国家审计系统矩阵制管理模式研究

一、国家审计系统管理模式

我国现行国家审计系统是事业部制组织结构（图1）。一个审计事项完全由一个部门负责全部处理，审处未能分离，审计资源不能得到共享。设想一种审计系统组织结构模式――矩阵制组织结构（如图2所示）。实施矩阵制管理组织形式，实现组织机构的动态化管理。审计机关内部机构设置以审计项目管理为中心，把审计程序和审计业务分类作为两个基本参考因素，寻求机构设置与项目管理之间的最佳结合点。从审计程序上看，主要包括计划、实施、成果运用三个阶段。因此，首先可以按审计管理、审计实施两大层次来设置内部机构。审计管理层次负责第一、三阶段工作，包括计划管理、资源配置、处理处罚、成果运用、信息资料管理，主要有办公、处理处罚、信息中心等部门组成。审计实施层次人力计划部门负责项目实施阶段工作，将人力资源纳入计划管理审计计划确定后，直接安排到审计组。审计组结构是一种临时性结构，其设置用来达到某种特定目的或明确规定的复杂任务，是临时性矩阵结构的一种简版。例如：审计机关根据实际审计项目，临时组成审计小组。可以将具有财务，工程预决算，法律和其他相关领域具有专业知识的人员组织起来。对审计项目进行审计，这样审计项目的技术性问题能得到解决，然后对审计查出的问题，提交审计处理处罚部门。由于是整个审计机关部门调配资源，使整个审计机构内的审计资源得到合理利用。

二、国家审计系统管理模式熵理论分析

国家审计系统改变系统组织结构是审计系统适应环境变化的必然选择，所以，在审计资源不变的前提下，要增强审计力量就须从变革审计机构这一思路出发，因此，由事业部制的组织结构变革为矩阵制的组织结构，就是审计机关组织自我适应的产物。

下面引入系统结构熵H来对系统进行描述（E・O・Wiley，layzer・D，1988年），用系统结构有序度R来定义审计系统的组织化程度。

其中，H为审计系统的结构熵，Hm为审计系统的最大熵。

R越大，表示审计系统的有序化程度越高，审计系统的效率也越高。

这里先要对此审计系统组织结构分析进行一系列的假设。首先，假设审计系统的信息是逐层传递的，没有越层传递的情况，同时设定信息传递的主要考核点为信息传输的时效性与准确性。一般而言，如果系统内组织结构越多，那么信息传递的时间就会越长，这样时效就会减慢，如果减少管理的层次性，那么管理跨度就会加大，这样时效性就增大，但是信息的准确性就会受到影响。传统的审计组织结构的划分以事务型为主，注重上级对下级的指导作用，看重信息的准确性，对时效的考虑相对较弱。随着改革开放，特别是提出“建立和谐社会”的目标后，事业部制的审计组织结构明显的不能适应新形势的发展，如果审计系统还是只重信息传递质量的准确性，而忽略信息的时效性，那么就会由于时滞，对社会经济生活产生极为不利的情况。因此传统的审计组织结构必须改变，而矩阵制的审计组织结构正是解决审计信息时效性与准确性不和谐的有效模式。下面从审计系统内信息传播的时效性和准确性两个角度来对审计系统的有序度进行分析。用时效来表示系统信息在流通时效性方面的有效性，而用质量来表示信息在流通准确性方面的有序性。可作如下定义：

（1）审计系统的时效的定义

定义1 审计系统的时效：即信息在审计单位各元素之间的传递过程中信息流通迅速程度的大小。

定义2 审计系统的时效熵：就是反映信息在审计系统中流通时效性的不确定性大小的度量。

定义3 审计系统微观态：即以某个角度考察系统时，审计系统可能出现的微观状态。

定义4 微观态总数：即高状态的微观总数系统演变成某一种状态的可能的途径数。

定义5 状态的微观总数越大，则审计系统数据处于这种状态的可能性也就越大，且称微态出现概率为行政系统微观态实现概率Pl（ij），Pl（ij）＝Lij／A1式中A1为审计系统的时效微观态总数。

