档案安全保障体系的构建

随着档案事业的发展，档案管理和维护水平需要不断提高。新技术的应用、人为破坏、自然灾害、管理低效等导致档案面临着日益严峻的安全威胁。档案安全保障体系构建的基本方针是积极预防、综合防范，在政策引导下建立一种完善长效的安全机制。这种长效机制基于组织协调能力、体系支撑力度和主管部门支持力度，依据具体的法规、制度和标准，采取一定措施，加强风险评估，最终形成四个核心能力，即档案安全的保管维护保障能力，档案安全的基础支撑能力，档案开放利用驾驭的能力和档案安全保障的社会影响力。档案安全保障体系的构建不仅解决了技术问题，而且对于安全保护各环节都能有效地管理和组织，形成目标明确、技术措施有效、组织管理有力的档案安全保障体系。

一、档案安全保障体系模式设计的理论依据

档案安全体系按组织活动分成方向、使命、方针、政策、规划、计划、安排、程序、规定等形式。这些形式的活动从宏观到微观，从抽象到具体，构成了具有有序结构的多层次结构体系。这些不同的计划形式在组织管理中有着不同的应用，它对应着不同的管理层次，由此决定了战略的基本内容、目的、原则和要求。

档案安全保障体系构建的理论依据基本符合顶层设计，前段控制、全程管理、后段监督的理论，是从国家层面的管理上掌控和引导档案的重要思想。对这种理论与实践的研究和探索标志着我国档案走上了顶层设计、规划和集中控制的轨道。

前端控制是安全预防性保障非常重要的一项内容，是采取一切安全保障活动之前的设计、规范、要求和准备，是基于长期的实践经验和理论的基础对未来工作的预测、指导和计划，以便于将一些宝贵的经验和实践应用于今后的安全保障活动中。前段控制思想具体到安全保障活动中是：档案安全保障的标准化的建设与应用；为开展安全保障活动而制定的计划方案、普查活动，人员配置合理和技术力量的前期储备、设备的选择和环境的控制、整个预防性安全保障活动的监督、检查和评估；为妥善保管档案而选择的装具、包装等，事先制定的应急预案、抢救预案等等。因此，通过前端控制，可以增加档案自身对恶劣环境的抵抗性，提高保管与维护的相对稳定性，延长档案文献遗产的寿命。为了保存好未来的档案，进行前端控制是必要的。

全程管理是伴随着档案的生命周期而开展的一切安全保障管理活动。如温湿度监控、八防、载体材料的处理和信息的保护、安全保障方案的调整；档案的接收、信息检查、档案的安全利用制度、档案安全等级的划分、安全设备的正常维护、人员安全意识的培养和安全技术的培训等等。

后期监督包括安全保障活动的评估、人员技术水平的评估、财政结算、开展安全保障活动后的总结报告、制度、规范或标准的完善、提供参考性的开展安全保障活动的经验、方法或模式。档案安全保障体系是一种管理和技术的集成，是一种综合性、整体性、全面性的活动，需要长期的完善、积累和总结。

档案安全保障体系将致力于消除危害保护档案的各种因子，确保有利条件的实施。例如环境的控制，大到档案存放地大气环境的监察，小到电子文件存储硬件、软件环境的控制，档案利用与档案保存之间的矛盾，档案管理(保管)的细节问题，信息数字化的利用，国家统一控制与管理问题等等。尤其是珍贵档案，还面临抢救与保护、数字化拷贝、信息利用等问题。档案安全体系构建思路如图1：

二、档案安全保障体系动态响应模型

档案安全保障体系中的各要素都处于动态变化之中，彼此之间存在着业务上的联系。在不同等级层面上，可以使用不同的操作方式，在维护档案安全的前提下，提高体系运行效率。具体模型见图2。

