企业档案管理的实然状态与应然追求

[摘 要]随着知识经济的到来，企业竞争日益激烈，新时期的企业改革步伐也不断加快，对企业档案管理的要求也越来越高，建立适应经济发展和高科技信息档案库是现代企业发展的必然选择。而当前，企业档案管理的各种问题突出，不利于企业更好发展，笔者通过对这一突出问题的研究分析，并提出了相应的解决办法，以供企业档案管理的参考。

[关键词]企业档案管理；现代企业

随着科技事业日新月异的发展，传统的档案管理工作观念和方法已无法适应企业的发展，知识管理作为一种全新的管理方法和管理思想逐渐被广大档案管理工作者所接受，这一全新理念也成为企业提升自身竞争力的重要指导，笔者认为，把知识管理和信息管理渗入到企业档案管理当中，是新时期企业档案管理的必然要求。

一、企业档案管理发展的实然状态

（一）传统管理模式制约企业档案管理的发展

企业档案室直接隶属于企业，是企业部门的分支，企业档案管理作为市场经济改革的一部分，必须适应现代化企业的发展。而当前，许多企业档案管理仍沿袭传统管理模式，并没有得到彻底改革和完善。这不利于企业档案管理的发展，也严重影响了企业档案管理的工作效率和工作质量。

（二）企业管理者对企业档案部门重视不够

在市场经济的冲击下，企业面临着激烈竞争。为求得生存，占有市场份额，在激烈的市场竞争中取得胜利。很多企业一味追求经济效益而忽视社会效益，加速产品生产周期，忽视产品研发，造成当前企业间的恶性竞争，生产出的产品质量差，信誉低。这些都是因为企业管理者对企业档案管理重视不够造成的。这种缺乏远见的思想，不仅损害了企业形象，而且严重影响企业的发展步伐，使企业面临生存困境。这样虽然短期内经济发展了，但对于企业的和远发展是十分不利的，缺乏企业档案管理部门对企业人员、相关信息的整合，对企业的长期发展极为不利，长久下去，给企业带来的损失是难以估量的。

（三）企业发展与档案管理发展不协调、不同步

档案管理是企业发展的重要组成部分，档案管理促进企业发展，企业发展与档案管理必须协调、同步发展。而当前，企业档案管理由于本身地位的无奈，加之企业档案管理思路不创新、落后，与企业经济发展脱节，不能根据企业发展需要而进行相应的企业档案管理改革，这样就造成了企业发展与企业档案管理不协调、不同步。同时，企业档案管理者由于思想落后，知识沉旧，加上旧有的管理思想模式影响，思想素质低，服务态度差。对相应的档案管理工作忽视，不改进。这样就制约了企业档案管理的发展。

（四）企业档案管理人员年龄结构不合理

首先是40-60岁老年结构左右的人偏少。由于企业改革的需要，一批年龄稍长的企业人员被裁员，很多企业实行50岁以外“一刀切”，致使很多有丰富经验的企业档案管理人员被裁撤，使企业失去了很多有丰富档案管理经验的人员。其次是中年人比例偏多，中年人年富力强、经验丰富，这些都无可厚非，但企业中年比例偏多的话，就造成了干活的年轻人太少，有经验的老年人不能掌好舵，过于模式化、方式化。再次是年轻人太少，年轻人是接受新事物最快、学习新知识最强的群体，他们有一种向上的冲力和不认输的精神，如果一个企业缺乏年轻人，那么这个企业就像人的生命特征一样，过于老龄化，缺乏斗志和活力。

企业档案管理需要老中轻配置一个合理的结构，年长的人可以掌好舵，用其丰富的经验为企业发展护好航向，中年人利用自己的经验和工作力为企业具体安排事务和工作的执行，年龄人则是企业的未来，不断学习新知，为企业发展输入新鲜血液。

二、解决制约企业档案管理发展的应然追求

企业档案管理与企业发展息息相关，管理质量的好坏直接影响着企业的发展速度与效益，因此，加快企业档案管理改革步伐，建立与现代企业发展相辅相成的新的企业档案管理模式，是企业档案管理发展的必然路径。

（一）解放思想，更新观念，完善相应的法规及政策

首先，企业管理者要解放思想、更新观念。企业档案管理是企业管理的重要组成部分，知识管理是新时期企业管理的一种思想，理念和方法，对许多企业来说都是全新的，要建立现代企业档案管理模式，就必须解放思想，更新观念，革除传统管理模式。采用现代化手段管理，把知识管理，信息管理适用于企业档案的管理当中，促进企业档案管理全面发展。

