手段进行分析和变革的过程，是采用当前先进的生产力和生产技术进行分析和总结的过程。信息资源是可利用的信息,是当前生产力和研究水平下人类所开发与组织的信息;信息资源是通过人类的参与而获取的信息,人类的参与在信息资源的形成过程中具有重要作用,特别是人类步入信息时代,科学的进步、社会的繁荣已离不开信息,信息资源的贫富状况和开发利用程度已成为衡量一个国家或地区文明水平的标准,是检验其经济、文化、科技乃至综合国力的重要指标。因此,重视与加强信息资源建设已成为人类的共识。

2.档案信息资源开发利用

档案信息资源的开发利用就是在档案工作领域运用现代信息技术采集、处理、传递和使用信息资源,提升档案工作质量的过程。顾名思义,档案信息资源的开发利用,包括开发和利用两个方面。开发的任务是生成有用信息,通过信息的生产来确保信息的供给。利用是实现信息的价值,确保信息能够在各项活动中发挥作用,形成效益。可以说,档案信息资源开发是基础,利用是目的,二者互为因果,相辅相成。

二、档案信息资源开发利用存在的主要问题

随着档案信息化建设的快速起步和不断深入,档案信息资源开发利用逐步得到各级档案部门的重视。但是,档案信息资源开发利用相对于信息化基础设施建设还比较滞后,是档案信息化建设中相对薄弱的一个环节,在一定程度上造成了“有硬件无软件、有软件缺数据、有数据难共享”的现象。总体感到,存在以下四个方面的问题。

1.“重硬轻软、重建轻用”的思想认识偏差

档案信息资源开发利用之所以滞后于档案信息化建设,主要还是思想认识问题。特别是“重硬轻软”思想比较突出,“重建轻用”问题十分普遍。近些年来,档案部门自行开发建设的信息系统,硬件档次越来越高,但相应的应用软件没有跟上,使已建硬件设施效能得不到充分发挥,使得档案信息资源的开发利用没有依托。

2.信息基础设施建设发展不够平衡

档案信息基础设施主要包括档案信息网络管理系统、数据库、信息安全防护设备等等。这些方面发展的不平衡,直接导致档案信息资源开发利用受到了诸多限制。

3.标准体系尚未全面建立

档案信息资源的开发必须在统一的技术体制和标准下进行,这是实现档案信息资源利用和共享的基础。由于档案信息资源开发利用缺乏相对统一的标准,加上开发方法不统一,档案信息资源开发利用存在着规范性和惟一性不强、各自为政等问题,没有很好地依据标准进行数据源建设,使人与人之间、人与机器之间以及机器与机器之间。

4.信息安全防护存在隐患

在信息化程度不断提高的今天,信息安全是国家安全的重要组成部分,也是档案信息资源开发利用的首要问题。从实际情况看,核心硬件、软件和技术主要依赖进口,严重影响了档案信息化建设的质量与安全,直接导致在档案信息资源的开发利用中“有网不敢用、不放心”,给开发利用的深入发展带来了很大困难。

三、档案信息资源开发利用的对策

积极推进档案信息资源开发利用既是档案信息化建设的客观要求,也是提升档案服务能力的需要。依据档案信息化建设的发展大势,应重点做好以下四个方面的工作。

1.更新观念,提高认识

在档案信息化建设中,没有信息资源的开发利用,信息化建设就等于无源之水、无本之木;信息设施离开信息资源,就不会有存在的价值。只有把档案信息资源通过完善的信息系统和信息网络进行高效互通、有效交链,才能达成信息共享,从而提高档案利用水平。

2.统一规划,分步实施

档案信息资源开发利用是个庞大的系统工程,必须要在统一的规划和组织下,才能形成合力,加快发展。首先要坚持自上而下的原则,搞好顶层设计,打牢发展基础。顶层设计最为重要的是要有信息资源的宏观规划,各个档案部门要在上级的统一规划下,确定自己的信息资源开发利用框架。同时,要制定档案信息资源开发利用的法规和标准,明确各部门、各单位在信息资源开发利用中的责任,明确协调共享机制,确定数据格式和接口规范,保证各部门的档案信息资源开发利用工作是在统一规划和标准下进行的,为信息系统的综合集成,打下坚实的基础。

3.加强力量,完善机制

档案信息资源开发利用在信息化建设中的突出地位,要求我们必须加强力量,加大投入,加速档案信息资源开发利用的发展。首先要承认档案信息资源开发利用的价值和工作量,舍得投入。要增加档案信息资源开发利用作为各单位信息化建设或日常工作的经费,保证档案信息资源开发利用工作的顺利开展,保证数据工程建设能够尽快起步、顺利实施。

四、总结

档案信息是当前社会发展的结局，是提高档案管理工作效率的主要手段和关键性措施。在档案管理的过程中，是采用先进的技术手段进行改变和控制的过程，档案信息是当前社会发展中各个企业和单位进行工作成本和工作管理的依据，随着当前各种科学技术的不断发展，是利用相关的信息资源进行完善，提高其发展效率和企业市场竞争力的主要手段。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询小组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。

参考文献

1、高英华;;做好新时期档案信息资源的开发和利用[J];山东煤炭科技;2010年04期。

2、徐瑜;;网络环境下的档案信息资源开发利用[J];兰台世界;2010年04期。

3、蔡海飞;;浅谈档案信息资源开发和利用存在的问题及对策[J];科技情报开发与经济;2007年11期