浅谈档案信息化建设现状与优化建议

摘要：在社会经济不断发展的状况下，信息技术进程也快速推进，在人们的工作和生活中被广泛的运用，档案工作要想顺应信息时代的潮流，就必须加强其信息化的建设，才能提高档案工作的质量和水平，更好的为企业进行服务。本文从档案信息化建设的必要性出发，对档案信息化建设的现状及问题进行了探讨，并提出了对档案信息化建设进行优化的建议。

关键词：档案信息化 建设 现状 建议

一、档案信息化建设的必要性

档案信息化建设指的是通过采用信息化技术使档案工作的现代化水平能够逐渐的提高对档案管理的新理论、新原则以及新情况进行再次的分析和思考，在网络环境中制定明确的档案与服务的基本规范与基本框架，从而达到档案信息社会化的作用。

传统的纸质档案不容易进行长期的保存，为了使纸质档案避免虫蚀、火灾以及受潮等危害，进一步改善保存环境，往往会产生大量的保管费用，而且纸质档案没有备份，经常出现档案资料丢失的现象，而且在对档案资料进行反复的查阅时会大大的增加资料的受损度，甚至造成资料丢失，在很大程度上加大了档案管理的工作难度。而档案的电子化还存在较多的不足与缺陷，电子化档案的查阅、应用以及管理还需要进行完整性的解决。

二、档案信息化建设的现状及问题

现阶段，我国的档案信息化建设整体上具有较大的优势，但是其中依旧存在一些问题，主要从以下几点进行分析：

（一）基础设施比较薄弱

档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。现阶段，我国的档案管理机构没有大量的资金进行硬件建设，其收入主要由国家提供，受到很大的限制，难以实现相关硬件建设。

（二）建设标准跟不上时展

档案信息的标准化是进行信息化建设的前提，我国虽然在档案工作方面颁布了许多标准，但是很少提及数字化档案，大部分涉及的是音像以及纸质档案，而档案的信息化建设主要涉及的是数字化的档案管理，因此，需要针对数字化档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。

（三）观念还比较落后

我国有些档案管理人员相关的观念意识还不够强，认为档案工作无关紧要，没有对档案工作不够重视，以至于投资费用得不到充分的利用，对档案管理造成一定程度上的消极影响。同时，由于档案管理人员的管理意识比较弱，在对档案信息化建设的工作中，落后的管理观念导致不规范的行为，会推迟工作的进程，产生工作上的障碍，使档案信息化建设的工作难度进一步加大。

（四）管理人员素质比较差

现阶段的档案管理人员大部分文化素质以及身体素质都比较低，数量也比较少，很大部分都不是专门的档案管理人员，几乎都是对档案进行手工操作，对电子档案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作还不能够熟练的掌握，不会使用计算机对档案进行管理工作，没有对数据进行维护、对程序进行设计，大大的降低了档案信息化建设的工作程度，对有效的信息资源不能充分利用，达不到社会经济发展的要求。

（五）电子文件的管理工作没有秩序

在科学技术迅速发展的形势下，档案的管理已经开始向信息化建设的方向发展，但是电子文件的管理工作处于无序的状态，如对档案信息实行双轨制，因存储空间不够大，清除了大量的电子文件，对档案信息的完整性以及统一性造成了严重的破坏，具有很大程度上的不规范性。

三、对档案信息化建设进行优化的相关建议

（一）加大资金投入，增加档案信息化建设的效益

首先，档案管理机构要加强与政府以及相关部门进行沟通和交流，努力争取领导的支持，使资金上的困境得到解决，拓宽资金投入渠道，对资金进行充分的挖掘和利用，使档案信息化建设工作能够顺利的进行。其次，档案部门要避免工作上的盲目性与攀比性，根据实际情况制定科学合理方案以及工作体系，在遵守规范的基础上进行档案信息化建设工作，提高资金在工作中的有效性，减少资源的浪费的现象，从而获得更多的效益。

（二）提高工作人员专业素质，建设过硬的人才队伍

首先，人才方面的建设对档案信息化建设具有重要的作用，对于相关的工作人员，要对其进行经常性的培训教育，提高工作人员的专业素质和技能，使其能够熟练的掌握计算机的档案管理工作。其次，对人才队伍的结构进行优化，加强对上岗人员的考核力度，对新进人员进行培训之后才能够进行正常工作，对人才结构进行进一步的改善，为档案信息化建设的工作人员营造良好的发展环境，从而建设过硬的人才队伍，对档案信息化建设进行优化。

（三）提高技术水平，加强法制建设

首先，在档案信息化建设的过程中，提高其信息技术水平，使技术方面的因素与业务方面的因素有机的结合在一起，档案管理部门应该加强信息化控制的力度，用先进的技术对档案信息化建设进行引导，提高档案信息管理工作的质量和水平，促进综合目标的实现。其次，要加强档案信息化建设的有序性，建立健全相关的档案制度以及规范，对档案信息进行有序的处理，加强网络化的建设，在标准的档案信息化建设的规范下，形成完善的档案信息化的标准体系，促进信息化建设的顺利实施。

四、总结

档案信息化建设的工作是一项复杂、长期的任务，在社会进程不断的推进下，档案信息资源的需求量不断的增大，传统的档案管理模式存在诸多的缺陷和不足，要想有效的解决信息管理工作中存在的诸多的问题，需要对其进行不断的改进，对档案信息化建设进行优化，从资金、人员、技术以及法制等方面进行相关改进工作，才能为社会提供有效的档案信息服务，促进档案信息化建设的发展。

参考文献：

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[2] 景雪.档案信息化现状、存在问题及其建设要点[J].产业与科技论坛，2010（03）

[3] 王爱荣，李玉婷.档案信息化建设的现状与对策[J].档案天地，2010（07）