如何推行档案工作规范化与标准化

摘要：档案管理作为当前社会发展中的重点，其规范化和标准化是不容忽视的管理过程和管理手段。随着当前人们对档案管理工作认识的不断加深，其在管理和控制的过程中实现其标准化管理手段是保证档案管理经济社会效益的关键。本文就档案管理工作在烘干的规范化和标准化手段进行分析与探讨。

关键词：档案工作;规范化;标准化

档案工作是提高企业工作效率的核心，是保证企业工作中经济效益的主要手段和措施。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节,在档案工作管理和控制的过程中，搞好硬件设施亅档案管理工作中的主要手段和措施，是提高其管理质量的关键。随着社会发展，日益丰富的工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,其在工作的过程中是采用相应独立的手段进行分析和控制的过程，由于档案管理主要是对文书档案进行管理和整理，因此在管理的过程中文档的管理和整理是管理的重点，是提高其发展过程中相应管理手段的关键。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化，在管理工作中要树立其良好先进的指导思想，结合当前实际情况进行分析与控制。

一、建立完善的档案管理制度

档案管理是一项繁杂而又枯燥的工作流程，因此在管理的过程中，由于管理人员素质和管理制度的不够完善，档案种类繁多,形式各异,有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案,通过结合当前先进的管理理念和实际经验进行分析，结合实际情况制定出相关的管理手段和管理措施。库房要经常通风,做到整洁卫生,库房内不准吸烟,以免发生火灾,做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光,以确保安全和延长档案寿命。其次,建立档案工作网络,由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划,提出业务档案工作的总体要求,具体制定业务档案的各项管理制度,对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案,档案室人员应深入各科室,了解各科主要业务活动,以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求,促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料,能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料,要保持它们之间的历史联系,区分保存价值,分类整理,立卷、案卷标题简明确切,便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续,杜绝档案乱借乱发,防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身,档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样,不仅仅决定公文本身的质量,同时,也决定了日后档案的质量,决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此,我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题,以提高档案实体质量,为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量,首先公文用纸质量要好,幅面尺寸规格要统一、规范、标准,符合国家的有关规定。排版形式为横写横排,左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续,是否符合审批权限,公文标题是否准确,主送单位和抄送单位准不准,落款是否与公文一致,有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等,都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理,拟制格式要规范,行文不要滥用简称和使用不规范的字,以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明,虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务,具有相对的独立性,但由于文书是档案的来源,档案是文书的归宿,所以,两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此,我们要强化系统思维意识,树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想,在实际工作中,把住文书处理工作规范化、标准化的入口关,以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下,电子文件也属于档案的一部分,由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别,电子文件通常以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关,软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到1年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,因为潮湿会使光盘片基霉变,所以环境空气相对湿度应该控制在40%～65%,温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则,即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则,它要求我们在实际工作中,在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上,要注意解决好三个问题:一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。

五、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此,在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中,我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题,以利于档案标准化管理中的分类和检索,另一方面,要注意解决好案卷装订质量问题,以利于档案规范化管理。

六 加强人才培养和人才储备

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。“档案工作由保管、记录活动的证据,变为确保这种证据的确实产生,进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者,变为档案遗产的积极塑造者,从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者,变为在档案形成过程中,明确历史责任感的积极干预者。”这一系列的变化迫使我们尽快地调整自己,迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。一方面要引进高层次的人才,另一方面是必须加强现有档案人才的继续教育。

七、总结

档案工作是当前社会发展和进步的主要衡量标准，是采用当前各种先进的技术手段和管理制度进行分析和控制的过程，随着当前社会的不断发展，档案管理工作中是采用相应的技术手段进行分析，是针对各种生产模式和管理措施进行相应控制的过程。档案工作的总结是实现企业单位良好发展的主要手段，是保证社会在发展过程中健康良好发展的前提和主要手段。

参考文献

[1]陈蔚;;如何推行档案工作规范化标准化[J];科技资讯;2008年19期。

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[3]积极开展档案学术研究活动 主动展现高校档案工作价值和作用[A];广西档案2010年第5期（总第101期）[C];2010年