其次，完善的法律法规是企业走向成熟、走向正规发展的必由之路。企业档案管理也应走向法制化的轨道，在原有体制下的法制存在着条文过死，条例不统一等对企业发展不利的现象，新的法律制度应克服旧有的障碍，以发展企业为主，由对企业的直接管理向监督为主转变。这就要求相应的法律条文作出相应的调整。在原有体制下，档案行政管理部门是主体、是主导，而在新的体制下，档案行政管理部门应是国有企业档案管理部门的服务指导部门，档案行政管理部门应有直接指导向服务转变，真正实现为企业提供信息、提高服务质量、监督和引导为主的彻底转变，把管理的自交给企业档案管理部门，这样企业档案管理部门才能得到真正的发展的彻底的改革。

（二）重视档案管理部门，加大对企业管理部门的投入

企业管理的滞后，不只是企业档案管理者和企业档案管理部门的错误。这与企业管理者重视程度有很大关系。一般情况下，管理者不重视，企业档案管理就无法正常运行，很难得到发展。加大企业档案管理的投入，是企业档案管理发展的必然选择。首先是资金的投入，足够的经费是企业档案管理向前发展的物质保障，其次是政策的支持，企业管理者要从政策上给予支持，对于企业档案管理部门的合理要求，需要相应文件支持都应大力支持。再次，企业管理者要与档案管理者形成默契，两者相互支持，才能使企业档案管理迅速发展，最终推动企业的发展。

（三）企业发展与档案管理相互促进、协同发展

企业的档案管理能够促进企业更好发展，企业发展又必须完善企业档案的管理制度，把企业的眼前发展与长远发展有机结合起来，做到企业发展与档案管理的协调、同步，相互促进，共同发展。同时，加强对企业档案管理人员的培训，提高业务水平，只有提高了企业人员的素质，才会使企业发展与人员发展同步进行，企业发展了，人员素质才能跟上。这求要求档案管理人员要不断学习新知识，交流新经验，不断创新自身思维，提升服务能力和服务质量，教育企业档案管理者端正思想，提高认识，明确责任，增强事业心和责任感。从而保证档案工作严格按照规定办理，使企业档案管理前后衔接起来，突出制度化、科学化。

（四）完善企业的管理规范，吸引并留住人才

没有规矩，不成方圆，企业档案管理也应按照一定的规则和程序运行。在原有体制下，档案行政管理部门是主体、是主导，而在新的体制下，档案行政管理部门应是国有企业档案管理部门的服务指导部门，档案行政管理部门应有直接指导向服务转变，真正实现为企业提供信息、提高服务质量、监督和引导为主的彻底转变，把管理的自交给企业档案管理部门，这样企业档案管理部门才能得到真正的发展的彻底的改革。

另一方面，一个企业的发展需要有好的人才，当代社会的竞争就是人力资源的竞争，这就要求企业要以优厚的政策和理念吸引优秀人才。同时，企业也要留住人才，原有企业人才流失是造成企业落后的一个重要原因，新的历史时期，要求企业档案管理部门与企业发展同步，关于留住人才，使人才愿意在企业发展，愿意与企业共荣辱，只有这样，企业才能得到长久、稳序的发展。

三、结语

综上所述，企业的档案管理问题复杂，发展道路曲折，必须坚持长久、彻底的改革。培养具备档案管理工作文化素养和职业素养的新一代人才。完成新老交替工作；通过加大对企业资金的投入，逐步整合各类现有的档案资源，促进档案资源总量增加，质量提高，结构优化；全面提升企业档案资源开发利用水平和能力，秩序渐进。做到企业发展与档案管理统筹兼顾、科学发展；把知识管理与信息管理相结合。融入到新的管理模式中，使档案管理者不仅具备良好的业务素质，而且具备过硬的业务能力。随着信息化时代的到来，企业档案管理已逐步走向网络信息化，这就要求企业档案管理人员要不断学习现代网络技术和创新档案管理体制，只有这样才能不断适应社会经济发展和企业发展的需要。企业发展了，档案管理人员素质也提高了，这样才是企业与档案管理的应然发展。诚然，企业档案管理的发展仍然面临诸多困难，传统企业旧有的管理模式，档案管理人员的思维及知识现状等都给企业的发展与改革造成很大的障碍，因此企业档案管理的发展任重而道远，这需要相关法律制度的完善，企业档案管理人员素质的提高，企业管理者的重视等多方面的努力，并形成一个合力，企业档案管理才会走向一个健康、稳续发展的轨道，并对企业形成反哺，从而推动企业发展。

参考文献：

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作者简介：李军红（1971-）女，江苏省涟水县人。档案管理员。