医疗机构声像档案管理现状分析及创新对策

【摘 要】随着社会的发展和医疗机构管理科学化的加快，医疗机构在日常工作中形成了大量的声像档案，这成为了医疗机构档案的重要部分。但是目前医疗机构的声像档案管理还存在不少问题。本文详细分析了当前医疗机构声像档案管理的现状，指出了存在的种种问题，并提出相应的创新管理对策，旨在更好地利用好医疗机构的声像档案，为医疗机构建设服务。

【关键词】医疗机构；声像档案；管理；现状；创新；利用

随着社会的发展及办公条件的改善，医疗机构在日常管理、医疗及科研实践当中直接形成了大量的声像档案。声像档案具有客观性、形象性、交流性、特殊性等特征，是文、形、声的有机整体。声像档案是医疗机构前进和发展的见证者，能为管理者提供决策依据，具有保存价值。但调查发现，目前医疗结构声像档案管理工作中存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用，严重滞后于档案工作的整体发展水平，因此，必须采取有效措施，加强声像档案管理工作。

1.医疗机构声像档案管理现状分析

1.1 多头管理、职责不清、收集不全

当前医疗机构实行的档案管理模式是信息科、综合档案室及各医疗业务部门分体管理各类档案信息。信息科负责医疗机构病案统计管理、图书管理和计算机管理；综合档案室管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，并对本单位的档案工作进行监督、指导、检查；医疗业务部门负责管理医疗文书档案、医德医风档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等。三大信息主体在日常工作中基本是各自独立地进行档案信息的收集、整理、保管、加工、统计和提供服务，缺乏必要的协调，重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力和财力的浪费，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，很大程度上制约了医疗机构信息管理整体水平的提高。

1.2 记录不完整、制作不齐全

记录医疗机构的重大社会活动、重要会议、医疗、教学、科研中有代表性事件的照片、录像等各类载体声像档案制作不完整、不全面。特别是医疗机构重点基建项目，基建项目的照片和录像，应该包括基建项目开工前的原景、招标会议和活动、奠基仪式以及建设过程中关键环节直至竣工验收的照片的拍摄。但是，往往只是基建工程在开工时或竣工时举办仪式才有对医疗机构基建建设原貌拍摄记录下来，缺少全面从工程的前期、中期和后期等各环节进行拍摄，形成声像档案。

1.3 制度不落实、管理不规范

对于声像归档的收集范围、移交时间等没有制定符合医疗机构档案管理模式的具体要求，且归档不及时，部分声像没有附加文字说明，或者有些说明不是缺时间就是缺内容。久而久之，面对一堆照片或影像，没有人能说清来龙去脉，给日后查找利用带来诸多麻烦；由于医疗机构中能形成声像档案的部门许多，出于使用便利，加之声像档案载体材料越来越轻便，许多声像形成部门，不愿将其移交给档案部门管理，对声像资料任意处置，致使声像损伤或丢失。

2.医疗机构声像档案创新管理对策

医疗机构声像档案是医疗机构前进和发展的见证者，它不仅可以记载历史，更重要的是反馈信息，提供利用，随着医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度改革的不断深入，对医疗机构档案工作提出了新的要求，要做好医疗机构声像档案管理工作，促进医疗机构档案事业的发展，必须探索一条适应医疗机构声像档案管理工作发展的新思路，力求使声像档案在医疗机构的发展中发挥更多的作用。

2.1 建立健全医疗机构声像档案收集管理开发利用制度

由于医疗机构声像档案工作具有内容繁杂、部门众多分散、专业性技术性强、保管要求及机密程度高低差异等特点。因此，应建立符合医疗机构实际情况的声像档案收集管理开发利用制度，并在工作中不断加以完善。其中，建立和健全声像档案收集制度尤为重要。医疗机构临床医技各科室、医疗机构行政管理及后勤等各部门、医疗机构各级领导、各科室干部和医护技术人员，都或多或少地形成各类声像档案，而管理部门的分散性却是影响声像档案的齐全完整收集的重要影响因素，这就需要建立健全有效的声像档案传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保声像档案材料的完整性。

2.1.1 明确医疗机构声像档案收集范围及收集方法

凡在医疗机构日常工作中形成、真实反映本院各项工作活动情况并有考察与利用价值的磁盘或光盘等均为收集对象。一是文体文件：重点是通过计算机文字处理形成的正式电子文件；二是通过数码相机拍摄的图像文件；三是各种会议或重要活动通过视频设备拍摄的动态图像文件；四是多媒体文件。在医疗机构档案工作实际中，推荐以下四种声像档案采集方法：①一般采集；②定期定向采集；③重点采集；④专题采集。

