对构建数字档案馆建设的新思考

[摘 要]伴随着计算机技术和多媒体技术的快速发展，数字档案馆的建设也逐步崛起，档案馆由传统形式转变为数字档案馆的形式主要的依据就是计算机技术、通信技术和多媒体技术为一体的综合电子信息网络系统的运行。为了发展和创新数字档案馆的建设，应考虑数字档案馆建设的现状和发展趋势，并进一步加强对数字档案馆建和的新思考。

[关键词]构建；数字档案馆；建设

数字化档案馆作为一个可以扩展的网络应用平台，不仅具有传统档案收集、管理和利用档案等强大功能，还拥有超大规模的、可互操作的异构电子文件资源库。如今，数字档案馆建设在我国取得了较为明显的成就，如何进一步促进数字档案馆建设的创新，这不得不引起广大研究人员和相关单位的新思考。

一、 思考数字档案馆建设的五种理念

（一） 提高管理的效益理念

在市场经济发展迅速的今天，利益理念成为改革和创新的根本动力和首要原则。之所以要将传统的档案馆改建为数字型，一方面是为了迎合时代和科技信息技术的快速发展，另一方面是为了追求更大的社会效益和经济效益。采用数字化档案管理的方式，可以通过计算机网络管理的方式，使得档案管理更加标准和规范，在方式方法上可以促进档案管理效益的最大化的实现。因此，对构建数字档案馆建设的新思考必须从提高管理效益理念开始。

（二） 促进科技创新的技术理念

随着经济的发展和教育的进步，如今的计算机技术人才越来越多，这就使得计算机软件和硬件技术的升级和更新的周期变短。作为数字档案馆建设的技术人员，必须遵循“由需求增加而导致科技创新，再由科技创新和升级导致市场需求不断上升”的客观规律，这样一来，技术人员就能够以市场需求为根本动力创新数字档案馆的建设。根据数字档案馆建设的整体现状，技术研究人员可以提升档案管理系统的层次、拓展软件性能等为主要研究和创新重点，在管理技术研究和创新方面，应以全新的管理思想和管理理念对软件系统的研究和探索进行管理，这样就可以从管理思想和管理模式上促进数字档案馆建设的技术创新。

（三） 树立动静相结合的发展理念

无论是事业单位还是企业单位，对于档案的保管都必须是严密和严谨的，将尘封起来的档案原件在没有特殊情况下，一般是不应该拆封的，但是，对于档案中的信息还应进行广泛的开放，这是一直以来档案管理工作者长期追求的目标，也是传统档案馆建设中难以解决的问题。因此，要完善对数字档案管理的新思考不得不考虑档案在运用过程中必须解决的问题，对于以上面临的问题，在构建数字档案馆建设的过程中，管理人员可以树立运用档案动态与静态相结合的发展理念，档案管理工作人员可以通过运用网络数字化技术，避免对档案原件的调用和拆封，从而促进档案管理的有效性。[1]

（四） 重视系统工程的整体理念

数字化档案馆建设最主要的运用平台就是系统工程，而系统工程最主要的特征就是整体性，只有充分考虑系统工程的整体性，才能有效解决数字档案馆建设中亟须解决的问题，才能对档案中有价值的档案进行数字化加工和重新整理从而提高档案的管理价值，才能将档案从计算机档案管理软件设计编程中直接录入到网上，从而提高档案的资源共享效率。

二、 加强数字档案馆建设的技术研究和创新

虽然我国数字档案馆建设从某种程度上已经取得了一定的成效，但是受我国区域经济发展不平衡的影响，数字档案馆建设与我国的基本国情还存在一定的矛盾，其中最主要的问题就是数字化档案馆建设的时间久、周期长、成本高和见效慢，要想解决这些问题，必须加强数字档案馆建设的技术研究和创新。

（一） 加强目录与全文数据库的同步建设

对于数字档案中的数据库建设必须按照利用为根本、经常利用为首的思路，将目录和全文数据进行同步建设。数据库中的档案一般都是需要使用的，因此，对于数据库档案中的目录设置，必须满足检索的需要，同时，还应对特殊档案检索过程中，设置相应的档案检索目录，以保证档案检索的简便程度。对于保存时间较久而又不常使用的档案，应该独立设置目录或数据库，以便管理者的检索和管理，当然，仅仅依靠目录数据库作为档案的检索平台，是不可能解决全部档案的检索问题的，因此，对于有些档案还必须依据实际情况进行设置。随着客观需要的变化，档案设置的专题项目也应随之改变，为满足社会及更多人的还应组织建立专题数据库，争取做到与时俱进，发挥数字档案馆建设的最大作用。

（二） 加强电子文件的归档与进馆的同步

现阶段，随着办公自动化的快速发展，电子文件为适应社会及相关单位的需要，不得不实现社会信息的共享，由此，电子文件的归档与进馆同步就成为了构建数字档案建设的主要组成部分和发展趋势。档案馆在档案进行归档之前就接收文件，一方面可以保证电子档案在正是归档之前进行全方面检查，防治出现不必要的错误，同时可降低资源的浪费程度以及重复劳动力的使用；另一方面可以提前设计和研究档案管理方法，对于特殊档案可以采用特殊的管理和归档方式，在实现信息资源共享的前提下，优化电子文件的管理方式，保证电子档案的寿命及其价值的长期有效。

（三） 采用新技术实现档案馆建设的创新

在数字档案馆建设发展到今天的程度时，应该充分利用计算机新技术、新型的科学设计和完善的档案管理系统进行全面思考和改革。首先，通过利用完善的档案管理系统，将传统的档案实体管理方式彻底消除，以数字化档案馆建设的管理方式对所有业务进行全面管理，从而优化和创新管理方式；其次，通过理应计算机新技术对重新组合和再次创造的业务流程进行固定，以防止档案管理的混乱，从而强化档案管理的条理性和严密性；最后，通过利用新型的科学设计方案，将大型数据库的安全机制和系统完备程度进行有效和全面控制，以保证数据库中数据和档案的安全使用。[3]

三、结束语

总而言之，数字档案建设在我国虽然已经取得了较大的发展，但是，它作为一项长期任务，不得不在建设的过程中对其进行不断研究和改革，加之，这一项目的建设主要依据的现代信息和科学技术的发展，因此，伴随着信息技术和计算机技术的高速发展，数字档案建设也应定期进行新思考。在对数字档案馆进行新思考的过程中，应首先明确提高数字档案馆建设有效性的重要理念依据，因为理念和思想是指导实践的根本，而全新的理念和思想，则是指导创新和改革的基石。