基于RFID的档案管理系统设计

摘要:首先对当前档案管理现状进行分析,设计出一套基于RFID技术的档案管理系统,并就该系统的功能设计与业务流程进行阐述,以改进档案管理的现状。

关键词:档案管理;RFID技术;流程设计

中图分类号:TP311.52文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 10-0000-01

RFID-based File Management System

Zheng Fu’e Shang Deji

(Zhengzhou Radio&TV University,Zhengzhou450000,China)

Abstract:The paper firstly analyzes the current situation of the current archives management,then designs a management system based on RFID technology to improve the status of records management.And describes the functional design and business process.

Keywords:File Management;RFID technology;Process design

一、档案管理的现状[1][2]

近年来随着信息技术的发展,我国档案事业取得了较大的发展,档案的种类日益多样化,信息量迅速膨胀。但是传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显:档案编目流程繁琐低效、整理时间冗长;档案存放次序较易被打乱;档案查阅耗时长;档案的盘点操作不科学;对失效档案的管理滞后等等。

RFID(无线射频识别)技术作为新一代物流跟踪与信息识别的技术,可以促进档案管理的自动化、智能化。

二、RFID技术简介

RFID(Radio Frequency Identification),即无线射频识别,是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。RFID射频识别是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成。实际应用中,读写器把关于物品的数据写入RFID标签,然后将标签贴在待识别物体的表面。读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的数据,从而可以实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能,并且同时能识别多个RFID标签。[3]

RFID技术应用于档案管理可以促进档案管理的自动化、智能化,具有较多优点,比如:远距离快速扫描、安全性高。[4]

三、基于RFID的档案管理设计

本文设计的基于RFID技术的档案管理系统,其主要由RFID数据管理模块和档案管理信息模块两部分组成,如图1所示。

(一)RFID数据管理模块

该模块由信息采集和终端管理器组成,是系统的数据存取中心与信息输入输出终端。终端管理器包括读写器或阅读器,是中心数据库获取信息与输出信息的重要端口。读写器的作用是负责将数据库中的信息写入标签或是将标签中的信息导入数据库。[3]

信息采集部分包括物品、物品电子标签、读写器等,主要完成物品的识别和物品EPC码的采集和处理。存储有EPC码的电子标签在经过读写器的感应区域时,档案的EPC码会自动被读写器捕获,从而实现自动化EPC信息采集,采集的数据将交由上位机信息采集软件进行进一步的处理,如数据校对、数据过滤、数据完整性检查等,这些经过整理的数据可以为档案信息管理模块所使用。

(二)档案信息管理模块

档案信息管理模块可以在档案信息管理系统的基础上改进增加与RFID数据管理模块交换数据的接口。

RFID数据管理模块与档案信息管理模块通过系统接口实现模块间的对接,由RFID数据管理模块实现档案数据的收集、储存、读写电子标签;档案信息管理模块实现对档案信息的应用与管理。同时,可对系统用户设置不同权限,以实现对用户的安全性管理。

四、系统流程设计[1]

该系统流程主要有档案入库、日常管理、查找和盘点、防盗管理和销毁等,下面将分别介绍几个重要流程。

(一)档案入库

新的档案入库前,首先要对新档案进行编目,并把该档案信息写入RFID标签,同时标签数据会被传送到中心数据库里,以备系统其他模块调用和查询。

(二)档案日常管理

对于档案的日常管理,均需要通过读写器对标签进行读写操作完成,在数据库中存储工作记录,同时在档案RFID芯片中写入借出和归还记录。同时,每次借出和归还操作产生时,必须通过手持机对存储该档案的档案架标签进行写操作,更新档案架标签中的存放记录。

(三)档案查找和盘点

在查询相关档案时,管理员通过系统按编号提取中心数据库里所储存的数据信息,核对无误后发出出库指令,档案自动识别部分将根据编目号找出该档案存放的档案架编号即其物理位置。

(四)档案防盗管理

在档案室出入口安装有读写器,并与该管理系统连接。当档案经过出入口时,读写器自动读取档案数据,若判断档案未经办理领用操作,则装置发出异常警报。

(五)销毁

当档案在入馆时,将档案保管期限写入RFID标签并存储于中心数据库中。当有档案达到保管期限前,系统将提示该档案将于何时失效,由管理员做出销毁或继续保管处理,以减少对档案室资源的占用。

五、结束语

RFID技术应用于档案管理中可以解决现有档案管理中的一些问题,它使档案管理自动化,可以提高档案管理的效率,减少人员的使用,免去了计算机档案管理和人工档案管理的繁琐。

参考文献

[1]严林.电子档案管理―计算机技术在档案管理中的应用[J].机电兵船档案,2010,(03):81-82

[2]何佩婷.档案管理中的问题分析及其安全防范措施[J].建筑安全,2010,(02):53-54

[3]游站清,李苏剑,张益强等.无线射频识别技术理论与应用[M].北京,电子工业出版社,2005:21-52

[4]杨志和.基于中间件和RFID技术的物流管理系统的应用研究[D]:硕士学位论文.广西:广西大学,2006:12-30