2.1.2 健全医疗机构声像档案管理各项规章制度

强化规范管理，对产生的声像材料从收集、整理、归档、移交、借阅作明确规定、统一管理，防止分散流失。设立统一数据库，方便各部门使用和下载各类照片及音频、视频资料。明确任何人不得将形成的声像档案据为己有，声像档案人员岗位变动时，严格办理移交手续，避免流失。实行分级管理，对珍贵的历史资料列为保护范围。医疗机构组织重大活动、会议，档案人员应全程参与，负责摄影录像的人员积极配合，共同做好各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的声像档案完整、集中统一。

2.1.3 确保声像档案制作齐全，规范声像档案的整理、分类、编目

声像档案管理人员要懂得拍摄技术，经常深入科室，及时发现有价值的声像材料并收集，对重要资料打破常规随时归档。基建项目类声像档案，要参与到“四同步”中去，提前介入，把档案管理渗透到基建项目建设管理全过程，才能对医疗机构原貌的拍摄范围把握准确。重要活动做好周密的摄影计划，活动结束后，参与录像、摄影人员及时将形成的各类声像材料向专职档案人员移交。规范声像档案整理，底片、正片、文字说明三部分要完整，综合运用时间、地点、事由、人物、背景、摄影要素等。

2.1.4 实现医疗机构声像档案数字化

采用现代化的设备对档案进行管理和开发，逐步实现文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的现代化管理方式，是今后医疗机构档案管理必然的发展趋势。当前，医疗机构档案管理工作面临着新的挑战，一方面，医疗机构档案门类较多，尤其较繁忙的医疗业务活动，须保留大量的业务归档材料，如病案、影像资料，每年几万份，全部以传统的方法贮存，占有很大库房；另一方面，高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样，大部分医疗机构已经尝试应用电子病历。

2.1.5 积极开发声像档案的利用价值

①凭证价值：俗话说：“空口无凭，立字为证”，相对声像档案来说，这个“字”就是原来的形、声、像。

②教育价值：开发声像档案，制作宣传画廊、宣传片等，作为医德医风教育的生动教材，寓教于乐，可有力地推动了医疗机构精神文明建设。

③媒介价值：声像档案的参考价值、凭证价值，通过开发可以转化为媒介价值，从而承担社会功能。

2.2 建立医疗机构档案与其他信息管理融合的一体化管理模式

医疗机构运作和管理的过程是一个获得信息、处理信息、利用信息的过程，医疗机构作为一个综合的管理系统，档案管理系统就是一个信息资源子系统。将这个子信息资源系统融入医疗机构整体信息化工作中，将信息科与综合档案室合并，实行信息、档案管理一体化，建立一个结构合理、功能齐全、高效的信息中心，形成更具有综合效益的资源库，就可适应当前医疗卫生部门改革和发展的需要。主要可以实现以下目标：

2.2.1 能充分发挥信息整体效能

医疗机构实行图书、情报、信息、档案管理一体化，不是简单地把信息科和档案室两个科室合并起来，而是围绕着实现优质服务这一中心从实质上下工夫。这样做有利于档案信息管理人员熟悉医疗机构各部门业务流程、掌握现代信息技术，使医疗机构各部门蕴藏的丰富档案信息资料交流畅通，发挥医疗机构信息的整体效能，更好地为医疗机构各项工作服务。

2.2.2 充分实现医疗机构电子计算机联网

信息、档案一体化管理有利于统一规划、统一收集整理、加工统计有关信息，统一目标体系。统筹各类信息结构，不仅便于检索、利用，更重要的是形成医疗机构管理、病案统计、财务、档案、人事、药房和图书管理等一个大系统，进而形成医疗机构管理系统化，并电子计算机联网，为实行信息资源共享打下良好的基础。

2.2.3 为医疗机构将来实现高效管理的体制改革服务

实行信息科和综合档案一体化管理，不但可精简机构、减少开支，又能充分发挥信息管理功能，做到人尽其才、物尽其用、财尽其力。所以，实行信息、档案一体化管理是完全符合医疗机构当前的体制改革要求的。医疗机构要将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入医疗机构信息化建设总体规划、统筹安排实施。

3.结束语

总之，医疗机构的声像档案可作为医疗机构前行和发展过程中的重要见证者，它不仅只是记载了历史，更为重要的是可以反馈的信息，给予利用，为院领导相关决策提供依据。因此，我们必须提高对声像档案管理工作的重视，不断创新声像档案的管理方法，合理的去开发以及利用声像档案，使其更好地为医疗、教学、和科研服务。这对于医疗机构的未来有着十分重要的意义。

参考文献：

[1] 陈玲.创新声像档案的收集和归档模式[J].科技信息，2009年33期

[2] 程莉.医院声像档案管理中存在的问题与对策[J].办公室业务.2011年07期