现代采购信函的商务写作技巧

[摘 要]随着中国与世界的贸易往来越来越频繁，外贸人员与外商的沟通交流技巧也越来越重要。商务采购信函是一种重要的沟通方式，在国际商务中扮演着极其重要的角色，现代商务信函的写作要严格遵守国际原则。在具体的商务信函写作中，各种商务信函写作技巧的灵活运用是顺利完成商务沟通的基础和保证。本文就现代采购信函的写作技巧进行了归纳与总结。

[关键词]商务信函；商务沟通；写作原则；写作技巧

[中图分类号]F275.3 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432(2008)45-0158-02

1引言

改革开放以来，特别是加入世界贸易组织以后，我国与世界各国的经济交往日益频繁，对外经济合作日渐加强。因此，培养一大批既熟练掌握外语，又通晓国际商务知识，并善于进行跨文化交际的国际商务人才已成当务之急。在国际商务人员必备的诸多技能中，商务信函写作是其中一项重要的技能，也是商务活动得以顺利开展的重要保证。一封好的商务信函(business letter)能够在促进贸易、增进友谊和获得完全理解方面起到非常重要的作用。只有完美传达信息的信函才是完美的信函。因此，在写作时严格遵守并且灵活运用7“C”原则是必不可少的：Consideration(体谅)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Concreteness(具体)、Conciseness(简洁)、Clarity(清楚)、Courtesy(礼貌)。这七个原则是商务信函写作最基本的指导原则。同时，在商务信函的写作中，要掌握一定的写作技巧，才能顺利完成商务信息的交流。

2现代采购信函的特点

2.1现代采购信函应该是“索取函”

它索取的可能是一种产品，一项服务，一项专利，一个观念……因此，在写作时候，要牢记你是在与读者进行交谈。这种交谈成功与否，你的目的是否实现，关键取决于商务信函中信息的表达方式和内容。如何把你的思想，清晰、准确地表达给“读者”，产生情感上的共鸣是商务信函的首要任务。

2.2现代采购商务信函的写作要重点突出，简明扼要

“时间就是金钱，效率就是生命”，商务信函要尽可能地避免使用花哨、华丽的词藻。因此，商务信函的写作，首先，要把握简洁、扼要的特点。其次，掌握好简洁的表达内容与有效率的分寸。如果在书写商务信函时，开头就唐突地说出交易需求，也会显得冒昧而令对方不明所以。最后，好的商务信函还应体现以下特点：易读易懂，语气真诚友好、客气，评阅简短、朴实，自然或生动、有趣、有吸引力，内容清晰、准确、具体行文正确、完整、不花哨。

3现代采购信函的写作原则

3.1体谅

体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。简言之，体谅就是要做到为对方着想，移情于对方，在人性层面上来理解对方。此外，体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度，要强调“你”的态度而不是“我”的或“我们”的态度。

3.2正确

现代商务信函必须写的正确，因为其牵涉到双方的权利和义务，而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。

3.3完整

现代商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人作出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的现代商务信函不仅可能会带来预期的结果，还可能建立起更好的商务关系。

3.4具体

现代商务信函必须写得生动、具体和明确，要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写现代商务信函的过程中，应尽量运用具体的事实和数字，选择形象的及通过想象所创造的字和词语，一般使用主动语态来陈述内容。

3.5简洁

所谓简洁，就是指要言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文现代商务信函时，要摒弃那些陈旧的商业术语，做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子，保留有效、简洁的事实信息，就可把最重要的信息呈现给对方。

3.6清楚

采购商务信函应使读者一目了然，没有晦涩难懂或容易产生误会之处。在确定了所要写的内容后，选择使用简短、熟悉和口语化的词语，构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的，避免使用产生歧异或意义不明确的词汇。如有需要，可以使用样例、插图以及其他在视觉上有助于理解的东西。

3.7礼貌

礼貌在采购商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系，也有助于结交新的业务伙伴。在现代商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，在撰写商务信函时，应避免使用可能激怒、伤害对方的言词或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上，考虑到对方的愿望和背景，做到互惠互利。

4现代采购信函的写作技巧

4.1多使用主动语态

主动语态能够更自然和准确地表达写信人的本意，收信人会觉得更生动，并有一种面对面谈话的亲切感。

以下样函采用过多被动句式，显得软弱乏味：Please be advised that the L/C should be opened by the end of May. Your prompt reply would be highly appreciated.

如果改成主动语态，就能营造出友善和灵活的气氛：Could you please open the L/C by the end of May? Thanks.

4.2使用浅白、通俗易懂的词汇，避免使用艰深晦涩的词汇

商务英语中使用艰深晦涩的词汇，不会让书信显得正式、严肃，反而会令收信人阅读过程延长，理解出现偏差，难以迅速准确地回复。英语是全球通用的语言，为确保不同国家的人士明白书信的意思，应多使用通用的词汇，以达到自然顺畅，撰写快捷，简洁明了，又不失商业味道的效果。

4.3提问要客气、直截了当，避免使用含糊、过于古旧、迂腐的语言

客气明了地提出问题，不但给人亲切感，更令收信人产生需要回答的心态。并且，直截了当的询问能便于收信人回复。

4.4力求正面肯定地谈论问题，避免使用让收信人反感的词语

写信人要顾及收信人的感受和要求，尽量从正面与对方讨论问题。避免使用如：fail,wrong,inadequate, stupid 等词语，这些词语给人一种居高临下的教训感觉，甚至涉及侮辱人格，容易使收信人产生反感。

5结束语

采购是贸易过程中重要的一个环节。写好采购商务信函是进行现代商务沟通的一个重要的技能。要完美传达采购商务信息，写信人必须坚持现代商务书信写作的七大原则。在具体的商务信函的写作中，写信人还必须灵活运用各种写作技巧，体现出商务书信的写作风格，只有这样，顺利的商务沟通才能完成。

参考文献：

[1]管春林.国际商务英语写作[M].杭州:浙江大学出版社,2006:8.

[2]葛萍,周维家.外贸英语函电(双语)[M].上海:复旦大学出版社,2007:2.

[3]赵银德.外贸函电[M].北京:机械工业出版社,2006:7.

[4]束光辉.新编商务英语写作教程[M].北京:清华大学出版社,北京交通大学出版社,2007:3.