浅谈对配网档案管理的思考

摘要：本文浅析了档案管理在配电网络发展和建设中的作用，提出了科学利用配网档案资源，发挥好配网档案的作用，为城市配电网络发展和建设服务的设想。并对配网档案管理现状进行反思，提出了对策。

关键词：配电网络档案管理思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

配网档案是电力企业在配电网络的生产建设、科技研发、行政管理等工作中形成的具备保存价值的科技文档材料，这些材料包括图标、文字、声音、影像、图纸、磁带、光盘等文件资料。和文书档案不同，配网档案是对历史真实客观的记录，它在一定程度上还原了客观事物活动的本来面貌。

一、 配网档案在配网管理中的作用

配网档案管理是配电管理的重要组成部分。

配网档案管理看起来只是将配网的设计文件和施工、验收资料等转化为卷册形态的简单劳动。但配网档案这看似简单的劳动，却为配电系统的安全运行、维护保养、大修升级提供着宝贵的第一手资料。而这些重要信息资源的完整又为配电网络的全过程、全方位管理奠定了基础。

2、规范的管理使档案具备了良好的可读性。

当一堆堆杂乱无章，参差不齐的图纸、资料，经过档案人员那双神奇的手，被组成棱角分明的卷、册、袋、盒。在每个单元之间建立起有机联系、有序的排列。这些规范的管理措施，不仅方便了档案管理，延长了档案的寿命，更方便了科技人员、用户的借阅、利用，其结果使电力科技档案更具有可读性。

3、真实、完整的资料为后续建设节省了时间，提高了效率。

档案存在的目的在于查阅和利用。真实、完整的配网档案为后续配网建设和发展奠定了基础，节省了宝贵的时间。一项配电创新项目的实现，一条新建线路的设计等等，工程技术人员往往首先查阅一下配网档案，充分利用和借鉴已往的技术参数。这些都为城市配电网络的快速发展创造了条件。

综上所述：配网档案管理集中储备了配网发展工程中真实的原始凭证性，实现了配网资料的系统性、完整性和准确性。配网档案管理工作是配网实现现代化的基础，是电网高速科学发展的先决条件。

二、 配网档案管理的效益

1、配网档案是记载配电网络建设和发展重要环节。

配网档案是在配电网络建设过程中在水文、规划、勘测、设计、施工、生产、管理及科研等活动中形成的归档保存的图纸、文字材料、计算材料、照片、录像、光盘等电力科技文件材料的总称。它是配网工作人员人员技术思想的一种存在形式，它凝结了前人的智慧和心血，既记载着成功的经验也留下了失败的教训；记载着配电网络建设、发展的历程和许多宝贵的信息。它不仅是工程竣工验收时交付使用的必备条件之一，而且也是以后配电网络进行完善、维修、扩建、技改的主要依据。

2、配网档案的经济效益。

随着我国电力建设的快速发展，为更好地适应城镇化建设的需要，城乡配电网络建设将成为城镇化建设的一大重点。充分利用好现有的配网档案，可以更科学地进行规划和决策，把有限资金用在刀刃上，直接提高资金的使用效益和使用效率。

3、配网档案的社会效益。

配网档案在利用上有许多方面并不产生直接的经济效益，但对社会的发展进步，包括物质文明和精神文明建设两个方面产生很大影响。这种影响主要表现为对电力网络知识的普及特别是对特高压知识的宣传与普及，为树立人们科学用电、节约用电等方面产生积极的影响，同样会产生积极的社会效益。

三、配网档案管理中存在的问题及对策

1、 配网档案管理中存在的问题

（1）重凭证文件收集，轻技术文件归档。

传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用，配网档案要求全部为原始凭据。技术参考利用价值是配网档案最根本的属性。然而，在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件，如果有人归档的文件材料为复印件，就拒绝接受。导致人们为了符合归档要求，归档材料非原件不要。造成归档资料的不完整。

（2）重管理文件收集，轻档案资源建设

配网档案作为一种信息资源，具有独特的应用价值，但必须通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础。完整：要求归档文件材料要齐全、要成套。系统：要求所收集的反映科研活动过程的文件材料输入、输出因果清晰、层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确：要求文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目的依据充分、方法正确、试验科学、结论正确。归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在目前的归档管理实践中，往往存在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，最终导致所归档文件不能反映配电工程项目的技术全貌、进程，造成归档资料不连续。

3、对策措施

（1）把档案利用价值与凭证作用结合起来

完善档案管理制度，制定切实可行的档案资料收集、归档、分类和编目的程序与方法。在日常归档过程中，要按照归档要求，保证归档文件原始性要求。在管理上，应给归档复印件“松绑”，在原件尚未收集到的情况下，考虑用复印件替代，应对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，待原件收集到后再作替换，以保证档案材料的完整性和准确性，使相关的技术文件材料之间既互相对应，又彼此协调一致，真实地记载和反映科研生产活动的过程和结果。

（2）把科技档案材料的系统性和完整性结合起来

档案人员应当采取过程控制的方法，根据各类工程档案的归档范围，结合项目、课题的实际，与项目负责人共同完成该项目的归档文件清单，清单应细化地反映出在每一个不同阶段。要完善档案管理办法，建立完整的分类体系，使档案的管理、归档做到标准化和规范化。根据国家或行业分类标准，制定具体的分类类目，体现自己的资源特色和管理特色。

（3）积极开展配网档案管理创新活动，以适应时展的需要。

配网档案管理是配电网络管理的一项基础性工作，为适应当今电力发展的需要，必须大力实行管理创新活动。特别是在管理方式上，要大力加强科技档案信息化建设，应用现代化计算机网络信息技术，对配网档案信息资源进行处置和整合。使配网档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现代化的档案实体的数字化、网络化信息管理。其次，在档案服务上，可通过局域网为各部门提供配网档案查询服务，实现科技档案信息资源高度共享，方便交流沟通，提高工作效率。

四、小结

配网档案管理工作会随着社会的发展而面临新的问题，只要我们实践中不断地总结经验，不断提高对档案管理工作的认识，不断完善档案管理体系，不断增强档案管理服务功能，我们相信配电网络档案一定能我们配电网络现代化进程中发挥愈来愈大的作用。

参考文献

[1]沈丽华. 发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J].科技档案，2007（3）.

[2]廖忠. 论企业档案信息资源的开发利用[J]. 航空档案，2003（1）.

[3]陈兆祦，等．档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

[4]李萍.地质科技档案经济效益探析，载《档案学研究》1999年第4期．

[5]温小云．关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J]．广东土地科学。2006。(6)．

[6]刘彦．浅析挡案管理现代化的创新与发展田．黑龙江科技信息。2007．(3)．

[7]胡丽清．徐慎元．档案管理现状与改革研究[D]．高校图书情报论坛。2006。(12)．

[8]郑玉清．档案管理工作现代化的新趋向历．广东档案。2006．(S)．