浅谈高校科研档案管理工作

摘 要：加强科研档案管理工作，提高档案人员的管理水平是当今档案工作的首要问题。由于档案专职人员知识水平不高，兼职档案人员工作变化频繁，档案队伍相对不稳定，影响了档案工作顺利进行。因此，重视档案管理工作尤为重要。

关键词：高校;科研档案;档案管理

一、加强科研档案管理工作

高校档案管理队伍包括高等学校档案部门专职档案人员和各职能部门的兼职档案人员。从事档案工作的人员知识水平和文化程度不高，给档案工作带来一定困难。特别是兼职档案人员，工作性质决定他们工作更换频繁，影响了档案工作和学校各项工作的进展。这就要求学校重视人员安排，使具有高素质的人员加入。

从事档案工作的人员必须具备有工作热情、踏实的工作态度，甘愿为档案事业做贡献，具备良好职业道德的同时，还应有保密意识。选拔人才时还要考虑年龄结构、知识层次等方面的因素，以稳定档案队伍的建设。

开展档案专职及兼职从业人员的业务培训工作。每年定期组织从业人员参加辽宁省、沈阳市档案系统的岗位培训和资格考试，特别要重视对兼职档案人员的培训活动，使其都能取得岗位培训证书，每年年底由档案部门对其进行考核，给予优秀人员奖励，同时和各基层单位的考核挂钩。在每年档案宣传日活动中，档案人员在做宣传的过程中能够提高自身能力。

做好专职及兼职档案人员学习与交流活动。定期带领档案人员到评比优秀的单位参观学习，学习他们的先进经验，同时参观历史图片展览，还要定期邀请专家来讲座，给兼职档案人员做学术报告，使档案人员接受新知识，适应档案事业的发展。档案馆馆长还要向校领导争取外出学习的机会，派代表到苏州大学参加档案管理软件学习交流，让档案人员长知识、开眼界。

二、加强科研组卷和日常管理工作

《高等学校档案工作规范》明确指出，部门立卷是高校档案工作的基本制度和基础。因此，学校各级组织必须做好部门立卷工作。

1.做好科研档案立卷管理工作。根据以往的经验，个别教师的科研课题在结题后不愿存入档案馆，为以后评职称，聘岗利用方便，都想个人保留。因此，每年我们分管科研档案的工作人员要经常到基层找教师收集科研档案，工作起来很辛苦。针对这一现象，我们同学校有关部门及科技处取得联系，制定有关制度，并取得了一定的效果。如：教师在结题后到财务处领取科研经费时，按规定到档案部门归档，归档材料齐全后由档案部门盖章签字方能到财务处领取科研到款额，这就解决了档案存档不齐全问题。

2.加强对立卷工作的监督检查，支持和重视档案部门工作。各级领导要经常对本部门兼职档案员档案归档立卷工作进行指导，制定立卷工作职责，定期做好改进工作。同时，每个部门由一名主管领导负责兼职档案员工作，将档案管理作为年底领导考核的主要依据，不合格的归档部门的领导在换届时不能继续担任领导职位，以此大大提高各级领导的重视程度。

3.高度重视进馆后科研档案的收集、整理、装订等工作。严格按照《档案归档范围和保管期限表》的要求，整理、分类、组卷，要求准确地划分保管期限，写清楚题名与责任者。把合同、课题、专利等科研材料及时收集齐全，并对科技成果获奖证书进行跟踪收取，确保科研项目的收集完整齐全，不允许有任何遗漏现象发生。

三、对高校科研档案存档的几个建议

1.完善科研档案管理体制。为今后更好地做好科研档案管理工作，档案部门同各职能部门要认真制定好有关的归档管理制度，科研课题组的负责人要将组织研究的一切数据及研制过程归档，如科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励阶段、应用转化推广阶段等需要的材料，都必须全部归档。为此，必须把科研档案工作与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合起来，提高科研档案的归档率。

2.增强档案管理员归档意识。由于档案人员对科研档项目过程不了解，无法掌握其流程状况，不知道课题组的研制阶段进行到什么程度，特别是不能及时了解成果，导致归档材料不及时，有的材料甚至无法归档。主要原因在于有些科研人员归档意识不强，在项目完成后不愿意归档，这样就要求我们必须增强各部门人员的档案归档意识、责任感和使命感。

3.实现科研材料全面归档。科研档案归档材料不齐全不完整主要表现在：归档的材料中复印件过多，存在着公章、签字不全;缺乏科学性和合理性，造成档案无法归类;科研部门对科研项目分隔管理，导致科研成果归档时间不统一。对此，要完善科研档案归档材料，实现科研材料全面归档。

参考文献：

[1]杨国祥.档案管理学[M].北京：机械工业出版社，2004.

[2]马哲伟.高校科研评估[M].大连：东北财经大学出版社，2007.