该模型的内涵如下：

档案安全保障动态响应模型包括四个层次，分别是理论层、监控层、措施层、评估层。这四个层次分别代表安全保障动态响应的四个阶段，每个阶段的职责与功能各不相同。

理论层的内容包括档案安全保障体系理论研究，理论发展和理论延伸，其中理论发展和理论延伸依据的是档案安全保障体系动态发展的跟踪和先进经验的吸收以及相关领域的研究成果。理论层面的另一相关工作是政策法规与档案安全保障标准的制定。政策法规、制度与标准贯穿于整个档案安全保障体系始终，是实施安全工作的基础。

监控层的内容包括风险预测与监督。这一层面是为了保证理论层的工作能够得到有效监督与控制，保证技术与管理活动的正常开展，同时对潜在的危险进行预测并尽量规避。

措施层的内容包括分析问题、制定策略、实施安全保障措施、记录过程四项工作。这一层次是针对潜在风险和已出现的风险或不安定因素采取一定的措施，尽最大可能规避风险，排除不安全因素，对档案进行及时抢救与保护。其中，第一项工作是问题诊断，对发生的问题或事故进行分析归类，确定其性质，预测抢救结果；第二项工作是制定策略，在充分了解问题的基础上，选择合适的解决或抢救方案；第三项工作是实施安全保障措施，按照制定好的策略快速有效地开展安全保障工作，同时要注意各种突况，对策略进行修改，第四项工作是记录过程，对开展安全保障活动的整个过程从问题的分析开始进行详细登记备案，这样做既可以使各个环节都有据可查，也可以为今后的问题分析提供历史依据。

评估层的内容主要为质量评估。这一环节主要对措施层中各项工作及其结果进行质量评估考核，同时也兼顾其他层面工作的质量评估。

三、档案安全保障体系的组织形式

档案安全保障的实施需要科学的组织管理，需要明确责任、义务、权利，统一协调，完成管理目标。安全体系组织形式如图3。

该模型的内涵解释如下：

1.左边三角形内涵：以技术为基石，以人为本，以制度为约束，以目标为衡量尺度，形成了一个全方位的安全管理新理念。

2.右边三角形内涵：安全总监(行政领导+专家)处于三角形的顶部，既是安全目标的制定者，又是安全体系的决策中心和第一负责人，同时也代表着安全管理的最高目标―全程安全无事故；基层操作人员位于底部，代表广泛的保护工作者，是安全保障体系最直接的实施者和操作者。中间各层承担安全保障工作的指挥和监督职能，负责安全信息的上传下达，是各分项安全目标和职责的承担者、责任者。

3.左边箭头内涵：分解目标，落实责任。具体是将总安全目标细分到各个部门，自上而下落实各项责任：最高责任者的决策指导协调责任；分管领导的组织实施和直接指挥责任，安全部门的监督考核责任；各司、处、科的安排、检查，落实责任；安全检查者的现场监护责任；分管领导的现场指挥和现场安全第一责任；现场操作保护人员的个体防范和自主防护责任。同时，自上而下落实各级安全责任的过程，也是一个压力传递的过程，保证每个层次有任务，人人头上有压力，促进安全工作自上而下齐抓共管。

4.右边箭头内涵：自下而下实行安全保证和逐级倒挂钩考核。具体是：自下而上层层签订安全目标责任书，当发生安全问题时，根据有关文件和制度规定，追究操作人员、分管领导的直接责任，给予经济处罚和行政处分，同时对事故责任部门进行集体处罚。

档案安全保障体系的建设具有持续性、多样化、可完善性等特点。持续性是指这项工作不是一两年就可完成的任务，而是今后长期、连续的工作，多样化是指由于档案载体的多样化、档案保存状况的千差万别，档案存储环境的差异、基础设施和技术力量的悬殊及抢救措施的多样化，从而导致安全保障方案与实施的多样化；可完善性是指档案安全保障体系来源于实际、服务于实际，应当受到实践的检验而不断完善。档案安全保障体系模型的研究是档案安全保障工作开展的基础，是确定宏观战略发展的保证，需要开展深入而广泛的研究。