科技档案的收集整理及归档工作

摘要：科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术等活动中形成的应当归档保存的科技文件材料。对科技档案的收集整理和归档是指基层科技档案部门和科技专业档案馆，根据国家和相关主管部门的规定，通过接收方式，把具有保存价值的科技文件或科技档案，集中到科技档案部门统一管理的一项业务管理活动。本文主要就科技档案的分类和特点、科技档案收集整理的工作原则和重要意义进行分析，提出提高科技档案的收集和归档工作水平的有效措施。

关键词：科技档案；收集整理；归档

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

引言：科技档案室一类具有研究价值和保存价值的文档材料，对科技档案的收集整理和归档工作是一项业务管理活动，归档要纳入科技工作程序和科研、设计、生产等计划中，把它列入各业务技术部门相关工作人员的职责范围内。切实做好科技档案的收集整理和归档工作，为以后的科研工作提供参考依据。

1.科技档案基本知识简介

科技档案是企、事业单位和国家机关、社会组织或个人从事生产、科研等工作形成的对国家和社会具有保存价值的科技文件材料。科技档案根据其不同的专业分为工业生产技术档案、农业生产档案、基本建设档案、科学研究档案、医疗卫生档案、环境保护档案等类别。

科技档案具有很强的专业性，专业性是其最突出的一个特点，集中体现在形成领域和内容性质两方面，这一特点可以和其他一般的档案相区别开来，是实现科技档案管理的重要依据之一；档案种类具有多样性，在各种档案形式中，科技档案是种类最多、类型最复杂的一种；科技档案主要围绕的是一个独立的科研项目，有规律的形成了一系列的科技文件，这种成套性特点是科技档案最基本、最鲜明的特点；科技档案具有较强的现实使用性，可以为科学研究提供重要的参考依据，可以促进生产力的发展和经济效益的提高。

2.科技档案收集整理的工作原则和重要意义

2.1 科技档案收集、整理的工作原则

科技档案的收集工作要在国家法律法规的相关指导下进行，本着集中统一管理的原则，同时还要顺应科技档案的自然形成规律，确定合理的收集整理和归档制度，最重要的还是要保证科技档案存档的质量，确保科技档案的完整性、准确性和系统性，能够为科学研究提供有力的参考依据；科技档案的整理工作同样要顺应科技档案的自然形成规律，确保科技档案文件材料之间的相关性，充分利用好档案原有的整理基础，便于以后的管理和参考利用。

2.2 对科技档案收集整理的重要意义

科技档案是科研人员将科技文件材料进行积累、收集整理而逐渐形成的，保证科技档案的完整性、准确性是至关重要的环节，这就需要在档案的收集归档上下功夫，科技档案的收集整理工作是对科技档案进行管理的重要基础工作，对档案的收集整理可以为企业和社会提供更好的技术服务，要保证科技档案有效的被利用，就要做好科技档案的收集整理工作、进行系统化的归档，它是科技型文件自身运作的需要，也是馆藏室建设所需的档案需要，可以把原本杂乱无章的档案进行有序的整理，使归档的档案趋于齐全完善。合理的认识科技档案收集、归档工作的重要意义，有利于开发科技档案的信息资源，充分利用好现有的科技资源，为以后的科学研究奠定基础。

3.如何做好科技档案的收集和归档工作

3.1 明确档案的收集范围和方式，健全档案的归档制度

那些具有研究和使用价值的科技档案才具有归档的必要，档案部门就应该加强对科技档案的收集整理和归纳，采取合理的收集方式将有利用价值的档案要认真的按照国家的相关规定合理的收集，尽量不使档案出现遗漏的现象，将收集到的档案进行分类处理、立卷、归档，这样就把科技资源固定下来，成为企业或者社会的固定资产，同时要健全档案的归档制度，确保归档的规范化和合理化。

3.2 要明确清楚科技档案收集归档的年度计划

每年都会产生新的科技文件材料，但是馆藏室对每年应有的项目的科技文件材料掌握的并不全面，导致文件材料的损失和不完整，应该什么时候进行归档工作也不清楚，收集归档工作变得很被动，在年初就制定好收集计划，并按这个计划进行收集工作，档案的管理人员可以根据实际情况对制定好的计划进行完善和修改，确保收集归档工作稳妥有序的进行。

3.3 对科技档案实行统一化的管理，保证其完整性

对科技档案进行统一化的管理，可以方便使用先进的技术措施和设备，形成一个档案资料的储备和交流中心。首先要全面的搜罗科技档案的素材，将它们进行归档管理，保证档案的完整性；准确性就要求管理人员在收集档案的时候认真，对档案的真实性和质量进行分析，保证质量过关，这样的档案才有应用价值；科技档案进行归档时要注意各档案之间的有机联系，切记杂乱无序，对进库的全部档案要进行系统科学的分类，对科研立项的文件材料还要立卷和编号，便于以后的查找应用，同时要建立保密保管制度，提供相应的防护措施，确保档案的安全管理。

3.4 科技档案的管理人员应该不断完善自己的业务素质

任何事物都是随着时代的更替而发生变化的，对科技档案收集归档的工作要求也越来越高，需要档案人员提高业务素质，加强管理的专业性和技术性，逐渐的提高自身的实际操作水平，加强工作责任感，以便更好的服务于档案管理工作，单位的领导也要加以重视，加强对馆藏者的业务培训，使馆藏工作更加的规范化和合理化。

3.5 严格按照档案的归档制度开展工作

按照归档制度接收科技文件并进行归档。归档制度是档案部门接收归档的参考依据，可以为档案的归档提供一个明确的工作方向，收集时一定要按本单位归档制度的相关要求进行，接收科技文件材料并进行归档。档案部门要对归档的文件材料进行认真的核实和确认，确保档案的真实性和准确性，核实无误后办理交接手续。

3.6 运用多种收集方式相结合的方式进行管理

各单位要把科技档案的收集归档工作作为计划管理的工作范围，结合多种方式进行收集，采取多种收集方式，保证收集的档案的全面完整性，这就需要档案人员具有较高的业务素质，能将多种形式的收集方式灵活运用，以便更好的服务科技档案收集管理工作。

3.7 加大科技档案收集归档的宣传力度

要从根本上提高科技档案的收集管理工作，就要提高人们对科技档案收集归档重要性的认识，为科技档案的收集工作奠定良好的工作基础，可以通过开展座谈、出版信息等多种方式进行普及教育，这样就会引起相关管理人员的重视程度，可以更好的开展收集归档工作。

3.8 档案人员有积极主动的档案归档意识

档案人员存在的一个普遍问题就是被动的等待，这样收集来的文件材料并不全面，应该将被动变主动，积极的与相关人员进行沟通，并对归档的档案进行清点整理，对不完整或残缺的资料要进行及时的补充，也要将零散、没有系统性的档案进行归档，并不断的完善这类档案，切实做好档案的收集归档工作。

4.结语

对科技档案的管理是科研管理的一个重要组成部分，科技档案的管理最重要的一个环节是把好科技档案的质量关，做好收集整理和归档工作，使档案具有完整性和真实性，保证这个归档的档案具有研究参考价值，如何做好这项工作是一个需要探索的话题，需要档案人员和单位的领导者给予足够的重视，不断的加强自身的工作水平和业务素质。

参考文献：

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