电子文件法规体系建设存在的问题及其对策

摘 要：在现代的档案工作中，电子文件已成为现代社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。电子文件在办公领域和档案管理中，甚至整个社会生活中占据了重要地位。电子文件的法规体系建设的建立和健全迫在眉睫。

关键词：电子文件；法律体系；信息化

为了适应信息现代技术的迅猛发展和未来社会文件主导形态的潜力和趋势，我们应更加重视电子文件档案的整理与研究，但这种信息载体革命性的变革在带给我们诸多便利和高效的同时，也引发了在纸质文件时代所不曾遇到的新问题，使得人们不得不采用新的理念和方法来管理电子文件。而电子文件的管理又离不开与电子文件有关的立法工作，只有在科学、严谨的电子文件法律法规体系的指引下，电子文件管理工作的开展才能顺利进行。所以，解决电子文件相关立法问题，建立健全电子文件法律法规体系，是迫切的也是必须的，目前，我国电子文件法律法规体系建设遇到的主要问题有：

1 电子文件的法律证据地位不能确立

在当前的档案法律法规中，我国还没有一部明确且具有权威性法律确认电子文件全面、明确、肯定的法律证据地位，造成该问题的原因在于电子文件信息的易变性及其与载体的易分离性等因素导致电子文件法律地位的确立步履维艰，成为困扰我国档案学界和法学界的一大难题。如此一来，电子文件的“历史记录”和“社会记忆”的功能，“办公自动化”和“文档一体化”的工作模式也无法正常推广，电子政务建设工程受到了很大的影响。

2 电子文件宏观管理体系尚不明确

从目前我国已经出台的与电子文件相关的法律法规、行政规章及至国家和行业标准、基层单位自行制定的一些细则来看，无论是宏观管理的力度，还是数量，都还无法满足电子文件管理的需求。很多法规对电子文件的规定还存在着较大的局限性，而且电子文件管理很多方面的立法还存在缺失，这就造成了很多单位尚无真正意义上的电子公文，只能说拥有“疑似”电子文件。国家花大力气建设的办公自动化网络和电子政务系统，虽然大都具备对电子文件的处理能力，但基本上都采用“双套制”，并且用管理纸质文件的方式来管理电子文件；而在面向社会各方面的服务和管理工作中，依然是纸质文件在起作用。这种大量耗费人力物力且看不到效益的状况，不在法律层面解决问题，依然会继续下去。我国的电子文件管理工作是纳入档案工作体系进行统一管理呢，还是另建电子文件管理工作体系，需要进一步的明确。

3 客观因素制约电子文件法规制度建设的发展

目前在我国的电子文件管理实践中遇到的比较棘手的问题就是，对电子文件的管理往往需要具备一些计算机和信息管理方面的知识和技能，而这又恰恰是传统的档案专业管理人员知识体系中最薄弱的一环，因此很多档案管理人员依靠传统的档案管理知识来管理电子文件，这就产生了很多问题。而具备计算机和信息管理相关知识的人员又对档案管理的基本知识不甚了解，甚至不愿意去做档案管理工作。从而造成了这样十分尴尬的局面，因此培养既具备计算机信息管理能力和档案专业知识相结合的人才迫在眉睫。此外，很多机构由于经费和技术条件的制约，导致电子文件管理工作进步缓慢。复合型人才的缺乏，实践工作开展不力，使得电子文件的法规制度建设受到严重影响。

针对以上问题，我们必须加以重视，采取有效措施使其及时得到解决。

4 明确电子文件的法律地位

在认识问题上，我们不能再以传统的对待纸质档案的固定思维方式看待电子文件，必须对电子文件的原始性及真实可靠性进行重新界定，进而在理论上和实践上明确电子文件作为法律证据的可采纳性，再运用法律手段实施严格的真实性和相关性评价，增强电子文件的证明力度，并通过相关立法将电子证据增设为独立的证据类型，认定电子文件作为证据可以直接向法庭提交，而不用将其转换成书面或其他形式。在技术保障方面，严格的技术保证也是电子文件的法律地位得以确立的关键。因为电子文件信息与载体的可分离性，所以必须通过一定的技术手段来确保其在结构形式发生变化的时候仍然具备“原始性”特征。例如电子文件中的电子签名，可以通过电子签名技术来证明该签名不是伪造的，是无法更改的原始技术记录状态，但无法证明这份电子文件是“原件”，因为拥有电子签名的电子文件同样能够被拷贝。

5 加大宏观管理力度，明确电子文件管理工作体系

国家要在通过立法明确电子文件法律地位的同时，制定、补充和完善各个层次的电子文件法规制度。加强已出台的国家标准、行业标准的执行力度，部分强制性标准可考虑上升到法律法规层面。根据目前电子文件工作的实情，加紧制定相关的法律规范，以弥补相关领域的空白。明确电子文件管理工作体系，可以考虑将电子文件管理纳入已有的档案工作体系，各级单位的档案部门与电子文件形成部门通力合作，明确分工，建立一套符合电子文件特性和本单位实际情况的管理模式。

6 加强管理人员的业务培训，提供相关技术保障

从我国目前的情况来看，传统的档案管理人员大多缺乏管理电子文件的相关知识和技能，因此必须加强对档案管理人员的业务培训，尤其是计算机和信息管理相关知识和技能的培训，只有这样才能实现电子文件管理的科学、高效。同时，电子文件本身就是高科技的产物，所以信息技术对维护电子文件安全，推动电子文件管理工作的发展起着至关重要的作用。所以各单位应根据自身情况，加大对信息技术的投入力度，提高本单位的信息技术质量，但也要量力而行，不可盲目投入，操之过急，否则将造成财力人力物力的浪费。

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作者简介

陈超，男，重庆三峡学院，硕士研究生。