定义6 联系的时效熵：将审计系统纵向上下的任意两个元素之间联系的时效熵H1（ij）可定义为H1（ij）＝－Pl（ij）log Pl（ij），其中Pl（ij）为审计系统第ij个元素联系的时效微观态实现概率，其计算方法在时效的计算步骤中给出。

定义7 审计系统总的时效熵，定义为H1＝■■H1（ij）。

定义8 审计系统的最大时效熵，定义为H1m＝logA1，其中A1为审计系统的时效微观态总数，A1＝■■Lij（其中Lij为联系长度，并定义两元素联系的长度为系统中两元素间的最短路径，直接相连的长度为1，每中转一次长度加1）。

定义9 审计系统的时效可定义为R＝1－■ R∈［0，1］。

（2）审计系统的质量

审计系统的质量是信息在审计系统中流通时准确性大小的测度；审计系统质量熵：是描述审计信息质量不确定性的大小。

与审计系统时效熵的定义相似，可作如下定义：

定义10 审计系统的质量熵，是描述审计系统在信息传递过程中出错的不确定性H2（i）＝－P2（i）log P2（i） i＝1，2∧，N。

式中P2（i）为i个元素的质量微观态实现概率，计算方法在计算步骤中论出。

定义11 审计系统的总质量熵Hi■H2（i）＝－■P2（i）logP2（i）。

定义12 审计系统的最大质量熵H2m＝togA2，式中，A2为审计系统的质量微观态总数，定义如同A1。

定义13 审计系统的质量R2＝1－■。

（3）审计系统结构的有序度

审计系统结构的有序度就是在信息传输过程中考虑时效和质量时系统的确定性度量，用R表示。R越大，审计系统结构的有序度越优。

那么由定义可知，审计系统的总时效熵为：

H1＝■■H1（ij）＝log2［2・（m＋N）（m＋2・N－■）］

－■－■log■3

－■

审计系统的总质量熵为H2＝log2A2－mlog2m／A2－2log2N＋m／n。

依据前面的定义及有关模型，根据审计系统事业部制审计组织结构与矩阵制审计组织结构进行量化得到如下数据。

表1 两种审计组织结构有序的比较

表1所示，矩阵制的审计组织结构的有序度要大于事业部制的审计组织结构，而无论从系统时效、还是系统质量上看，矩阵制的审计组织结构有序度都大于事业部制的审计组织结构。因此，矩阵制的审计组织结构是一种比事业部制的审计组织结构更优化的组织结构。

三、启示

a.矩阵制组织结构管理模式有利于充分利用审计资源。它突破了人才部门所有的框框，创造了系统内人才优化配置的机制。降低运行成本，从而提高工作效率。

b.矩阵制组织结构管理模式建立了审处分开运行机制。审计项目由审计小组审计后，提交审计处罚部门处理处罚。审计项目在审计过程中得到公正、公平的处理处罚，减少审计自主裁量权。从理论上可以阻止滥用权力的现象。

c.矩阵制组织结构管理模式实施项目审计组是动态随机的。实施项目审计组临时由计划部门调配组成，因此，审计工作人员在新组织结构中作弊的概率小于现行组织结构。从而说明国家审计系统矩阵制管理模式组织结构内部监督制约机制更有效。

d.矩阵制组织结构管理模式组织结构有序度要大于事业部制的审计组织结构。从系统时效和系统质量上看，矩阵制的审计组织结构有序度都大于事业部制的审计组织结构，因此，矩阵制的审计组织结构是一种比事业部制的审计组织结构更优化的组织结构。

e.矩阵制组织结构管理模式审计信息公开、资源共享。由于审计实施和审计处理处罚由不同职能部门来履行职能，审计信息再也不能封闭运行，推动了审计结果公开。

（作者单位：江西省审计厅）