浅谈区县城乡建设档案的管理与利用

摘要：如何适应城镇建设快速发展这一新形势的需要，管理好区县城建档案，从而做好对城建档案的利用工作，笔者从城建档案开放利用工作的意义和存在问题入手，提出了搞好城建档案的开发利用工作的四个措施。

关键词：存在问题 争取资金 丰富馆藏 服务质量

随着社会经济的快速发展，尤其是突飞猛进的区县经济，带动了城乡建设的快速发展，从而加大了基础建设的力度，加快了住宅建设的速度，城镇建设产生和形成了大量重要的档案资料，它是对城镇进行合理规划、有序建设、有效管理的重要依据。如何适应城镇建设快速发展这一新形势的需要，管理好区县城建档案，从而做好对城建档案的利用工作，更好地为社会主义各项建设服务，是摆在我们每一位区县城建档案工作者面前的新课题。

一、城建档案开发利用工作的意义

城市建设中的档案内容繁缛而复杂，它记载了城市规划、国土规划、工程地质勘探、城市测绘、城市规划管理、公用设施、供水、供气、供电、建筑工程设计、施工技术、建筑装饰、建筑材料等一系列城市规划、建设及其管理活动中所产生的大量信息，真实地反映了城市建设和发展的过程，因此，它不仅具有原始性、凭证性，而且具有较强的知识性和较大的信息量。城建档案的利用工作就是发挥城建档案的作用，使城建档案转化为直接生产力的重要手段。一方面，城建档案利用工作代表整个城建档案工作的成果与城市规划、建设、管理等行业发生信息传递，文献供应和咨询服务关系，集中地体现城建档案工作的方向和作用，它是城建档案工作联系社会的一个窗口。另一方面，城建档案利用工作在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个城建档案工作具有一定的检验和推动作用。

二、区县城建档案工作存在的问题

随着经济发展和城镇建设的需要，城乡建设档案得到妥善管理，各个区县的城建档案工作取得了一定的成绩，但在不同程度上仍存在如下问题：一是城建档案管理的基础设施不完善。馆舍建设较早，档案库房面积小，档案装备不足，以致出现馆库建筑老化严重及库容面临即将饱和状态。二是档案管理人员配备不足，人员不稳定，城建档案的接收、整理等业务技能不熟练，急需培养档案管理人员对新时期档案工作的认知以及水平提高。三是没有把建设工程档案管理纳入到建设管理程序，没有与建设单位签定城建档案移交责任书，也没有出具工程档案认可文件，造成工程档案接收难。四是接收的档案不全，档案缺项较多，没有要求建设单位整理档案。五是城建档案开发利用不够，档案馆的服务功能单一，近年来，国家有关法规和政策相继为档案馆增加了政府公开信息查阅中心、电子文件管理中心等项职能，由于公共服务场所有限致使很多策划好的服务功能和活动无法进行。

三、搞好城建档案的开发利用工作的措施

1.争取资金，改善馆库设施

作为公益事业的服务部门，城建档案馆的经费来源于政府财政。各城建档案馆要在不断提高城建档案工作效益的基础上，争取当地政府的重视和支持，将城建档案工作列入国民经济和社会发展长期规划和近期计划，争取充足的事业经费来源。除此之外，城建档案馆还要适应事业单位改革的需要，努力拓宽服务范围，开辟经营渠道，利用信息资源、馆房设备、技术力量等优势，开展多种形式的有偿服务，为城建档案事业的发展提供必要的经费保证。

2.丰富库藏，优化库藏结构。

数量众多，内容丰富，结构合理的库藏档案是档案利用工作的物质基础。离开了库藏，档案利用工作就成了“无米之炊”。要想有效地满足社会对档案的需求，必须大力丰富库藏档案，优化库藏结构。因此，城建档案室如何把档案资料收集齐全，并具有区县的地方特色、专业特色，是区县城建档案室的迫切任务。同时，还要特别注意库藏标准。丰富库藏不但要求数量丰富，而且还要求质量优良。一些重复的、没有长期利用价值的档案，经主管领导批准后，要及时清除。库藏无原则膨胀、重复会给档案管理和利用工作带来许多不便，造成极大的浪费，也影响档案的查准率、查全率，从而影响城建档案利用工作质量。

3.提高素质，优化服务质量。

城建档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。档案人员要树立态度和蔼、服务周到、腿勤、嘴勤、脑勤的服务精神，提高档案的查准率、查全率，详细了解档案的利用目的，认真分析利用者的要求，把握社会利用档案的脉搏，积极推出利用者要求的档案信息，使城建档案的利用工作的职能变为主动对外提供利用服务。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操多和其他兄弟单位交流经验总结成绩以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高城建档案馆的社会地位更好地实现城建档案的利用价值。

4.电脑管理，提高利用效率

“数字化档案馆”被更多的加入日程，完善纸质档案文件级目录数据库和声像档案目录数据库建设；逐步实现档案的全文数字化、档案的在线接收、在线管理。档案馆在自己建立的网站上举办展览，开放档案目录，公布政府部门的现行文件，开展档案的全文检索和阅览服务，接受社会广大群众提交的查档预约单，及与用户之间的互动和交流，将有效满足利用者的需求。择机对档案网站进行改版，借鉴其它城市档案管理经验，通过压缩业务类栏目突出其地域历史文化特色，力争打造成威海历史文化的宣传窗口。

城建档案一个需要长期坚持的工作，目前来说差距是有的，困难是存在的，区县城市城建档案工作能否迎头赶上，取决于广大城建档案工作者能否自强自主，不断进取。笔者相信，只要我们把握机遇，努力开拓，发扬艰苦创业的精神，一定能把城建档案事业推向一个更高的新阶段。